16. Общие сведения об Excel.

Первая программа электронных таблиц была создана в 1979 году с целью ускорения "скучных" вычислений экономического характера, которые проводились с помощью бухгалтерской книги. Программа быстро стала популярной и востребованной, так как много людей занималось этой или подобной ей работой. Известно достаточно много программ такого типа (VisiCalc, SuperCalc, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, OpenOffice.org Calc и др.). Наиболее востребованной и популярной в настоящее время является Microsoft Office Excel. Считается, что среди офисных программ она занимает второе место по применению (естественно, после Office Word), а в последнее время не менее 90% пользователей ПК работают или выполняют какие-либо задания в Excel.

Программы электронных таблиц с каждым годом получали все новые возможности и средства работы, а также способы анализа данных, вследствие чего их стали называть табличными процессорами. Особенностью табличных процессоров (в том числе и программы Excel) является то, что данные, с которыми в них работают, представляются в том виде, который привычен и удобен для обычного человека, пользователя персонального компьютера.

Применение этих программ оправдано, когда:

данные (в виде текста, чисел, дат и времени, процентов, валюты и др.), удобно располагать в виде таблиц (см. рис. выше), то есть в строках и столбцах;

данные связаны логически или с помощью формул;

требуется использовать математическую обработку данных или вычисления на их основе;

данные могут периодически обновляться или дополняться;

на основе данных или результатов вычислений предполагается подготовка однотипных печатных документов;

данные следует анализировать, например, путем, вычисления итоговых значений, подбора параметров, построения сводных таблиц или каким-либо иным способом.

В круг задач, которые решаются с помощью табличных процессоров, можно причислить подготовку ведомостей, накладных, платежных поручений, отчетов, проектов и др. Эти программы можно использовать для научных расчетов, создания и ведения небольших баз данных, изготовления компьютерных игр и др. С помощью программы электронных таблиц удобно строить графики и диаграммы (см. рис. справа).

Документом программы Excel является файл с расширением XLS (XLSX для версии 2007), который по умолчанию называется рабочей книгой (см. рис. справа вверху). Рабочая книга состоит из рабочих листов (непосредственно электронных таблиц), которые организованы в виде вкладок (см. рис. вверху). Ярлыки вкладок, с помощью которых производится их "переключение", находятся снизу. На каждом этапе работы Excel предосталяет пользователю удобные средства (которыми грех не воспользоваться!). Ниже рассмотрены основные из них.

Рабочие книги и рабочие листы

Для создания файлов удобно использовать шаблоны, которые встроены в программу. Также шаблоны можно найти в Интернете. Шаблон может включать в себя параметры форматирования, стили, стандартный текст, формулы, макросы, модули VBA и др. Пользователь может создавать собственные шаблоны. Можно начинать и "с чистого листа".

В Excel 2007 на каждом рабочем листе можно использовать до 1 048 576 строк и до 16 384 столбцов, а количество доступных для работы ячеек определяется произведением этих чисел (17 179 869 184). Количество рабочих листов ограничено только ресурсами компьютерной системы.

Имеется возможность импортировать и вставлять на рабочий лист данные из других приложений: баз данных, текстовых файлов, Интернета и др.

Ввод данных и формул

Форма указателя мыши при работе в программе изменяется, указывая на те действия, которые может выполнить пользователь. Это облегчает ориентацию пользователя в производимых операциях и действиях. Например, указатель в виде "белого креста" используется для выделения ячеек и диапазонов, а указатель в виде "черного крестика" свидетельствует о включении режима автозаполнения и т.д.

Табличный процессор автоматически анализирует тип данных, введенных пользователем в ячейку. В ячейки можно помещать: текст, числовые значения, дату/время или формулы. Тип данных необходимо задавать для того, чтобы их можно было корректно использовать в вычислениях.

Средства автозавершения и автозаполнения помогают ускорить ввод однотипных данных в ячейки электронной таблицы. Средство автозавершения анализирует смежные ячейки, содержащие данные, и предлагает пользователю варианты с совпадающими начальными значениями, которые он может сразу же ввести в ячейку. Средство автозаполнения "пытается рассчитать" последующие значения на основе данных, введенных в предыдущие ячейки. Пользователь просматривает "предложения" этой функции, а затем может принять или отклонить их.

