2.12 Электронные системы документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) - это комплекс программ, созданных для контролируемого создания и управления документами на предприятии в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными бизнес процессами предприятия [10-18].
Управление документооборотом состоит в том, чтобы все обновления документов и их частей, которые выполняет пользователь, проходили процесс утверждения, и фиксировались.
Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
Компания Gartner выделяет по своему целевому назначению следующие ключевые компоненты систем электронного документооборота:
управление документами (Document Management, DM) - регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов,
работа с образами документов (Document Imaging, DI) - полный цикл работы с бумажными документами, включая их преобразование в электронный вид и оцифровку,
управление записями (Records Management, RM) - долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями,
управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями,
управление Web-контентом (Web Content Management, WCM) — автоматизация функций Web-мастера, а также управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователем;
документориентированная групповая работа (Document-Centric Collaboration) — коллективная работа с документами и поддержка проектных команд.
Рис. 2.10 Функциональность системы электронного документооборота [29]
Для совершенствования документооборота и его проектирования используются известные информационные матричные модели:
Подразделение на подразделение
-
1
2
3
4
5
1
-
2
-
3
4
-
5
-
Рис. 2.11 Матричная модель «Подразделение на подразделение»
Эта матрица отражает документооборот между подразделениями. В графо-клетках указываются наименования или кодовые обозначения документов, передаваемых из одного подразделения в другое подразделение.
Документ на документ
Модель предназначена для установления исходных документов, необходимых данному подразделению для разработки собственных документов. Кроме того, модель показывает взаимосвязь данного подразделения с другими подразделениями данного предприятия при передаче документов.
Документы, создающиеся в данном подразделении
Подразделения
-
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
6
Рис. 2.12 Матричная модель «Документ на документ».
Эта матрица состоит из 4 квадрантов:
Квадрант I : это квадратная матрица, заголовки строк и столбцов которой соответствуют документам, создаваемым в данном подразделении. Если, например, при создании документа 6 нужен документ 4 как исходный, то на пересечении ставится 1, а в противном случае – 0.
Квадрант II : показывает использование документов данного подразделения в других подразделениях предприятия. 1 и 0 расставляются аналогично предыдущему случаю.
Квадрант III : содержит по строкам перечень документов других подразделений, которые являются входными для данного подразделения и используются им для формирования своих документов.
Квадрант IV : служит для указания проходящих документов, т.е. используемых в данном подразделении и передаваемых далее в другие подразделения данного предприятия.
Операционные таблицы (рис. 2.13)
-
ПодразделенияОперации цех ИВЦ и т.д.
1. Регистрация
2. Подготовка машинного
носителя
3. Машинная обработка
в ИВЦ
4. Сверка
Рис. 2.13 Пример операционной таблицы
Информационно-технологические схемы (рис. 2.14)
Рис. 2.14 Пример информационно - технологической схемы
Ежегодная конференция - выставка DOCFLOW известна всем специалистам как крупнейшее событие на российском рынке электронного документооборота и автоматизации управления. Информационный портал по системам электронного документооборота (www.docflow.ru) призван предоставить посетителя самую полную, структурированную и полезную информацию о рынке, технологиях, решениях, компаниях и лицах в сфере СЭД.
Коммерческий аналитический обзор рынка систем электронного документооборота можно скачать из сети Internet по адресу - http://marketing.rbc.ru/research/562949953524120.shtml.
К числу распространенных систем документооборота относятся системы: «NauDoc», «1C:Архив» компании 1C, «DocsVision» компании Digital Design, «LanDocs» компании Ланит, «Optima-WorkFlow» компании Optima, «Евфрат» - компания Cognitive – Technologies, «Эффект-Офис» компании ИКК - Гарант Интернэшнл.