
- •46. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?
- •48. Правила обработки исходящих документов
- •49. Значение регистрации документов, какое место она занимает в организации делопроизводства?
- •50. Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?
- •51. Назовите формы регистрации документов. Их достоинства и недостатки
- •52. Значение информационно-справочной работы в организации документационного обеспечения управленческой деятельности.
- •53. Формы организации информационно-справочной работы в учреждении
- •54. Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?
- •55. Что такое сроковый контроль?
- •56. Что такое текущий контроль, предупредительный контроль?
- •57. Что понимается под итоговым контролем?
- •58. Какие документы понимаются под обобщенным названием «обращение граждан»? в чем особенность ведения делопроизводства по обращениям граждан?
- •59. Что такое номенклатура дел?
- •60. Каковы общие требования к номенклатуре дел?
- •61. Как оформляется номенклатура дел? См вопрос 60
- •62. Что понимается под формированием дел?
- •63. Каков порядок хранения дел?
- •64. Что понимается под экспертизой ценности документа?
- •65. Каковы основные критерии оценки документов?
- •66. Каков порядок проведения экспертизы ценности документов?
- •67. Как оформляются дела временного срока пользования, постоянного и долговременного сроков хранения?
- •68. Каков порядок передачи дел в архив?
52. Значение информационно-справочной работы в организации документационного обеспечения управленческой деятельности.
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
53. Формы организации информационно-справочной работы в учреждении
Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы.
Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.
Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:
По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.
По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период.
По региону: стране; области; городу.
Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:
входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);
регион, по которому ведется поиск (страна, область);
организация (корреспондент/адресат);
содержание (тема).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).
Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по словам «бумага» и «Восход».
Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.