4. Шаблоны документов: общий механизм работы шаблона, виды шаблонов, способы создания.

Шаблон представляет собой файл особого вида, который может содержать текст, таблицы, графику, стили, макросы и др.

Общий механизм работы:

После выбора шаблона в ОП загружается шаблон и документ этого шаблона, при этом полностью или частично копируются компоненты

компонент	Копируется в документ
Стационарное содержание	полностью
Параметры настройки страницы	Полностью
Стили форматирования	Полностью
Динамические поля	Полностью
Экспресс – блоки	По мере использования
Макросы	По мере использования
Настройки программы	Не копируются

Виды шаблонов

• Локальные шаблоны действуют только на тот документ, который создан на основе этого шаблона. Удобно хранить элементы, характерные для опред типов документов (служебная записка). Локальный шаблон воздействует только на один документ, не смотря на то, что открыто несколько документов.

• Глобальные шаблоны действуют на все в программе документы, поэтому не принято хранить описание отдельного документа.

- постоянные глобальные шаблоны отличаются автоматической загрузкой в память при каждом запуске

-сеансовые глобальные шаблоны действуют только в данном сеансе программы.

Способы создания шаблона

1. На основе имеющегося документа (локальный шаблон)

2. На основе имеющегося шаблона

3. С чистого листа

5. Заполняемые формы как вид шаблона. Структура формы. Элементы управления форм. Защита формы.

Форма – защищенный документ особого вида, содержащий поля для заполнения информации.

Процесс создания формы:

• Создание структуры формы

• Добавление в форму полей для заполнения

• Защита формы

• Сохранить как шаблон

Элементы управления форм:

• Флажок

• Раскрывающийся список

• Поле со списком

6. Таблицы и иллюстрации в документе: способы создания и размещения.

Таблицы предназначены для более эффективного размещения текста на странице. Форматирование таблицы включает 2 группы действий:

1. Изменение параметров структуры (управление размерами элементов структуры, ячеек, строк или столбцов; содержимое ячеек рассматривается как отдельный абзац, к которому применяются все параметры основного текста)

2. Форматирование содержимого

Иллюстрации.

Вставка – группа иллюстраций.

Выбор автофигуры для рисунка. Параметры выбираются из контекстного меню свойство автофигур. В окне свойств определяют стиль линий, толщину, цвет, размер. После рисунок необходимо сгруппировать – выделить все элементы рисунка и группировать (ctrl + выделение элементов). Определение положения фигуры относительно текста

обтекание -контекстное меню – свойства – положение

7. Размещение объектов с применением ole- технологии (методы обмена данными).

Методы:

• Метод статистической вставки характеризуется тем, что файл источник копируется и его копия помещается в документ. То, что копируется неизменной вставкой.

• Внедрение данных. Данные отделяются от файла источника, размещаются в документе и сохраняются в нем в виде объектов (заголовок WordArt, формулы, диаграммы)

• Внедрение фрагмента файла (специальная вставка)

• Метод связывания данных. Данные не отделяются, хранятся в источнике и не помещаются в документ, в документе храниться только ссылка на файл источник.

Обработка данных средствами электронных таблиц(ЕХСЕЬ)

1. Электронные таблицы как средство обработки и анализа деловой информации.

Структура таблицы

• Электронной является ячейка, она имеет уникальный адрес, складывается от имени строки и столбца. Адрес используется в формулах при вычислениях

• В Excel предусмотрен автоматический пересчет всех имеющихся формул при изменении исходных данных

• Размеры листа: каждый лист имеет 256 столбцов и 65500 строк

2. Средства автоматизации заполнения ячеек таблицы.

Мастер заполнения ячеек - используется данная процедура для автоматического добавления данных при заполнении строки или столбца

3. Вычисления в электронных таблицах: создание формул и их состав. Использование мастера функций.

Вычисление в таблицах осуществляется в ячейке. Формула и данные выносятся в строку формул.

Создание формул начинается со знака = в ячейке или в строке формул.

Состав формул:

1. числовые константы

2. ссылки на отдельные ячейки

3. знаки операций

4. функции Excel

5. округлые скобки для этих действий

4. Типы ссылок на ячейки и их влияние на результаты вычислений. Связывание формулами ячеек, листов и рабочих книг.

Обычно ссылки на ячейки описываются и используются как относительные (формат записи А1). Когда формула, содержащая эти ссылки, копируется, происходит изменение формулы для поддержания относительности ссылок.

Например, формула, которая суммирует числа в столбце или строке, затем часто копируется для других номеров строк или столбцов. В таких формулах используются относительные ссылки (см. предыдущий пример в табл. 25).

Абсолютная ссылка на ячейку .иди область ячеек будет всегда ссылаться на один и тот же адрес строки и столбца. При сравнении с направлениями улиц это будет примерно следующее: "Идите на пересечение Арбата и Бульварного кольца". Вне зависимости от места старта это будет приводить к одному и тому же месту. Если формула требует, чтобы адрес ячейки оставался неизменным при копировании, то должна использоваться абсолютная ссылка (формат записи $А$1). Например, когда формула вычисляет доли от общей суммы, ссылка на ячейку, содержащую общую сумму, не должна изменяться при копировании.

Абсолютная ссылка может быть создана только при наборе формулы, перед адресом строки и столбца вводится знак доллара - $.

Для создания абсолютной ссылки удобно использовать клавишу абсолютной ссылки F4, которая осуществляет преобразование относительной ссылки в абсолютную и наоборот.

Знак доллара ($) появится как перед ссылкой на столбец, так и перед ссылкой на строку (например, $С$2), Последовательное нажатие F4 будет добавлять или убирать знак перед номером столбца или строки в ссылке (С$2 или $С2 - так называемые смешанные ссылки).

Связывание в таблице происходит путем указания ссылки на опред ячейку, в первой книге уст знак равенства, в др книге указываем нужную ячейку