Средства построения формул. Для упрощения ввода и проверки формул используются: строка формул, средства копирования формул (с относительными и абсолютными ссылками), формулы массивов, средства отслеживания зависимостей ячеек друг от друга, ограничения на вводимые значения и др. Мастер функций значительно ускоряет ввод расчетных формул для заданной ячейки. С его помощью можно выбрать функцию, просмотреть краткую справку по ее работе, а также задать ее аргументы в интерактивном режиме.

Возможность добавления в документы специальных символов, рисунков, сводных диаграмм, сводных таблиц и других объектов.

Редактирование и форматирование

Возможность отмены ошибочных действий пользователя и возврата к отмененным операциям. Процессор "незаметно" для пользователя сохраняет его последние действия в электронной таблице. Это позволяет вернуться к более раннему состоянию и продолжить работу с этого этапа редактирования.

Добавление к ячейкам примечаний. Примечания содержат информацию, связанную с определенной ячейкой, и хранящуюся независимо от ее содержимого. Это могут быть справочные сведения, инструкции, личные мнения и т.д. Примечания к ячейкам добавляют пользователи, а программа хранит имя пользователей, которые их создали. К примечаниям можно применять форматирование.

Настройка параметров шрифта, которым отображаются данные в ячейке. Настройка способа выравнивания данных в ячейках. Добавление к ячейкам границ, заливки и настройка их параметров. Для выполнения форматирования большого количества ячеек удобно использовать стили ячеек, которые встроены в программу, или которые пользователь может создавать самостоятельно. Стили хранятся в той книге, в которой они были созданы. Все средства форматирования собраны в диалоговом окне Формат ячеек. Оно открывается одноименной командой из контекстного меню.

Изменение размеров строк и столбцов, а также объединение ячеек.

Использование для форматирования всей рабочей книги встроенных тем оформления. Тема включает в себя параметры форматирования шрифтов заголовков и основного текста, наборы цветов и эффекты, включающие параметры линий, заливки, фигур и т.д. Пользователь может применять тему "по частям", а также создавать собственные темы оформления.

Анализ данных

Автоматическое вычисление итоговых значений (сумма, количество, среднее и т.д.) для строк и столбцов, а также для выделенных ячеек.

Построение диаграмм на основе данных электронной таблицы. Имеется возможность строить диаграммы различного типа: гистограммы, графики, круговые, линейчатые, с областями, точечные, лепестковые и др. Построенные диаграммы можно форматировать. При изменении данных электронной таблицы меняются и диаграммы, построенные на их основе.

Прогнозирование значений в рядах путем построения прогрессий, а также с помощью линий тренда на диаграммах. Здесь используются методы вычисления "пока еще неизвестных" значений по линейной, полиномиальной или экспоненциальной зависимостям, построенным на основе известных точек. Эти средства очень просты в применении. Вы можете ввести в ячейки ряд значений, а затем использовать функцию автозаполнения, настраивая ее параметры в диалоговом окне. Прогнозирование значений на построенных диаграммах имеет больше возможностей настройки.

Использование инструментов анализа "что-если". Сюда входят следующие методы: подбор параметра, таблицы подстановки, сценарии и поиск решения. Они позволяют пользователю искать ответы на следующие вопросы применительно к данным, содержащимся в ячейках электронной таблицы. Если в ячейках содержатся данные, вычисляемые по формулам, то каким образом изменятся их значения при изменении параметров, участвующих в вычислениях? Какое значение параметра нужно использовать, чтобы получить конкретный результат? Как подобрать оптимальное значение путем вариации значений двух и более параметров в определенном диапазоне? И др.

Использование надстройки (Add-ins) "Пакет анализа". Это дополнительный модуль программы, который должен быть специально установлен. Он используется для проведения более сложного, статистического или инженерного анализа данных. Анализ данных осуществляется с помощью одной из содержащихся в ней статистической или инженерной макрофункции. В окне макрофункции следует указать входные данные и задать параметры. Результаты расчета будут помещены в выходной диапазон ячеек. Некоторые инструменты позволяют представить результаты анализа также в графическом виде.