5.2. Проектирование унифицированной системы документации эис

5.2.1 Содержание проектирования УСД

5.2.2. Особенности проектирования форм первичных документов

5.2.3 Особенности проектирования форм результатных документов

5.2.1 Содержание проектирования усд

При разработке системы документации в ЭИС проектировщик должен решать следующие проблемы:

• спроектировать и унифицировать новые документы;

• отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений;

• выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать.

Этапы разработки УСД:

1-й этап - построение новых форм документов;

2-й этап - унификация всей системы документации;

3-й этап - разработка системы ведения документации.

Первый этап – составление новых форм.

П1. Определение состава результатных показателей - в первую очередь проектируются формы результатных документов, а затем первичных.

П2. Определение состава первичных показателей – выявляется полный состав первичных – исходных показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

П3. Разбиение показателей по формам документов - определяется содержание форм результатных документов и форм первичных документов. Разбиение показателей по формам осуществляется по семантической близости для первичных документов и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей в составе результатных документов.

П4. Выбор типа носителя для документа.

для первичных документов - бумага формата А4 или А5.

для результатных выбор зависит от характера решаемой задачи.

1. Для решения задачи математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу.

2. При решении задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран.

3. При решении задачи тактического управления – основным носителем будет бумажный.

В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала.

П5. Определение способа нанесения информации в документы - зависит от того, как считывается информация с первичного документа: визуальным способом или автоматическим.

Для автоматического способа необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов (кодирование, нормализованные и др.)

Второй этап - унификация всех документов, входящих в СД.

П6. Выявление и анализ полной системы документации.

П7. Составление перечня документов по функциональным подсистемам.

П8. Выявление характеристик документов:

• источник возникновения

• частота появления

• адресат,

• объемы информации

• место хранения и др.

П9. Исключение производных и многократно вводимых в ЭВМ показателей.

П10. Ввод единой терминологии путем составления словаря (тезауруса),

П11. Установление единых единиц измерения,

П12. Классификация и кодирование документов и реквизитного состава документов,

П13. Уточнение форм и построение единых форм документов.

Третий этап – разработка системы ведения документов

П14. Разработка регламентов работы с документами (правил заполнения и использования документов)

П15. Построение схем документооборота отражающие все операции, выполняемые над документами и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачи их в архив.

П16. Утверждение и размножение форм документов

П17. Составление инструкций для работы с документами и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.