42.Формирование дел,основные требования.Принципы формирования дел и группировки документов в дела

Формирование дел-группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

- при наличии в деле нескольких томов ,номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением том 1 и том 2 и т.д.

43.Экспертиза ценности документов.Понятие,методика проведения

Экспертиза ценности документа-отбор документов на архивное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев

Методика проведения:

Производится отбор дел постоянного и временного хранения для передачи в архих,проверяется качество номенклатур дел,Рассматривается фактическое содержание,не допускается изучение дел только по заголовкам,окончательное решение принимает экспертная комиссия,по результатам составляеются описи дел и акты на уничтожение а уже после номенклатуры дел передаются в архив

44.Основные требования к оформлению дел.Полное и частичное оформление дел

Правила оформления дел:

На обложке дела указывается:

1.наименование организаций

2.структурное подразделение

3.номер дела по номенклатуре

4.заголовок дела

5.год заведения дела

6.срок хранения дела

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление предусматривает:

1. подшивку или переплет дела

2. нумерацию листов в деле

3. внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

45.Составление описи дел.Правила составления описи дел.Виды описей

Составление описи дел-последний этап подготовки дел к хранению.

Опись дела-архивный справочник содержащий систематизированный перечень единиц хранения

Правила составления:

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел,каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером,потом заполняется итоговая запись(количество дел,первый и последний номера дел)

Виды описей:

описи Дел постоянного срока хранения;

описи Дел временного срока хранения

описи Дел по личному составу;

описи Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.)

46.Передача дел в ведомственный архив

47.информационные технологии хранения информации и организации доступа к ней

48.Документ в электронной форме.Проблема правового режима документа,созданного в электронной форме

49.Особенности согласования и подписания электронных документов

50.Развитие системы передачи информации.Возможности бездокументного обмена информацией в управлении