5. Організація ділових поїздок керівника (2011, № 1 с. 48–53).

Підготовка поїздок керівника здійснюється по типовій схемі залежно від того, вякому статусі буде представлений керівник: почесний гість, VIP-персоеа, член делегації, учасник конференції, діловий партнер.

В цілях підготовки поїздки керівника необхідно отримати вказівки керівника щодо:

1. дати приїзду і відїзду;

2. списку супроводжуючих осіб

3. способів перевезення

4. зручного часу прибуття і відправлення

5. форми оплати білетів.

Необхідно вияснити побажання керівника відносно: класу готелю, типу броніруемого номера, форми оплати. На клас готелю вказують кількість присвоєних зірок, від 2 до 5. Готельний номер бронювати за допомогою заявки на бронювання. Коли спізниться споживач з нього стягується, крім плати за бронювання і плати за фактичний простий номер, не більше чим за добу. При спізненні більше доби бронь анулюється, тому в випадку зміни бронювання має бути відмінено за добу до заїзду.

Організація поїздки керівника припускає придбання білетів. Зазвичачай купляють білети в дві сторони. При покупці білета будь-якого класу необхідно знати умови його обміну і повернення. Існує 3 класи авіаперельотів: перший, бізнес і економний. Вони відрізняються зручністю крісел, їжею, вагою безплатного багажу.

Необхідно знати що авіабілети оформляються тільки при наявності документів, підтверджуючи особистість пасажира. Відсутність паспортних даних пасажира в заказі чи білеті може привести до відмови в перевезенні.

Для організація поїздки керівника необхідно звязатися з приймаючою стороною і обсудити попередню інформацію про всіх офіційних і неофіційних заходах програми прибуття керівника.

Важливою частиною підготовки поїздки керівника є підбір інформаційних і довідкових матеріалів. Також організувати підготовку і представленя док. необхідних для переговорів в т. ч. на СD чи інших носіях.

Перед відїздом потрібно зробити: перевірити інформацію про прибуття і відїзду, переконатися, що білети куплені і доставлені, підтвердити бронювання готелю, провірити наявність командировочного посвідчення, переконатися що всі необхідні закази виконані, що звязані з проведенням заходів, скласти список необхідних для поїздки особистих та службових док.

Поки кервник у відряджені потрібно бути в курсі всіх справ фірми , і їх доповісти керівникові. Після керівника із відрядження необхідно надати сприяння в формленні авансового звіту, і всі док. до нього, підтверджуючі службові затрати: проїздні док, готельні рахунки.... І допомогти в складанні аналітичного звіту з яким керівник виступить на засіданні колегіальних органів.

5. Правила ведення ділових бесід.

Ділове спілкування - це цілеспрямований процес обміну інформацією, що здійснюєься з конкретною метою під час виконання службових обов*язків.

Форми ділового спілкування

• публічні (лекція, доповідь, презентація)

• колективні (наради, переговори, дискусії)

• Індивідуальні (бесіда, колективна бесіда, співбесіда з роботодавцем, прийом відвідувачів, телефонна розмова)

Правила ведення ділової бесіди

Ділова бесіда- це спілкування між особами з метою встановлення ділових стосунків, розв’язання проблем чи вироблення компромісного аідходу до них.

Етапи бесіди

• визначення місця і часу зустрічі

• формування мети

• початок бесіди

• Обмін думками і пропозиціями

• Закінчення бесіди

Алгоритми підготовки і проведення бесіді

• сформувати мету бесіди

• скласти план бесіди

• визначення часу ділової бесіди, передбачення резерву часу

• визначити місце бесіди

• привернути увагу і створити атмосферу взаємної довіри

• підпорядкуйте тактику ділової бесіди

• намагайтеся , щоб в основному говорив ваш співрозмовник

• будьте на висоті свого становища

• тримайте рівний тон

• перш ніж критикувати- знайдіть за що похвалити

• фіксуйте отриману інформацію

• зупиняйте бесіду одразу після того, як дійшли мети

Вихід з контакту- залишити позитивне враження по закінченню бесіди