Входные и выходные документы
Входные:
Документы вышестоящих структурных подразделений, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения; А так же замечания и комментарии со стороны лиц непосредственно заинтересованных в реализации этих изменений; документы подведомственных отделов, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
Выходные:
Письма, ответы на соответствующие входные документы.
Перечень выполняемых работ пользователя арм
Сканирование текста.
Печать на принтере.
Работа с ксероксом.
Создание архивов в WinZip, WinRAR.
Поиск информации на ПК.
Проверка файлов, съемных носителей на наличие вирусов с помощью Касперский 9.0.
Поиск информации в Internet.
Редактирование изображений в различных графических редакторах.
Запись данных на различные носители.
Работа в ИС «Учет договоров аренды помещений»
Изучение ис «Учет договоров аренды помещений»
Ведение
Для создания программы использовалась Microsoft Office Access —реляционная СУБД корпорации Microsoft. Она широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных.
Основные компоненты MS Access:
построитель таблиц;
построитель экранных форм;
построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
построитель отчётов, выводимых на печать.
Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД.
Постановка задачи
Информатизация учета договоров аренды – это, прежде всего, формирование единой управленческой информационной системы.
Важнейшими составляющими этой системы является база данных муниципальной собственности, арендаторов (физических и юридических лиц), балансодержателей, договоров.
Формирование и последующее постоянное обновление (актуализация) баз данных обеспечивает обратную связь в системе управления, так как позволяет в оперативном режиме получать данные о состоянии управляемых объектов и отслеживать изменения, происходящие в системе в процессе ее функционирования.
ИС «Учет договоров аренды помещений» предназначена для автоматизации учета договоров аренды помещений, подготовки отчетности и первичных документов. Помимо основного своего предназначения – обеспечивать обратную связь в системе управления – ИС «Учет договоров аренды помещений» решает целый ряд задач рутинизации муниципального делопроизводства и информационного обеспечения управления муниципальным имуществом на внутриорганизационном уровне. Это делает целесообразным внедрение данной информационной системы не только с точки зрения сотрудников органов управления муниципальным имуществом, но и с точки зрения руководителей комитетов.
Описание структуры информационной системы Основные таблицы
Основные таблицы образуют базовый комплекс информационной системы «Учет договоров аренды помещений», структура которого обеспечивает возможность автоматизации процесса составления и учета договоров аренды помещений, в нем содержится необходимая информация об основных субъектах и объектах этого процесса (зданий, имуществе, помещениях, арендаторах, банках, договорах) и о взаимосвязях между ними.
Схема данных
«Здания»
Информация, содержащаяся в таблице «Здания» (тип здания, район, адрес, тип перемещения, номер в реестре, балансодержатель) необходима для обеспечения возможностей:
формирования различных выборок из общего списка зданий:
здания, включенные в реестр;
здания, не включенные в реестр;
формирования списка зданий с указанием адреса, типа здания, типа перемещения, номера в реестре с возможностью фильтрации по административному району или балансодержателю;
формирования сводных статистических отчетов о состоянии муниципальной собственности из всех таблиц ИС «Реестр муниципальной собственности»;
«Арендаторы»
Таблица «Арендаторы» (код лица, вид лица, название, адрес, начальник, телефон, факс, счет, код банка, форма собственности, ОФП, регистрационный номер, дата регистрации, код регистратора, лицензия (для физических лиц, код административного района)) предназначена для автоматизации ведения сведений об арендаторах в комитетах. В рамках внутриорганизационного делопроизводства таблица обеспечивает следующие операции:
формирование списка физических лиц с указанием адреса;
формирование списка юридических лиц с указанием адреса;
формирование списка муниципальных предприятий с указанием адреса;
формирование списка муниципальных учреждений с указанием адреса;
«Договора»
Таблица «Договора» (код, дата заключения, начало аренды, конец аренды, арендатор, здание, площадь, предназначена для автоматизации процесса заключения договоров с арендаторами, а так же, в рамках внутриорганизационного делопроизводства таблица обеспечивает следующие операции:
заключение договоров с арендаторами, с внесением в базу данных всех необходимых сведений, предусмотренных номенклатурой дел;
расторжение договоров с арендаторами, с сохранением имеющейся информации в базе данных (с возможностью восстановления при повторном заключении договоров);
формирование списка договоров с указанием арендатора, адреса помещения и его площади;
формирование расчета задолженности по всем договорам на определенную дату (дата вводится пользователем);
формирование отчета по задолженности арендатора на определенную отчетную дату (дата вводится пользователем);
формирование списка всех планируемых платежей по каждому договору;
формирование списка фактических платежей по каждому договору;
формирование списка всех фактических платежей по всем договорам.
«Фактические платежи»
Таблица предназначена для автоматизации учета платежей, поступающих от арендаторов, возможности расчета пени за просроченный платеж, а так же она обеспечивает:
формирование списка фактических платежей по каждому договору;
формирование списка всех фактических платежей по всем договорам.
«Планируемые платежи»
Таблица предназначена для автоматизации расчета планируемых платежей.
«Районы»
Таблица содержит информацию об Административных районах, в которых находятся здания.
«Помещения»
Таблица содержит информацию о помещениях, предоставляемых в аренду (здание, номер помещения, балансодержатель, тип помещения, назначение помещения).
«Балансодержатели»
Таблица содержит информацию об Администрациях районов, на балансе которых находятся помещения.
«Типы помещений»
Таблица содержит информацию о типах помещений.
«Назначения»
Таблица содержит информацию о назначениях помещений.