5. Робота секретаря з оргтехнікою.

На ефективність праці вирішальний вплив робить оснащення робочихмісць технічними засобами для виконання різних обов'язків,засобами зв'язку та службової меблями - так звана оргтехніка.

Виділяють наступні види (класи) засобів праці:

• засоби складання документів: друкарські машинки (ручні та електричні),диктофони, засоби копіювання та розмноження документів, ручкиавтоматичні, олівці;

• засоби обробки та оформлення документів: Різальне, що скріплюють ісклеюючі обладнання та матеріали, адресовальние і штемпельніпристрої, машини для нанесення захисних покриттів;

• засоби зберігання й угруповання документів: засоби скріплення документів

• (сшиватели, спеціальні папки з зажимами), різного роду картотеки,спеціальні шафи і стелажі для зберігання документів, креслень, магнітнихстрічок, машини для знищення непотрібних документів;

• засоби виконання обчислювальних операцій: лічильно-довідкові лінійки,мікрокалькулятори різних видів, механічні обчислювальні машини, ПЕОМ;

• засоби забезпечення оперативного зв'язку: телефонний зв'язок, радіозв'язок,директорські комутатори, що дозволяють вести розмову (проводити наради)з декількома абонентами одночасно, концентратори, автовідповідачі,двостороння радіотелефонний Пошукова зв'язок та ін;

• спеціальна службова меблі: меблі та обладнання для робочих місць вслужбових приміщеннях.

При виборі необхідних засобів оргтехніки слід мати на увазі, щопридбання й використання оргтехніки - не самоціль, а засіб дляпідвищення оперативності виконання та зниження трудомісткості управлінськихробіт, а також вирішення низки соціальних проблем управлінської праці (зниження частки витрат на виконання рутинних операцій, засіб мотиваціїпраці, престижності робіт тощо). Тому перш ніж вибрати і закупитизасоби технічного оснащення, треба проаналізувати реальні потребив тому чи іншому засобі та оцінити переваги його застосування.

При виборі конкретного зразка обладнання необхідно враховувати характервиконуваних операцій, обсяг і трудомісткість робіт, службові взаємозв'язкуміж окремими працівниками і різними службами. Слід вибрати тойваріант, який дозволяє виконувати роботу більш економічно.

Вирішуючи проблему вибору тих чи інших засобів оргтехніки, доцільністьїх впровадження в процеси праці, враховують не тільки переваги, а й витрати.

До складу робочого місця секретаря обов'язково повинні входити шафи длядокументів та довідкової літератури. З метою економії робочого просторутакі шафи можуть розміщуватися на стіні або перегородці близько робочогостолу. Шафа для документів з метою забезпечення збереження останніх повинензамикатися на ключ. У тому випадку, якщо у секретаря зберігаються і документи,що становлять комерційну таємницю, краще обладнати його робоче місцеспеціальним сейфом для документів.

Полки для канцелярського приладдя, телефону, також кращезакріплювати на стіні або перегородці, залишаючи на столі більше просторудля роботи.

Бажано оснастити робоче місце секретаря спеціальним переговорнимпристроєм, що дозволить секретарю, не входячи зайвий раз у кабінеткерівника, швидко повідомляти останньому необхідну інформацію.

До складу робочого місця секретаря повинні входити три зони: основна --стіл з приставками; допоміжна - комбіновані шафи; обслуговуваннявідвідувачів.

Загальна площа робочого місця повинна бути в межах 12 - 16 кв.м. Задумку фахівців, зона обслуговування відвідувачів - це візитна карткаустанови, за якою люди оцінюють культуру роботи та якість праці. Цязона повинна бути продуманою і затишною. Якщо відвідувача з тих чи іншихпричин з?? азу не може прийняти керівник, то відвідувач повинен зручносісти, його має оточувати красивий кольорової та світлової художнійансамбль, що включає забарвлення приміщення, джерела світла та озеленення.

Поряд з основною і допоміжними частинами робочого місця секретаря повиненбути журнальний столик і одне-два зручних крісла. На столик слідпокласти свіжі газети і журнали, чистий папір, олівці чи ручки.

Недоцільно, щоб меблі для відвідувачів займала занадто багато місцяі відрізнялася від загального стилю меблів, яка використовується у фірмі.

Саме тому фахівець не рекомендують ставити в приймальні м'якумеблі. Вона займає багато місця, швидко мажеться і деформується. У той жечас використання стільців і звичайних столиків на коліщатках дозволить швидкозмінити призначення приймальні, використавши її як кімнату для нараді т.п.

У тому випадку, якщо у фірмі немає спеціального гардеробу, у приймальніповинна бути або вішалка, або шафа для одягу, де відвідувачі могли бповісити верхній одяг.

Для зорового комфорту і загального враження від приймальні великезначення має і її естетичне оформлення. Перш за все, слід,використовувати в інтер'єрах живі квіти. Вони поповнюють запаси кисню,почасти нейтралізує шкідливу дію засобів обчислювальної таорганізаційної техніки і, крім того, надають затишку робочого приміщення.

Квіткова композиція повинна гармоніювати з загальним стилем, в якомувитриманий інтер'єр.

Крім квітів, для оформлення офісу та його приймальні використовуютьтвори живопису, графіки, дрібної пластики та інші елементидекоративного оформлення.

Робоче місце секретаря повинно комплектуватися достатній набіртехнічних засобів, канцелярського приладдя, засобів організаційноїтехніці, відповідати вимогам ергономіки.