Теоретичні відомості. Форми.

Форма – цей засіб відображення даних на екрані і управління ними.

В тих випадках, коли користувачів не задовольняє представлення даних у вигляді таблиці, вони можуть побудувати форму, яка дозволить розташувати дані на екрані так, як це потрібне. Крім того, форма може використовуватися для пошуку даних. Якщо призначена для користувача задача вимагає створення документів певного типу, то без форм обійтися практично неможливо. Форма дозволяє вивести на екран більше даних, ніж таблиця. Це досягається за допомогою об'єктів, що забезпечують "тривимірність" даних, наприклад, - розкриваючих списків.

Вводити інформацію прямо в таблицю зовсім не погано, але тільки в тому випадку, якщо, окрім вас, цими таблицями не користується ніхто інший. Крім того такий спосіб стає вельми незручний у тому випадку, коли ви зв'язуєте декілька таблиць і намагаєтеся підтримувати в них точні дані.

Рухи по полях запису у формі.

Одна з відмінностей між формами і представленням даних в режимі таблиці полягає в способі руху по полях запису. Раніше, коли ви використовували режим таблиці, ви бачили записи, розташовані одна над іншою. Тепер, у формах, ви працюватимете з ними по одній на екрані.

Наступне поле - <Tab>

Попереднє поле - <Shift+Tab>

Перше поле - <Home>

Останнє поле - <End>

Додавання нового запису у форму - кнопка * – «Новий запис».

Створення форм.

• Конструктор. Для самостійного створення форми.

• Майстер форм. Один з швидких способів створення форм. Отримавши від нас відповіді на питання, Access створює привабливу форму, яку потім можна буде використовувати як відправну.

• Автоформа: встолбец. Це дуже швидкий спосіб створення форми. Поля як би йдуть углиб форми. Така форма називається простою формою, і на ній ви бачите тільки один запис.

• Автоформа: ленточная. Поля заповнюють все вікно форми. В цьому випадку ви побачите декілька записів відразу, але не так, як в режимі таблиці.

• Автоформа: табличная. Створюється форма у вигляді таблиці.

Створення підлеглих форм.

Елемент управління підлегла форма/звіт дозволяє показати на екрані одну форму усередині іншої і зв'язати дві форми по загальному полю. Перелік задач, які необхідно виконати, щоб додати у форму підлеглу форму:

• Створення форми, яка використовуватиметься як підлегла. Така форма створюється точно так, як і будь-яка інша форма. Процес створення форми включає створення джерела записів (можливо, запиту), на якому форма буде заснована.

• Створення головної форми.

• Застосування майстра підлеглих форм і звітів для створення елементів управління підлегла форма/звіт в головній формі.

Запити.

Створивши таблиці і наповнивши їх безліччю даних, ви захочете представити наявну інформацію в найрізноманітніших формах відповідно до вибраними вами умов. Цю задачу і вирішують запити. Якщо якась підмножина вашої інформації використовується знову і знову або якщо вам потрібна комбінація даних з різних таблиць, то відповідне рішення може бути знайдено якраз за допомогою запиту.

Деякі задачі, при рішенні яких ви можете використовувати в Access 97 запити:

• Зменшення числа полів, що лежать в основі форми.

• Створення звіту, що використовує інформацію більш ніж з однієї таблиці.

• Виконання крупних операцій оновлення даних, на зразок видалення інформації про всі замовлення, вже зданих в архів.

• Access 97 розглядає таблиці і запити, як об'єкти одного типу, тому запиту не можна привласнити те ж ім'я, що і існуючій таблиці.

Створення запитів.

Запити використовують таблиці, ваші дані, що містять. Тому коли ви хочете створити запит, ви повинні вирішити, які таблиці потрібно включити в запит. Ви можете створювати запити на основі декількох таблиць (або запитів).

Процес створення запиту можна розбити на ряд кроків, що визначають, зокрема:

• Поля, які повинні бути включений в запит

• Яким чином повинні бути відсортований дані

• Умови відбору, які повинні бути використаний в запиті.

Створювати запити простіше всього в режимі конструктора запиту, який використовує бланк запиту за зразком.

Звіти.

Звіти допомагають представляти дані в необхідному вигляді.

Звіти в Access містять вказівки до системи управління базами даних про те, як ви хочете роздруковувати дані з таблиць або запитів. Звіти, на відміну від форм, не можуть бути використаний для введення даних. Створювати звіти можна як уручну, так і з використанням одного з майстрів звітів.

Автозвіт і майстер звітів – це два методи швидкого створіння звітів.

17