Планирование и управление проектами средствами ms Project

В настоящее время одним из наиболее распространенных средств программной поддержки есть MS Project. В данных программах все проектные данные об объекте хранятся в виде двух таблиц, причем одна содержит информацию о задачах, а вторая хранит информацию о ресурсах. В MS Project имеется несколько режимов отображения проектной информации в виде представлений. Представление проектных данных - способ отображения информации в виде таблиц и диаграмм. Основным видом отображения информации MS Project является диаграмма Ганта, которая состоит из двух частей: слева- таблица задач, справа –временная диаграмма.

Рассмотрим работу MS Project на примере проектирования маркетинговой деятельности предприятия общественного питания.

Для любого предприятия основанием успешной работы есть информация, поэтому возникает необходимость проведения маркетинговых исследований.

Маркетинговое исследование-системный сбор, анализ, переработка (обработка) информации о различных проблемах, позволяющих изучить рынок и возможности своего предприятия на предмет успешной деятельности. Маркетинговые исследования включают внутреннюю и внешнюю среду.

Внешняя среда-целевые рынки и конкуренты.

Внутренняя среда-само предприятие и его клиенты.

Таким образом, цель любых маркетинговых исследований – формирование оптимальной стратегии и тактики действий с учетом реального условия рынков, а с другой стороны - возможностью самого предприятия.

Для проведения таких исследований на предприятии создаются маркетинговые отделы, в состав которых обычно входят: специалист по маркетингу, менеджер по маркетингу и корреспонденты.

Планирование проекта должно включать следующие этапы:

1. определение проекта

2. определение рабочего времени проекта

3. ввод задач проекта

4. организация этапов задач и планирование задач

5. установление крайних сроков и ограничений

6. планирование ресурсной базы

7. назначение людей и оборудования задачам

8. определение затрат для выполнения проекта

9. создание отчетов диаграмм и графиков, обеспечивающих возможность управления проектами.

Для примера:

1)Определение и планировка проекта

При исследовании основными задачами есть

№ п/п	Описание задач	Длительность(дней)
1	Изучение мнений вкусов клиентов и их состав
1.1	Определение цели исследования	1
1.2	Определение плана исследования	1
1.3	Разработка форм фиксирования	3
1.4	Выбор корреспондентов	4
1.5	Реализация разработанного метода сбора информации	10
1.6	Обработка информации или данных	3
1.7	Организация, хранение информации	2
1.8	Предоставление информации	1
2	Исследование заполняемости зала
2.1	Составление плана наблюдения	1
2.2	Разработка форм фиксирования	2
2.3	Сбор информации	7
2.4	Обработка данных	1
2.5	Организация, хранение информации о заполнении	2
2.6	Предоставление информации	1

2) планирование задач

MS Project обеспечивает создание следующих связей между задачами- если по окончанию одной задачи начинается вторая, то создается связь «окончание-начало». Если задачи выполняются одновременно, то создается связь «начало-начало», если задачи выполняются одновременно и заканчиваются одновременно, то создается связь «окончание-окончание».

В системе MS Project разрешается при ошибке разорвать связь задач и выполнить по новому.

3)выбор трудовых и материальных ресурсов

Трудовые ресурсы
Название ресурса	Адрес эл почты	Учетная запись Windows	Группа	Ставка стандартная (гр/ч)	Ставка сверхурочных (гр/ч)
Смирнов	какой-то адрес	1	спец по маркетингу	70	80
Николаев		2	менеджер	70	80
Романов		3	корреспондент	50	60
Иванов		3	корреспондент	50	60
Сидоров		4	кассир	50	60

4.Описание материальных средств

Название ресурса	Тип	Единица измерения
ПК	материальный	шт
Копир.аппарат	материальный	шт
Принтер	материальный	шт
Канцтовары	материальный	комплект
Бумага	материальный	пачка

Распределим трудовые и материальные ресурсы по задачам.

№ п/п	Описание бизнес-процесса	Ресурсы и их состав
1	Изучение мнений вкусов клиентов и их состав
1.1	Определение цели исследования	Смирнов
1.2	Определение плана исследования	Смирнов
1.3	Разработка форм фиксирования	Смирнов ПК, копир аппарат, принтер, канцтовары, бумага
1.4	Выбор корреспондентов	Николаев
1.5	Реализация разработанного метода сбора информации	Романов, Сидоров, канцтовары, бумага
1.6	Обработка информации или данных	Николаев, компьютер
1.7	Организация, хранение информации	Николаев, компьютер
1.8	Предоставление информации	Николаев, компьютер, бумага, принтер
2	Исследование заполняемости зала
2.1	Составление плана наблюдения	Смирнов
2.2	Разработка форм фиксирования	Смирнов ПК, копир аппарат, принтер, канцтовары, бумага
2.3	Сбор информации	Иванов, канцтовары, бумага
2.4	Обработка данных	Николаев ПК
2.5	Организация, хранение информации о заполнении	Николаев ПК
2.6	Предоставление информации	Николаев ПК, бумага, принтер

Для определения затрат трудовые ресурсы определяются из установленного календаря и почасовой оплате

Стоимость материальных ресурсов необходимо задать исходя из количества задач, в которых участвует данный ресурс.

Ресурс	Кол-во задач	Стоимость ресурсов	Ставка стоимости на 1 задачу
ПК	8	16000	2000
Копировальный аппарат	4	12000	3000
Принтер	3	6000	2000
Канцтовары	4	440	110
Бумага	6	480	80

Для определения текущих затрат необходимо задать стоимость часа как трудовых так и материальных ресурсов.

Для стоимости материальных ресурсов и их использования их необходимо представить как трудовые ресурсы, т.е. определить стоимость ресурса в 1 час. Для этого необходимо определить стоимость оборудования разнесенного на время покупаемости, а также стоимость электроэнергии потребляемой ресурсами.

Ресурс	Цена	Окупаемость	Кол-во рабочих дней в году	Кол-во часов в рабочем дне	Стоимость часа работы	Стоимость электроэнергии	Стандартная ставка гр/час
ПК	16000	1 год	256	8	7.8	0.35	8.15
Принтер	6000				2.9	0.03	2.93
Копировальный аппарат	12000				6.0	0.07	6.07