3.7 Личная информационная система как инструмент повышения производительности менеджера

В стремительно меняющемся мире самым критичным ресурсом для любого сотрудника становится время на выполнение многочисленных возложенных на него должностных обязанностей.

Возникло целое направление - тайм менеджмент или управление временем. Многочисленные публикации и рекомендации по данной тематике ориентированы на построение эффективного стиля работы сотрудника в организации, повышение его личной производительности и команды в целом. Появился даже специальный термин «Team Collaboration».

За последние годы на рынке средств управления информацией выделилось несколько направлений развития личных информационных систем (Рersonal Information Manager - PIM):

• электронный вариант книжек-ежедневников,

• электронной системы учета деловых контактов для лиц, чья работа строится на использовании телефона и рассылке корреспонденции,

• гибриды первых двух типов.

Сегодня в связи с повсеместным распространением сетевых технологий и электронной почты все эти категории личных информационных систем пересекаются еще в большей степени, чем когда-либо ранее.

В общем случае личные информационные системы способны работать на уровне групп, системы управления деловыми контактами могут управлять расписанием, а большинство изделий позволяют совместно использовать календарь всей рабочей группе.

При выборе личной информационной системы следует обратить внимание на следующие функциональные возможности конкретного программного продукта в части:

• составления расписаний и планирования времени,

• работы с заданиями и перечнями дел,

• использования адресных справочников,

• средствами поиска нужной информации,

• телефонными звонками и другими средствами унифицированных коммуникаций,

• неструктурированной и архивной информацией.

Набирает популярность использование возможностей синхронизации записей и заметок.

Функциональные возможности в области составления и планирования времени включают в себя:

• Настройку рабочего дня/рабочей недели,

• Настройку интервала времени для планирования,

• Планирование регулярных событий и праздников,

• Представление и уведомление о наступлении ежедневных и еженедельных событий,

• Ведение расписания встреч,

• Ежемесячное/ежегодное представление расписания встреч.

Личная информационная система должна упростить менеджеру работу с заданиями и перечнем дел, иметь возможность назначения приоритетов задач, передвижки для незавершенных задач, функции ведения архива заданий после их выполнения.

Для ведения электронного еженедельника как на настольном компьютере, так и почти на любом мобильном устройстве легко подходит пакет Microsoft Outlook. Для работы с деловыми контактами функциональность пакета может быть расширена дополнительной надстройкой Business Contact Manager. Простые заметки легко создаются с помощью пакета Microsoft OneNote. Очень перспективными решениями для личной и группой работы являются Microsoft SharePoint, Microsoft Groove Server или Lotus Workplace (Messaging, Team Collaboration, Collaborative Learning) от компании IBM.