2.2 Порядок записей в учетные регистры.

     Данные  первичных документов после бухгалтерской  обработки записываются в учетные  регистры, под которым понимают технические  средства учета, предназначенные для  регистрации и группировки учетной информации. В них группируют и систематизируют по счетам синтетического и аналитического учета все данные, характеризующие движение хозяйственных средств и их источников. Записи в учетных регистрах используют при составлении отчетности, которая представляется собственникам предприятия и другим пользователям информации, осуществляющим контроль за их деятельностью в соответствии с законодательством РФ [4].

     Содержание  и графление учетных регистров  зависят от особенностей хозяйственных операций и действующего порядка отражения их в учете. Учетные регистры журнально-ордерной формы бухгалтерского учета различаются по внешней форме, назначению и объему.

     По  внешней форме учетные регистры подразделяются на книги, карточки, свободные листы.

     Книги − это скрепленные между собой листы бумаги, закрепленные в переплет. Листы в книгах обязательно нумеруют. В целях быстрого нахождения нужных страниц в начале книги помещают оглавление.

     Карточки  представляют собой разрозненные бланки учетной регистрации одинакового формата, отпечатанные типографическим способом на плотной бумаге или тонком картоне. Их используют для аналитического учета.

     При открытии карточки регистрируют в специальном  реестре. В начале года в нем регистрируют карточки, имеющие переходящие остатки по счетам, а затем в хронологическом порядке записываю все вновь открываемые карточки. Карточки, как правило, открывают в одном экземпляре и хранят в бухгалтерии предприятия в специальных ящиках-картотеках.

     Отдельные листы представляют собой разновидность карточек и отличаются от них тем, что имеют большой формат и хранятся не в картотеках, а в папках.

     По  назначению учетные регистры подразделяются на хронологические, систематические  и комбинированные.

     Хронологическими  являются регистры, в которых хозяйственные операции записываются в хронологическом порядке. К таким регистрам относится, например, реестр документов по реализации сельскохозяйственной продукции, применяемый на сельскохозяйственных предприятиях для регистрации товарно-транспортных накладных или других сопроводительных документов на отправленную продукцию.

     Систематическими  являются регистры, в которых однородные группы хозяйственных операций записываются в разрезе счетов бухгалтерского учета. Примером такого регистра может  служить журнал-ордер № 10-АПК.

     Комбинированными  являются регистры, сочетающие хронологическую и систематическую запись. К таким регистрам относится, например, журнал-ордер, Главная книга и др.

     По  объему содержания учетные регистры подразделяются на синтетические и  аналитические.

     Синтетические регистры предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. По видам записей синтетические регистры могут быть хронологическими, систематическими, комбинированными. В последние годы все большее распространение получили синтетические регистры, построенные по шахматной форме. Сущность их построения заключается в том, что дебетуемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитуемые – в вертикальных колонках так, что каждая клетка, образуемая пересечением горизонтальных и вертикальных линий, предназначается для записи корреспонденции между определенными двумя счетами. Это дает возможность сумму операции записывать по двум счетам технически один раз, но эта запись одновременно показывает дебетуемые и кредитуемые счета. Таким образом, принцип двойственного отражения операций в данном случае не нарушается. Такой шахматный принцип построения учетных регистров и положен в основу построения журналов-ордеров.

     Аналитическими являются регистры, предназначенные для записи операций по аналитическим счетам, детализирующим содержание данных того или иного синтетического счета. Записи в этих регистрах по сравнению с синтетическими производят подробнее, что вызвано необходимостью обеспечения детального наблюдения за совершенными хозяйственными операциями. Для этого в формах аналитических регистров предусмотрено место для записи пояснительного текста, характеризующего сущность операции.

     Аналитический учет может строиться и в регистрах, которые ведут отдельно от синтетических и параллельно с ними, а также в регистрах, в которых совмещен аналитический учет с синтетическим.

     Ведение параллельно с синтетическими регистрами аналитических значительно увеличивает объем технической работы по обобщению и сверке учетных записей путем составления оборотных ведомостей по счетам аналитического учета. В связи с этим в последние годы стали широко применять регистры, которые содержат в себе элементы как синтетического, так и аналитического учета.

     Важнейшим условием повышения достоверности  учета является качество записей в учетных регистрах. Записи в учетные регистры могут выполняться ручным (чернилами или шариковой ручкой) или машинным способом. Применение машинной записи значительно экономит труд счетных работников, ускоряет учетную регистрацию и улучшает ее качество. К записям в учетные регистры предъявляются следующие основные требования: документальность, своевременность, краткость, точность и ясность. Соблюдение этих требований позволяет получить из учетных регистров все данные, необходимые для текущего контроля и последующего экономического анализа деятельности предприятия.

     О произведенных в учетные регистры записях на оправдательных документах делают отметки путем проставления номера строки журнала-ордера или ведомости, номера страницы книги или карточки, куда сделана запись документа. Такой порядок облегчает взаимный контроль записей в учетных регистрах.

     Для этого вначале сверяют записи в учетных регистрах с итоговыми  данными первичных документов, используемых для их составления. Затем осуществляют взаимную сверку записей в учетных регистрах.

     При составлении и обработке документов, а также при записях в учетные регистры могут быть допущены различные ошибки. Ошибки, опущенные в учетных записях, должны быть обнаружены и обязательно исправлены [5].

     Таким образом, учетные регистры представляют собой документы, характеризующие движение хозяйственных средств и их источников. Записи в учетных регистрах используют при составлении отчетности, которая представляется собственникам предприятия и другим пользователям информации. Учетные регистры журнально-ордерной формы бухгалтерского учета классифицируются по внешней форме, назначению и объему.

     Для снижения объемов технических работ в последнее время широко применяют регистры, которые содержат в себе элементы как синтетического, так и аналитического учета.