В окне команды Расширенный фильтр следует указать:

1) в поле ввода Исходный диапазон — диапазон ячеек, содержащих список;

2) в поле ввода Диапазон условий — диапазон ячеек, содержащих критерий отбора;

3) в поле ввода Поместить результат в диапазон — верхнюю левую ячейку области, начиная с которой будет выведен результат фильтрации;

4) с помощью переключателя Обработка определить расположение результатов фильтрации на рабочем листе:

Фильтровать список на месте — означает, что список остается на месте, ненужные строки скрываются;

Скопировать результаты в другое место — позволяет расположить результаты фильтрации в другой области рабочего листа.

5) Параметр Только уникальные записи — означает, что выборка должна содержать только уникальные записи в соответствии с критериями отбора.

Представление данных из таблицы в графическом виде.

Программа Microsoft XL предоставляет пользователю широкие возможности для визуализации числовых данных из таблицы. Двумерные изображения при этом называются диаграммой, объемные гистограммы. Числовые ряды можно представить в виде графиков, не важно какую форму данных вы выберете, порядок действий будет один и тот же, при этом будет работать программа, которая называется мастером диаграмм. Пользователю только необходимо в окне диалога определить параметры изображения. Порядок построения диаграмм:

1. Выделяем фрагменты таблицы на основе которых будет построена диаграмма. Ячейки, содержащие наименование столбцов тоже выделяются - они будут использоваться, как подписи на диаграммы. Если необходимо выделить несмежные фрагменты таблицы, то второй фрагмент выделяется при нажатой клавише Ctrl.

1. Выбираем команду Вставка - диаграмма, или нажимаем соответствующую пиктограмму на панели инструментов. На экране появится первое из окон диалога мастера диаграмм.

1. В каждом окне выбираем один из предлагаемых вариантов щелчком мыши. Для переключения между подрежимами, можно использовать вкладки верхней части окон. Для перехода к следующему окну нажимаем кнопку - "далее" - кнопка "назад" позволяет вернуться к предыдущему шагу.

Изменение параметров форматирования уже построенных диаграмм.

Если необходимо изменить форму представления любой составной части диаграммы, это удобно сделать с помощью контекстного меню следующим образом.

Щелчком мыши выделяем фрагмент диаграммы, вокруг него появится рамка с маркерами изменения размера, при этом фрагмент диаграммы считается выделенным -> нажав правую кнопку мыши для вызова контекстного меню, которое будет содержать перечень действий, возможных для данного фрагмента в настоящий момент времени -> для изменения параметров форматирования нужно выбрать режим "формат" и изменить параметры.

Действия с диаграммой

С диаграммой, как со вставленным рисунком, можно выполнить следующие действия:

1. Для изменения размеров всей диаграммы, целиком или любого ее фрагмента, необходимо сначала выделить нужный участок. Вокруг него появится рамка с маркерами изменения размера. Перемещаем эти маркеры при нажатой клавише мыши, изменяем размер.

2. Чтобы переместить диаграмму по рабочему листу, сначала выделяем ее, помещаем указатель мыши в любое место диаграммы и, при нажатой левой клавиши мыши, перемещаем диаграмму в другое место.

1. Для удаления диаграммы сначала выделяем ее и нажимает DELETE или выбираем команду удалить в контекстном меню диаграммы.

Сводная таблица

Сводная таблица, по сути, представляет собой отдельный инструмент в наборе функциональных средств Excel. Если сводную таблицу в действительности представить физическим инструментом, который можно взять в руки, то, скорее всего, это был бы калейдоскоп.

Если посмотреть на объект через калейдоскоп, то можно увидеть его в ином аспекте. При повороте калейдоскопа наблюдается перемещение деталей объекта. Сам объект при этом никак не изменяется. Калейдоскоп — это просто инструмент, используемый для выбора необычной перспективы рассмотрения объекта.

Теперь представьте себе сводную таблицу в виде калейдоскопа, нацеленного на набор исходных данных. Если вы посмотрите на набор данных через сводную таблицу, то получите возможность рассмотреть детальные сведения об этом наборе, которые прежде оставались незамеченными. В дальнейшем вы можете «поворачивать» сводную таблицу, чтобы внимательно рассмотреть данные в самых разных ракурсах.

Сам набор данных не изменяется и не подключается к сводной таблице. Сводная таблица — это всего лишь средство, используемое для создания уникального представления данных. Сводная таблица позволяет добиться интерактивного управления набором данных. Мы называем эту возможность отчетом сводной таблицы.

