35

Зміст

1. Особливості планування секретарської діяльності…………………............2

2. Робочий день секретаря…………………………………………………..….3

3. Принципи і алгоритм планування робочого дня керівника…………...…..4

4. Організація робочого часу секретаря кількох керівників ……………..….5

5. Види ділових заходів……………………………………………………….…7

6. Особливості ділових переговорів……………………………………………8

7. Підготовка і проведення нарад……………………………………………..10

8. Організація ділових поїздок керівника……………………………………12

9. Правила ведення ділових бесід…………………………………………….14

10. Організація прийому відвідувачів…………………………………….…..15

11. Організація телефонного обслуговування………………………………...17

12. Етичні основи взаємовідносин керівника і секретаря……………………18

13. Поведінка секретаря в конфліктних ситуаціях (способи психологічної самооборони секретаря)…………………………………………………….19

14. Раціональне планування робочого місця секретаря……………….…….20

15. Робота секретаря з оргтехнікою………………………………….……….22

16. Організація кофе-брейків, бізнес-подарунків, написання візитівок, придбання канцтоварів………………………………………………..……25

17. Правила поведінки в офісі……………………………………………..…..27

18. Сучасні способи корпоративного відпочинку………………………..…..29

19. Роль позитивних думок у роботі секретаря………………………………30

20. Позитивні переконання……………………………………………………..31

21. Формування позитивної налаштованості……………………………...…..32

22. Значення позитивного мислення секретаря………………………………34

1. Особливості планування секретарської діяльності.

Брак часу – відсутність спланованості, організованості роботи. Ознаки секретарів, які не вміють раціонально розпоряджатися часом:

Відсутність плану роботи; нетерплячість у прийнятті рішень; відсутність порядку на робочому місці; безсистемність роботи з документами; незадоволення роботою і собою, невпевненість.

Ознаки організованого секретаря: вміння ощадливо, раціонально використовувати робоч. час і вдосконалювати його планування.

Планування робочого часу сек. – перелік справ, завдань на певний період (чіткий розрахунок тривалості завдань). Цінність планування у його виконанні.

Типи планування і планів: довгостокові, середньострокові, короткострок. При складанні місячних планів потрібно врахов. Особисті біоритми і критичні дні у плані фізичної (23), емоційної (28) та інтелектуальної власності (33).

Алгоритм планування особистої праці секретаря на тиждень: 1- скласти перелік робіт; 2- визначити витрати часу; 3 – визначити резерв часу (заплановані 60%, непередбачені 20%, на творчі роботи 20%); 4 – визначення часу всього періоду; 5 – контроль; 6 – складання щоденника часу; 7 – внесення змін під час реалізації. Норми робочого часу вказані в КЗпПУ ст. 50.

2. Робочий день секретаря.

Планування особистої праці на тиждень:

1 – дозволяє економи час, 2- чітке уявлення завдань, 3- впорядкування роботи, 4- самодисципліна, 5- відчуття успіху вкінці робочого дня.

Умови ефективної праці секретаря: планування справ на день, встановлення оптимального ринку праці, поступове входження в роботу, чергування праці та відпочинку.

Денний план повинен включати не більше 10 завдань. І не більше 3 першорядних. Слід планувати робочий день так, щоб він міг і допомогти керівнику. Основну інформацію передавати у 1 половині дня. Типи працездатності: 10-12 год, 15-17 год. Весь робочий день розділяють на фази: «А» - впрацювання (триває до одної год.); «В» - найвища ефективність (2 год); «С» - сповільнення працезд. (1 год). Вівторок, середа і четвер – працездатні дні.

Система роботи залпом є шкідливою, характеризується неуспішністю. Секретар повинен чергувати кожні 45 хв за ПК з 15 хв перерви. Тривалість щоденної роботи повинна не перевищувати 4 години. Не рекомендується братися за всі справи одразу.

3. Принципи і алгоритм планування робочого дня керівника (2011, № 6, с. 52–66).

Секретар повинен працювати з ПК з 15 хв. перервами і не більше 4 год на день. При наднормовій роботі секретар повинен залишатися з керівником до закінчення роботи. Планування робочого часу керівника неможливе без розуміння значення різних заходів для досягнення цілей пі-ва, а значить – правильного визначення пріоритетних і термінових завдань. Секретар повинен узгоджувати з керівником щоденний план. В плані керівника потрібно зазначати не тільки час початку заходу, а й приблизний час закінчення. Секретар повинен зарезервувати час для особистих потреб секретаря. Секретар повинен щоденно доповідати про роботу свою і підприємства. Секретар повинен уміти оперативно міняти наявні плани керівника, та забезпечувати виконання задач, які керівник по певних причинах не може вирішити особисто.