5. Поведінка секретаря в конфліктних ситуаціях (способи психологічної самооборони секретаря) (2011, № 5, с. 74–79).

Працювати в колективі і бути вільним від колективу неможливо. На жаль, дії на адресу один одного є не завжди коректними. Щоб уникнути конфлікту потрібно розібратися в мотивах поведінки колег і вияснити, чи справедлива критика в вашу адресу. Якщо причин для критики немає то це означає, що на вам направляють тиск – пресинг, маніпулювати вами, вирішити свої психологічні завдання. Є декілька прийомів які потрібно застосовувати в цій ситуації.

• Жарт чи легка самоіронія є ефективними прийомами психологічної самооборони;

• Звуження сфери, на яку направлене неприємне висловлювання;

• Зміна формулювань опонента.

Техніка «Пластинка». При відмові надокучливим відвідувачам відповідь потрібно ділити на дві частини – констатація і власне відмова. Одну і тут ж фразу відмови потрібно повторювати кілька разів, зберігаючи її суть.

Техніка «Туман» - одна з найбільш ефективних, особливо у випадку несправедливої критики і необґрунтованих претензій. Вона поділяється на два варіанти: 1. «Повне погодження з критикою», 2. Поєднання у відповіді ілюзії згоди із думкою опонента і заперечення.

Техніка «безперервні запитання» - відвертає розвиток почуття провини, перешкоджає маніпуляції, допомагає отримати інформацію про помилку.

Якщо пресинг йде із сторони керівника - потрібно спробувати зрозуміти свого керівника і грамотно підлаштуватися під нього. Старатися пояснити йому ситуацію і дійти згоди. Мовчання у даній ситуації не є виграшною тактикою.

При розмові з «неприємним» співрозмовником потрібно відсторонитися від його реплік, не сприймати їх надто близько, ніколи не відповідати грубість на грубість.

У роботі секретаря важкі конфлікті ситуації виникають досить часто – важливо є вміти побудувати правильні психологічну оборону.

5. Раціональне планування робочого місця секретаря.

Раціональне планування робочого місця передбачає розміщення предметів праці у найбільш зручних місцях для виконання трудових процесів. Їх прийнято називати робочими зонами.

Робоча зона – це простір на робочому місці у горизонтальній чи вертикальній площинах, у яких працівник, не переміщуючись, може виконувати свою роботу.

Основні вимоги щодо раціонального планування робочого місця:

• забезпечити економію часу для пошуку засобів і предметів праці і скорочення фізичних зусиль працівника;

• на робочому столі не повинно бути нічого лишнього;

• кожен предмет і засіб праці повинен мати своє місце;

• канцелярське приладдя (олівці, ручки, скріпки тощо) слід зберігати у спеціальній скринці столу зі спеціальними розділювачами;

• документи із якими працює секретар, вкладають у зоні, які забезпечують

• їх огляд, для опрацювання а також доцільно мати спеціальні відділення у ящику;

• документи і засоби праці розташовують иак, щоб забезпечити найкращу послідовність виконання роботи.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар – “обличчя установи”, то і його робоче місце має бути зразком правильної організації, показником високої культури праці. Адже, через те, яке робоче місце секретаря, нерідко судять про роботу всієї установи.

Планування робочого місця секретаря має забезпечити максимальну зручність при виконанні обов’язків і відповідати вимогам економії площі приміщення:

• робоче місце секретаря у приймальні зазвичай розташовується поруч із кабінетом керівника;

• в приміщенні приймальні мають перебувати лише необхідні речі для роботи секретаря;

• меблі для відвідувачів повинні бути у зоні, яку добре видно секретарю, зручно розміщеною.

Робоче місце секретаря - це передусім зручний і просторий робочий стіл. Фахівці рекомендують використовувати універсальний стіл, за яким можна працювати з документами і вести розмову з відвідувачами.

Площину стола ділять на дав поля. У лівому крім поточної роботи і пов’язаних з нею документів розташовують телефонне устаткування, настільну лампу, канцелярські приладдя, лоток зі вхіднити документами. На правому полі столу розміщують лоток з виконаними документами і письмові приналежності, ставлять лоток із документами, які потрібно підшити в справу. Всі пилади розташовують так, щоб їх було зручно дістати, не підводячись з місця.

Крім робочого столу, краще виокремити окремий стіл для комп’ютера. Такі робочі столи припускають зручне розміщення монітора, клавіатури, процесора і навіть сканера, принтера, модему і т. д. Крім цього стіл для ПК краще розміщувати в такий спосіб, щоб екран монітору було розвернуто у протилежному боці від відвідувачів. Це дозволить захистити конфіденційну інформацію, яка може бути на екрані в момент приходу відвідувача.

Столи слід розміщувати ближче до джерела освітлення, тому, що секретарю доводиться багато працювати з документами.

Робоче крісло секретаря має за величиною відповідати робочому столу. Найкраще використовувати крісло на коліщатах, ввисоту якого можна регулювати.

Секретар повинен вміло використовувати всі ящики робочого столу, надавати кожному з них певні функції.

Усі документи на столі повинні мати своє місце і бути правильно упорядкованими.