Ростовский государственный строительный университет
Институт (факультет) экономики и управления
Кафедра маркетинга и логистики
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Менеджмент»
Тема: «Контроль как функция менеджмента»
Выполнила студентка группы ТЭТ-308
Бадалова Алёна Владиковна
Руководитель проекта к.э.н., доцент
Агеева Наталья Николаевна
К защите
Проект защищен с оценкой
Ростов-на-Дону
2012
Содержание
Введение………………………………………………….....................3
1.Теоретические аспекты сущности контроля………………………5
Определение и виды……………………………………………5
Процесс контроля……………………………………………...14
Типы систем контроля………………………………………...19
2.Анализ общего контроля на примере ООО «Электроника»……...9
2.1Характеристика предприятия…………………………………..….9
2.2Анализ хозяйственной деятельности предприятия ООО«Электроника»………………………………………………….….25
2.3. Анализ контроля на предприятии ООО «Электроника»………27
3.Рекомендации по проведению общего контроля на предприятии
ООО«Электроника»…………………………………………..............33
Заключение…………………………………………………………....35
Список используемых источников………………………………......36
Введение
Актуальность данной темы заключается в том, что функция менеджмента «контроль» занимает не последнее место, и на любом предприятии она реализуется в той или иной степени.
Источниками информации для написания данной курсовой работы послужили базовая учебная литература, результаты отечественных и зарубежных авторов теоретические труды крупнейших мыслителей в исследуемой области.
Основными причинами необходимости контроля являются: неопределенность, сложность и динамичность среды; предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред; поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.
Целью выполнения курсовой работы является рассмотрение контроля как функцию управления на примере ООО «Электроника». Для достижения цели необходимо реализовать следующие задачи: изучить функцию контроля, изучить способы определения контроля, рассмотреть виды контроля и процесс контроля, выявить эффективность контроля на предприятиях.
В организации менеджмент обеспечивает связанность процессов между собой. Менеджмент имеет несколько функций, таких, как, планирование, организация, мотивация и контроль, среди которых занимает не последнее место. На современном предприятии контроль является важнейшей стадией процесса управления.
Контроль должен обеспечивать фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм.
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Важной является и положительная сторона контроля, состоящая в поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.
Тем не менее, многие менеджеры на практике пренебрегают функцией контроля, что, несомненно, снижает эффективность всей системы управления предприятием или организацией делает достижение поставленных целей затруднительным.
1.Теоретические аспекты сущности контроля
1.1.Определение и виды контроля
В условиях рыночной экономики достоверной учётной и отчётной информацией о деятельности хозяйственных субъектов возрастают.
Эта информация необходима как внутренним пользователям (администрация, руководитель подразделения), так и внешним (государственные органы, поставщики, банки, собственники предприятия). Достоверность информации обеспечивается контролем. Контроль в экономическом значении означает наблюдение и управление.
Контроль–это самостоятельная функция управления, представляющая собой системы и проверки процесса функционирования объекта в соответствии с принятыми управленческими решениям, а так же позволяющие видеть отклонения от намеченных целей и принимать при необходимости корректирующие меры. Содержание контроля трактуют в широком и узком смысле. В узком смысле контроль связывают с какой-либо функцией управления, например с планированием, т.е. когда с помощью контроля выявляются те или иные погрешности в плане и исправляются. Под контролем в узком смысле так же подразумевают проверку деятельности чего-либо или кого-либо. В широком смысле контроль рассматривают как проверку соблюдения и выполнения поставленных задач, планов и решений. Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.
На менеджере лежит обязанность контроля за выполнением принятых ранее решений, не только включенных в план, но и оперативных, текущих.
Частично контроль осуществляется в ходе совещаний и визирования документов. Но этого недостаточно. При планировании собственной работы менеджеру следует предусмотреть регулярные проверки деятельности своих подчиненных, причем не только членов своей команды, но и всех остальных. Могут применяться как официальные отчеты и аттестации, так и неформальные беседы. Надо отметить, что беседа с менеджером, стоящим на иерархической лестнице на несколько ступенек выше, производит большое положительное воздействие на сотрудника. В Великобритании считается, что генеральный директор должен побеседовать с каждым сотрудником хотя бы раз в год. К сожалению, в России подобные собеседования не приняты [7, c. 313].
Контроль как одна из основных функций управления, на которые группируются все виды управленческой деятельности, заключается в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы. Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Главные инструменты выполнения этой функции - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи. По данным учета производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Подготавливаются и принимаются новые управленческие решения. Функция контроля проявляется в форме воздействия на коллектив людей посредством выявления, обобщения, анализа результатов деятельности организации и доведения этих результатов до руководителей с целью подготовки управленческих решений. Функция контроля реализуется посредством ведения организацией учета. [8, c. 80]
Функция – этап процесса управления (стратегический менеджмент, маркетинг, планирование, организация процессов, учет и контроль, мотивация, регулирование). Функция (от лат. Function – обязанность, работа, деятельность, внешнее проявление свойств какого – либо объекта в данной системе отношений).
