- •46. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?
- •48. Правила обработки исходящих документов
- •49. Значение регистрации документов, какое место она занимает в организации делопроизводства?
- •50. Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?
- •51. Назовите формы регистрации документов. Их достоинства и недостатки
- •52. Значение информационно-справочной работы в организации документационного обеспечения управленческой деятельности.
- •53. Формы организации информационно-справочной работы в учреждении
- •54. Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?
- •55. Что такое сроковый контроль?
- •56. Что такое текущий контроль, предупредительный контроль?
- •57. Что понимается под итоговым контролем?
- •58. Какие документы понимаются под обобщенным названием «обращение граждан»? в чем особенность ведения делопроизводства по обращениям граждан?
- •59. Что такое номенклатура дел?
- •60. Каковы общие требования к номенклатуре дел?
- •61. Как оформляется номенклатура дел? См вопрос 60
- •62. Что понимается под формированием дел?
- •63. Каков порядок хранения дел?
- •64. Что понимается под экспертизой ценности документа?
- •65. Каковы основные критерии оценки документов?
- •66. Каков порядок проведения экспертизы ценности документов?
- •67. Как оформляются дела временного срока пользования, постоянного и долговременного сроков хранения?
- •68. Каков порядок передачи дел в архив?
68. Каков порядок передачи дел в архив?
Данный вопрос регламентирован "Основными правилами работы архивов организаций" одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
В соответствии с ними, при подготовке личных дел для передачи на архивное хранение документы каждого из них необходимо систематизировать по хронологии. Для личного листка по учету кадров и автобиографии будет значиться дата их заполнения. Эти документы необходимо поместить в начале дела, далее - копии документов об образовании сотрудника. После копий документов об образовании прилагаются документы о поступлении на работу (резюме, характеристики, рекомендательные письма), заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, типовая или индивидуальная должностная инструкция. Затем в прямом хронологическом порядке располагаются документы, которые составляются в учреждении в течение трудовой деятельности сотрудника.
Основными правилами описаны требования к формированию и оформлению личных дел. Исходя из пп. 3.6.3 данных правил, личные дела сотрудников нуждаются в полном оформлении:
- подшивке или переплете дела;
- нумерации листов дела;
- составлении листа-заверителя;
- составлении, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесении необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнении названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Что касается нумерации, то в соответствии с п. 3.6.8 Основных правил нумерация осуществляется простым карандашом в правом верхнем углу каждого документа. Листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи.
По завершении нумерации личного дела осуществляется его переплет и оформление обложки дела в соответствии с Приложением 11 к Основным правилам.
Для передачи в архив личных дел необходимо также оформить сдаточную опись. Она составляется по форме, указанной в Приложениях 12, 13 Основных правил. Сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории. Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и утверждена руководителем учреждения, являющегося источником комплектования архива