18. Використання займенників у діловому мовленні

У документах займенники не досить поширені. Переважна більшість документів пишеться від імені установ, тобто від І особи множини, але в цій ситуації, як правило, пропускається займенник ми. Це надає викладові бажаного нейтрального або суворо-офіційного характеру:

Доводимо до Вашого відома..., Повідомляємо про святкову подію..., Просимо зазначити..., Надсилаємо документи...

Те ж саме стосується форми III особи однини:

Академія оголошує.... Комітет повідомляє...

Залежно від ситуацій використовується займенник ви. Він опускається, якщо потрібно створити загальне враження об'єктивності викладу, що притаманне діловому стилю. Присутність у документах займенників вам, вас, вами змінює спрямування й тональність висловлення, пом'якшує категоричність. Порівняйте:

Доводжу до відома Доводжу до Вашого відома

Прошу надати Прошу Вас надати

Пропоную застосувати Пропоную Вам застосувати

У першому випадку виражена категоричність вимоги, що не можна сказати про другий варіант. Завдяки займенникам категоричність зникає. Таку ж функцію (тобто пом'якшення категоричності) виконує у діловому мовленні авторське ми (Ми дійшли згоди; Ми приходимо до таких висновків).

У сучасній діловій документації дуже рідко використовується особовий займенник І особи однини я. Він зустрічається тільки в особистих паперах і в деяких видах документів (розписка, доручення, автобіографія). У таких документах, як доповідна записка, наказ, розпорядження, текст розпочинається дієсловом у І особі однини (Доводжу..., Наказую..., Пропоную...) і тут займенник обминається.

19. Використання дієслів у діловому мовленні

Найпоширенішими формами дієслова у діловому мовленні є форма теперішнього часу І особи множини та III особи однини (сповіщаємо, повідомляємо, нагадуємо, запевняємо, зобов'язуємося, комісія ухвалила, інститут прохає, кафедра турбується).

Недоконаний вид здебільшого виражається складеними формами (Комісія буде продовжувати роботу з 15 години). Доконаний вид часто вживається з префіксами (Терміново провести збори. Прошу завізувати документ).

У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу (пропоную, наказую). Наказовий спосіб у діловому стилі в основному виражається в інфінітивній формі. Інфінітив використовують для категоричних висловлювань (створити комісію, відкликати працівників, зупинятися заборонено, не дозволяється). Менш категоричні форми висловлюються за допомогою безособових форм дієслова (не рекомендується вживання).

Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, замінюється пасивна форма дієслова на активну форму (Ви не висловили своїх пропозицій...). Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то треба вживати активну форму (Академія не гарантує).

цих ознак сприятиме успіхові у відстоюванні законних прав і інтересів учасників оборудки. Тому слід дуже уважно ставитися до синтаксичної структури ділової мови.

Ділові папери мають свої синтаксичні особливості. Зазвичай вживається прямий порядок слів у реченні з узгодженими і неузгодженими означеннями. Найчастіше у ділових паперах послуговуються простими реченнями. Вставні слова ставляться на початку речення. Складні речення також допускаються до вжитку у діловодстві. Але вони мають бути невеликими: дієприкметниковий чи дієприслівниковий зворот або одне-два підрядних речення.

Типовими ознаками ділового стилю є вживання пасивних та інфінітивних конструкцій (розпорядження виконується, постанова скасовується, рішення приймається, одержати ліцензію на торгівлю медикаментами, взяти до уваги висновки комісії).

У діловому листуванні переважає непряма мова.

Однозначність, узагальненість змісту діловим паперам надають віддієслівні іменникові форми (визначити час, необхідний для всмоктування ліків).

Широко вживаними у мові ділових документів є словосполучення дієслівного типу: взяти за основу, доопрацювати, сторони дійшли до згоди.