С помощью отчета сводной таблицы можно легко и быстро распределить данные по категориям, подвести итоги по большому объему данных, представив их в доступном виде, а также выполнить большое количество расчетов. Но реальная мощь отчетов сводных таблиц заключается в возможности перетаскивания полей в отчете, динамическом изменении ракурса и пересчете итогов согласно текущему виду.

Правила создания сводных таблиц

Заголовки необходимы, коль скоро сводная таблица использует их для имен полей. Заголовки всегда должны находиться в строке непосредственно над данными. Никогда не оставляйте пустую строку между данными и заголовками. Кроме того, заголовки должны быть отформатированы по-другому, например, жирным шрифтом.

Над заголовками оставьте, по меньшей мере, три пустые строки. В них можно будет поместить формулы, важные данные и т. д. При желании эти строки можно скрыть.

Если на одном рабочем листе несколько списков или таблиц, оставляйте, по меньшей мере, один пустой столбец между списками или таблицами. Так Excel будет проще понять, что это различные сущности. Однако если списки и таблицы связаны между собой, лучше объединить их в одну большую таблицу.

Избегайте пустых ячеек в данных. Вместо того чтобы оставлять пустые ячейки для одинаковых данных в столбце, повторяйте эти данные необходимое количество раз.

Сортируйте списки данных, лучше по самому левому столбцу. Так данные будет проще читать и интерпретировать.

Изменение структуры сводной таблицы

Сводная таблица, отображаемая на рабочем листе, имеет спикок полей. Любой элемент можно перетащить в другое место сводной таблицы. Перетаскивая элемент, можно также изменить порядок полей в областях строк и столбцов. Это действие повлияет на порядок вложения полей и может очень сильно изменить внешний вид таблицы.

Сводная таблица является специальным типом диапазона, и, кроме нескольких исключений, в нее нельзя вносить изменения. Например, нельзя вставлять или удалять строки, редактировать содержимое отдельных ячеек или перемещать сами ячейки. Если Вы попытаетесь сделать это, то Excel выдаст соответствующее предупреждение.

Удаление поля

Чтобы удалить поле из сводной таблицы, просто щелкните на элементе поля и перетащите его за пределы сводной таблицы. Кнопка поля будет перечеркнута символом x. Отпустите кнопку мыши, и из таблицы будет исключено выбранное поле.

Добавление нового поля

Если Вам необходимо добавить новое поле в сводную таблицу, выберите элемент этого поля на панели инструментов Сводные таблицы и перетащите его в нужную область сводной таблицы. Excel изменит сводную таблицу в соответствии с новым полем. Для вставки нового поля можно также использовать Мастер сводных таблиц и диаграмм. Выполните команду Данные | Сводная таблица. На экране появится третье диалоговое окно средства Мастер сводных таблиц и диаграмм. Щелкните на кнопке Макет и внесите изменение в макет сводной таблицы.

Обновление сводной таблицы

Сводные таблицы не содержат формул. Вместо этого Excel заново пересчитывает всю сводную таблицу каждый раз, когда ее изменяют. Если исходная база данных большая, то обновление сводной таблицы - весьма длительный процесс. Однако если база данных невелика, все изменения происходят почти мгновенно. Иногда требуется изменить исходные данные. Если Вы это сделали, то сводная таблица не изменится автоматически - ее необходимо обновить вручную. Для обновления сводной таблицы можно использовать один их следующих методов:

Выберите команду Данные | Обновить данные.

Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и выберите из появившегося контекстного меню команду Обновить данные.

Щелкните на кнопке Обновить данные , которая расположена на панели инструментов Сводные таблицы

Работа с функциями

Программа содержит более 150 встроенных функций для обработки данных. Для удобства поиска все функции разбиты на категории. Внутри каждой категории они отсортированы в алфавитном порядке. Кроме этого, есть 2 категории- "10 недавно использовавшихся" и "полный алфавитный перечень", в котором все встроенные функции располагаются в алфавитном порядке.

Для вставки функции формулы можно воспользоваться "мастером функции", при этом функции могут быть ложными друг другу, но не более 8 раз.

Главными задачами при использовании функции являются определение самой функции и аргумента. Как правило, аргументом являются адреса ячеек.

Если необходимо указать диапазон ячеек, то первый и последний адреса разделятся ":". Например: А12: С20