Управлять людьми – это значит, побуждать их к определенному поведению. Управление как социальный институт возникло в период разложения первобытнообщинного строя и зарождения государства приблизительно в третьем тысячелетии до н.э. в Египте. В эпоху рабства и крепостного права руководители особенно не мудрствовали, а действовали методом прямого принуждения. Но времена изменились, необходимо нечто новое. И это иное получило название методов стимулирования и методов мотивации.
Функции управления – относительно обособленные направления управления деятельности, совокупность которых позволяет субъекту управления осуществлять воздействие на объект управления. Они подразделяются на основные (общие) и конкретные (специфические).
Понятие «научное управление» ввел представитель американских фрахтовых компаний Луис Брандейс в 1910 г.
Теоретик в области управления 30-40-х гг. Лютер Гюлик отмечал, что управление становится наукой, так как ученые систематически изучают явления, стремясь понять, почему и как люди работают вместе для достижения определенных целей и для того, чтобы сделать эти системы сотрудничества более полезными для всего человечества.
В менеджменте сформулированы и обоснованы несколько функций:
- планирование – функция менеджмента, комплекс работ по анализу ситуаций и факторов внешней среды, прогнозированию, оптимизации, оценке альтернативных вариантов достижения целей, выбору наилучшего варианта плана;
- организация – функция менеджмента как процесса по реализации планов, суть которой – в координации действий отдельных элементов системы; форма объединения людей для их совместной деятельности в рамках определенной организационно – правовой формы;
- координация – центральная функция менеджмента по установлению связей, организации взаимодействия и согласованности работы компонентов системы, оперативной диспетчеризации выполнения планов и заданий;
- мотивация – создание внутреннего внешнего побуждения к действиям;
- контроль – функция менеджмента по обеспечению выполнения программ, планов, письменных или устных заданий, документов, реализующих управленческие решения.
Управление – целенаправленный процесс прямого воздействия одного человека на другого. В этом процессе есть субъект, определяющий направление, цели, задачи, которые необходимо решить, и конечный результат, который надо непременно получить в конце пути. Наконец, есть объект, который все это выполняет.
Основные элементы управления:
- субъект;
- объект;
- цель;
- задачи;
- результат;
- процесс. [3, с 15]
Классифицировать функции можно по следующим признакам: 1)по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний),
2)основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону),
3)объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами),
4) регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).
Управленческий контроль организации в наиболее узком смысле это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий: а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля); б) сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности; в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации; г) выявление причин данных отклонений.
Для того чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, необходимо подходить к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.
Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.
[4, c. 57]
Виды контроля. В управленческой практике различают несколько видов контроля. В основном их можно разделить на 4 группы:
-по времени существования;
-по степени охвата;
-по срокам проведения;
-по форме осуществления.
Рассмотрим первую группу, к которой относятся виды контроля, различаемые по времени осуществления. В нее входят:
-предварительный контроль;
-текущий контроль;
-заключительный контроль.
Предварительный контроль осуществляется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.
Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления.
Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдений - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых образцах – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.
Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Относится также обеспечение запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом является подчиненные сотрудники.
Цель: выявить и своевременно просечь нарушения и отклонения. Основывается на обратной связи как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.
Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачами.
Текущий контроль осуществляется в двух формах:
-стратегический– имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и проводится по количественным и качественным показателям. Сам процесс сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, об уровне внедрений научно технического прогресса, новых методов работ, новых технологий в организации и ее подразделениях;
-оперативный–ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность (соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда). В ходе данного контроля проверяется загрузка оборудования, соблюдение общего графика работ, наличие запасов сырья, материалов и топлива, а так же уровень текущих работ и расходования денежных средств.
Заключительный контроль проводится по окончании работ и основывается на обратной связи.
Цель: Установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и недостатки. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми.
Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.
Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации.
Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. «Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».[5, с 392-397]
Во второй группе – по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов контроль делится:
-общий (полный, сплошной);
-выборочный.
Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно- хозяйственной деятельности, социально – экономического процесса.
Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.
В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают следующие виды контроля:
-систематический;
-периодический;
-разовый.
Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно – хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.
В обычной, повседневной производственно – хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статическая отчетность.
Особое место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого – либо отдельного аспекта или всей производственно – хозяйственной деятельности.
Четвертой, заключительной группой является группа контроля, отличающаяся по форме осуществлением. В ней выделяют следующие виды контроля:
-финансовый контроль;
-административный контроль;
-технический контроль.
Финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям.
Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируется изменение доли на рынке - как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов.
Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для современного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.