5. Організація прийому відвідувачів.

Загальна вимога: частину осіб, які прийшли до керівника направити до інших працівників.

Однією з найважливіших складових частин у роботі будь-якого керівника є прийом відвідувачів. Прийом відвідувачів можна поділити на три напрями:

·        прийом співробітників своєї установи по поточних справах;

·        прийом відвідувачів інших організацій та делегацій;

·        прийом відвідувачів з особистих питань.

Секретар повинен:

1) забезпечити наявність інформації про години прийому (у вигляді таблички із зазначенням днів та годин прийому);

2)вести облік відвідувачів під час прийому, слідкувати за черговістю регламентного прийому (зазначений час).

Секретарю слід пам’ятати, що відвідувач будь-якого рангу без винятку може заходити в кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач зайшов у приймальню, секретар повинен:

1) запропонувати відвідувачеві зняти верхній одяг і попросити зачекати   1-3 хв.;

2) доповісти керівникові про відвідувача – прізвище, ім’я, по батькові, посаду та мету візиту;

3) якщо керівник має змогу прийняти відвідувача, запросити його до кабінету;

4) в разі неможливості прийому відвідувача керівником, слід послатися на об’єктивність причин, за яких це сталося, а також зазначити час можливого прийому.

 Організовуючи прийом співробітників, секретар повинен:

1) знати коло осіб, що мають право заходити до керівника у будь-який час без доповіді;

2) довести до співробітників години прийому та попередити про них відвідувачів;

3) повідомляти керівникові про відвідувача по телефону.

Якщо керівник відсутній, необхідно посприяти, щоб його прийняв співробітник, в межах компетенції якого має бути вирішення даного питання. Слід обов’язково пояснити причину відсутності керівника.

         Якщо прибуває делегація, секретар має заздалегідь забезпечити  її супроводження співробітником установи. Для іноземної делегації слід потурбуватися про перекладача та замовити сувеніри.

         Під час проведення прийомів з особистих питань слід забезпечити присутність на робочому місці співробітників, які можуть знадобитися при розв’язуванні питань стосовно відвідувача. Зв’язок з ними здійснюється по телефону. В разі відсутності керівника, прийом здійснює його заступник (в.о.керівника).

При розмові з відвідувачами потрібно дотримуватись таких етичних правил:

1) при приході відвідувачів секретарю дається 13 секунд, щоб закінчити роботу

2) слід вислухати відвідувача до кінця і таким чином дати зрозуміти доброзичливість

3) важливо не робити записів коли відвідувач пояснює причину свого приходу

4) після викладення прохання можна записати або зробити певні замітки

5) свою відповідь на питання слід починати з того, що цікавить співрозмовника

6) якщо проблема виходить за рамки компетенції секретаря то потрібно направити до відповідних підрозділів

7) при відмові потрібно чітку сформулювати причину відмови

8) не можна допускати нетактовності

9) важливо встановити візуальний котакт, слухаючи кивайте

10) дружнє доторкання допускається, Але в розмові лише з достатньо знайомими людьми

11) робіть паузи в розмові