9.Особенности информационно-справочных документов.

Виды, особенности оформления

Информационно-справочные документы – акты, письма, факсы, протоколы и др.

АКТ – документ составленный несколькими лицами(комиссией), подтверждающий конкретные факты или действия. Разновидности актов : акт приема работ по договору, акт списания материалов, акт проверки, и т.д. Акт – это внутренний документ и должен содержать справочные данные об организации. Акт состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной – основание его составления ( ссылка на документ, распоряжение, либо какие то события)В основной части излагаются цели и задачи, сроки проведенной комиссией работы, результаты. Акт подписывается всеми членами комиссии.

ПИСЬМО – документы, различные по содержанию, передаваемые по почте, курьером, факсом, электронной почтой. По содержанию они бывают _ инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма приглашения, и др.

Письмо должно иметь дату, номер, АДРЕСАТА, заголовок, текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку об исполнителе. Текст должен быть лаконичным, последовательным, состоит из вводной и основной частей. В вводной указывается причина составления письма, в основной формулируется основная цель.

ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решения на собраниях, заседаниях. Текст состоит из 2-х частей : Вводной – председатель, секретарь, присутствовали,(фамилии и инициалы), повестка дня – вынесенные на обсуждение вопросы,. Основная часть – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ(РЕШИЛИ).

10.Возникновение документа. становление системы делопроизводства в дореволюционной России

11.Формирование государственной системы документации в советской России

12.Современные национальные стандарты в области управления документооборотом

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ),

Гост 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система докумекнтации, организационно-распорядительной документации,требования к оформлению документов»,

13.Свойства и признаки документа

Документ-зафиксированная на материальном носителе информация с риквизитами позволяющими ее идентифицировать.Результат отображения фактов событий предметов явлений,он является основанием для принятия решений,служит доказательством.

Основные функции документа и их особенности:

1.информационная(фиксация,хранение и передача информации)

2.комуникативная(передача и обмен информации)

3.социально-культурная(передает систему ценностей и культурные традиции)

Социальная сущность документа в том,что он содержит разную информацию о протекающих в обществе процессов,поэтому социальная информация определяет социальную природу,сущность любого документа.

Свойства:

1.полнота

2.полезность

3.Релевантность(это способность информации соответствовать нуждам,запросам потребителя)

4.достоверность информации

5.ценность

6.своевременность

7.доступность

8.защищенность