7.5. Облік малоцінних і швидкозношуваних предметів

До малоцінних та швидкозношуваних предметів належать предмети, строк експлуатації яких менший від одного року (або операційного циклу), зокрема: інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг тощо. Якщо ж малоцінні предмети використовуються більше одного року, то їх слід відносити до інших необоротних матеріальних активів (малоцінних необоротних матеріальних активів).

Якщо по малоцінних необоротних матеріальних активах нараховується знос і їх вартість поступово списується на новостворений продукт, то по малоцінних та швидкозношуваних предметах знос не нараховується, а їх вартість списується на витрати в момент передавання в експлуатацію.

Строк корисного використання малоцінних та швидкозношуваних предметів встановлюється підприємством самостійно, виходячи з існуючих нормативів, а значить і відображення їх в бухгалтерському обліку. Наприклад, для спецвзуття, одягу, інструментів діють типові норми їх використання у відповідних галузях народного господарства, якими може скористатись підприємство. Якщо згідно з цими нормами для відповідного виду малоцінних предметів встановлено строк корисного використання більше року, то в бухгалтерському обліку ці предмети будуть відображені на рахунку 11“Інші необоротні матеріальні активи” як необоротні активи, якщо менше року – на рахунку 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети” як оборотні активи. При цьому підприємство може також самостійно установити вартісні ознаки предметів, що входять до складу малоцінних необоротних матеріальних активів.

Згідно Положення про матеріальну відповідальність працівників за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації та збереження малоцінних та швидкозношуваних предметів на складах і в експлуатації відповідальність несе матеріально відповідальна особа, за якою вони закріплені.

Малоцінні та швидкозношувані предмети, зазвичай, надходять безпосередньо на склад підприємства від постачальників або з власного виробництва (від ремонтної майстерні чи підсобного промислового виробництва).

Придбані предмети зі сторони оприбутковуються на підставі товарно-транспортних накладних або рахунків-фактур. При виготовленні малоцінних та швидкозношуваних предметів у власному виробництві і передачі на склад оформляється “Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів” (форма № М-11).

При надходженні малоцінних та швидкозношуваних предметів на склад завідуючий складом (комірник) перевіряє їх фактичну кількість із записами в первинних документах. Облік їх наявності і руху матеріально відповідальні особи ведуть в книгах чи “Картках складського обліку матеріалів” (форма № М-12), причому окремо по кожному найменуванню і якісних ознаках (номенклатурному номеру), щоб не допустити змішування предметів різної якості.

До відпуску в експлуатацію і з метою забезпечення належного збереження малоцінних та швидкозношуваних предметів, проводять маркування спецодягу, спецвзуття і запобіжних засобів, виробничого і господарського інвентаря, постільних речей, столового посуду і столових речей тощо. Маркування має відображати назву підприємства чи його символ. Його роблять різними способами – фарбою (стійкою до стирання і хімічного впливу), клеймуванням, прикріпленням жетонів тощо.

Видача малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію здійснюється на підставі згоди керівника підприємства за встановленими нормами відпуску згідно з відповідними первинними документами. При цьому складають “Лімітно-забірні картки” (форма № М-8 чи № М-9). Після використання ліміту завідувач складу передає лімітно-забірні картки до бухгалтерії для відповідного оформлення процесу передачі предметів в експлуатацію. Разовий відпуск малоцінних та швидкозношуваних предметів оформляють “Накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів” (форма № М-11).

У разі поломки та втрати малоцінних та швидкозношуваних предметів складають “Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів” (форма № МШ-4) в одному примірнику, а якщо поломка, псування, втрата відбулися з вини працівника – у двох примірниках, один з яких залишається у підрозділі, а другий подається в бухгалтерію для утримання вартості предмета з працівника. При пред’явленні працівником акта вибуття йому замість непридатного чи втраченого предмета видається придатний і записується до “Картки обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів” (форма № МШ-2). Акти вибуття потім додаються до актів на списання (форми № МШ-5, МШ-8).

Списання інструментів, що стали непридатними та обмін їх на придатні оформляють “Актом на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні” (форма № МШ-5). Акт візує керівник підприємства і подає на склад, звідки видають інструменти без виписування вимог (форма № М-11) чи лімітно-забірних карток (форми № М-8, М-9). Після видачі зі складу інструментів (пристроїв) акт передається до бухгалтерії для списання предметів зі складу.

Спецодяг, спецвзуття та запобіжні засоби видаються працівникам за встановленими нормами. При цьому складають “Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв” (форма № МШ-7) у двох примірниках: один – передається до бухгалтерії, другий – залишається у комірника. Виписується ця форма окремо на видачу і на повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів. Відомість складається також на прийняті від працівників такі предмети для прання, дезинфекцію, ремонт та на сезонне зберігання.

Для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів (пристроїв), спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів по закінченні строку носіння, інших малоцінних та швидкозношуваних предметів і здавання їх у комору для утилю застосовується “Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів” (форма № МШ-8). Акт складається на підставі разових актів вибуття (форма № МШ-4). Після здавання списаних предметів до комори для утилю акт із розпискою комірника передається до бухгалтерії. На різні види малоцінних та швидкозношуваних предметів акти на списання складаються окремо.

Щомісяця у строки, передбачені графіком документообігу, матеріально відповідальні особи складають “Звіт про рух матеріальних цінностей” у двох примірниках і разом з виправдними документами передають до бухгалтерії. Після перевірки другий примірник звіту, підписаний бухгалтером, повертають матеріально відповідальній особі. Матеріально відповідальні особи заповнюють тільки кількісні показники звітів, а їх таксування здійснюють в бухгалтерії. На підприємствах, які використовують єдині планово-облікові ціни, матеріально відповідальні особи можуть виконувати таксування.

Синтетичний та аналітичний облік малоцінних і швидкозношуваних предметів. Для обліку й узагальнення інформації про наявність і рух малоцінних та швидкозношуваних предметів використовується рахунок 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети”.

Аналітичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів здійснюють за видами предметів по однорідних групах, установлених виходячи з потреб підприємства.

На дебеті рахунку 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети” відображають за первісною вартістю придбані (отримані) або виготовлені малоцінні та швидкозношувані предмети в кореспонденції з кредитом рахунків: 23 – вартість виготовлених в своєму господарстві предметів; 24 – оприбуткування предметів, отриманих внаслідок браку; 37 – придбання підзвітними особами; 41 – одержання у вигляді пайових внесків; 42 – вартість дооцінки малоцінних предметів; 46 – отримання предметів як внеску до статутного капіталу; 48 – отримання предметів у вигляді цільових внесків, в тому числі як благодійний внесок; 63, 68 – надходження від постачальників та інших кредиторів; 71 – оприбуткування раніше не врахованих малоцінних предметів, а також повернення з експлуатації на склад таких предметів, що придатні для подальшого використання та ін. Підставою для оприбуткування таких матеріальних цінностей служать рахунки-фактури постачальників, накладні, акти та інші документи.

На кредиті рахунку 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети” відображають за обліковою вартістю відпуск малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію із списанням на рахунки обліку витрат, а також списання нестач і втрат від псування таких предметів в кореспонденції з дебетом рахунків: 15 – відпуск і списання на капітальне будівництво; 23 – відпуск і списання на виробництво продукції, виконання робіт і послуг; 39 – списання предметів на витрати майбутніх періодів; 80 – віднесення вартості малоцінних предметів на витрати за елементами (для підприємств, які використовують рахунки класу 8); 84 – списання втрат від знецінення предметів, псування, нестачі та уцінки (для підприємств, що не застосовують рахунки класу 9); 85 – списання втрат предметів внаслідок надзвичайних подій (для підприємств, які не використовують рахунки класу 9); 91, 92, 93 – списання на загальновиробничі витрати, адміністративні потреби та для забезпечення реалізації продукції; 94 – собівартість реалізованих предметів, списання на витрати обслуговуючих виробництв, а також відображення нестач і втрат від псування цінностей; 99 – списання втрачених малоцінних предметів внаслідок стихійного лиха, техногенних катастроф, аварій та інших надзвичайних подій.

Внутрішнє переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів відображають на дебеті і кредиті рахунку 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети” за відповідними аналітичними рахунками.

З метою забезпечення збереження малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатації підприємство повинно організувати належний контроль за їх рухом, зокрема оперативний облік у кількісному вираженні. При поверненні на склад з експлуатації таких предметів, що придатні для подальшого використання, їх оприбутковують за дебетом рахунку 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети” та кредитом рахунку 71 “Інший операційний дохід”.

Аналітичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів у бухгалтерії підприємства ведуть у сальдових відомостях на підставі перевірених та протаксованих звітів про рух матеріальних цінностей. Дані про рух та наявність цих предметів узагальнюють у Відомості 5.1 аналітичного обліку запасів. Залишки малоцінних та швидкозношуваних предметів на кінець звітного місяця, відображені у Відомості 5.1, узгоджують з підсумковими даними сальдових відомостей по синтетичному рахунку.

Синтетичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів здійснюють у Журналі 5 або 5А (якщо підприємство використовує рахунки класу 8 “Витрати за елементами”).

Для сільськогосподарських підприємств облік малоцінних та швидкозношуваних предметів рекомендовано вести у Журналі-ордері № 5А сг. та Відомості до нього.