2.10 Информационные системы бюджетирования

Слово «бюджетирование» появилось в русском языке относительно недавно, хотя надо признать, что сама тема планирования (как операционного, так и финансового) не является новой.

Бюджетирование - сложный процесс, связанный со сбором, обработкой и хранением больших объемов данных, а также с реализацией различных методик прогнозирования, планирования и анализа [10-12,16-18].

Среди решений, входящих в комплекс Business Performance Management, системы планирования и бюджетирования занимают особое место. Бюджетирование включает в себя два основных элемента - планирование и контроль.

Как правило, структурирование корпоративного бюджета предусматривает наличие двух групп планов — функциональных (или операционных) бюджетов и основного бюджета (иногда его называют мастер–бюджетом). Типовая структура бюджета схематично может быть представлена так, как показано на рисунке.

Как показывает реальный опыт, даже на небольшом предприятии в процессы планирования и контроля вовлечены, по крайней мере, несколько сотрудников (например, продавец, снабженец, офис–менеджер, бухгалтер–финансист). Если количество вовлеченных специалистов невелико, если эти люди находятся рядом и хорошо знают друг друга, то организационных проблем, как правило, не возникает: при этом все организационные функции обычно выполняет специалист по финансам.

На средних и особенно на крупных предприятиях ситуация выглядит совсем иначе. Здесь в процесс планирования вовлекаются десятки и даже сотни людей, не знакомых друг с другом лично. Эти люди имеют разные специальности и представляют разные подразделения - финансово–экономические отделы, службы снабжения и сбыта, производственные участки и склады, дистрибьюторские структуры и точки розничной торговли. Если речь идет о крупной корпорации, холдинге или даже просто о предприятии, имеющем филиалы, то начинает сказываться географический фактор: сотрудники находятся в разных городах, регионах и часовых поясах.

Все это говорит о том, что на средних и крупных предприятиях процесс планирования и бюджетирования нуждается в особой организации, включающей специальные органы управления, четко определенные функции и полномочия участников процесса, правила обмена информацией, формализованные процедуры взаимодействия.

Можно теперь сформулировать те преимущества, которые дает информационная система бюджетирования всем заинтересованным сторонам.

1. Для собственников:

• Создание эффективного механизма финансового контроля,

• Обеспечение полного контроля за направлениями и объемами расходуемых средств,

• Обеспечение эффективного контроля финансирования развития.

2. Для менеджмента:

• Создание эффективного механизма финансового управления,

• Обеспечение прозрачности финансовых потоков, понимание финансового положения компании,

• Создание и контроль гибких и динамичных планов управления, оперативных и достоверных отчетов,

• Обеспечение эффективного механизма контроля действий подразделений и подчиненных.

3.Для персонала:

• Получение четкого и ясного руководства к действию,

• Получение четких должностных инструкций, непротиворечивый порядок взаимодействия.

Cистема бюджетирования представляет собой электронную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов - производства, инвестиций, продаж, закупок и т. д.

Эта модель позволяет не только планировать потоки средств по каждому центру финансовой ответственности и сравнивать их с фактическими данными, но и анализировать, каким образом текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии компании.

Поскольку данные для контроля и анализа поступают из различных корпоративных информационных систем, то любая система бюджетирования должна состоять из следующих функциональных блоков:

• системы бюджетов,

• средств для работы с системой бюджетов (дополнительные функции, редактор отчетов),

• средств для организации коллективной работы,

• средств для импорта (перевода) данных из одной учетной системы в другую.

При выборе системы бюджетирования следует обратить внимание на ряд моментов:

1. Позволяет ли система составлять, анализировать и контролировать бюджеты предприятия. Все составляющие бюджета должны быть сведены в общую модель, зачастую весьма сложную. При этом работа всех бюджетов должна быть синхронизирована: при изменении любого показателя связанные с ним данные должны автоматически корректироваться.

2. Позволяет ли система одновременно работать нескольким сотрудникам над подготовкой, утверждением, контролем за исполнением и корректировкой бюджетов.

3. Можно ли осуществить импорт данных в АСБ из имеющихся на предприятии учетных систем, а также сравнить плановые и фактические показатели.

4. Есть ли в системе возможности для анализа данных, а также анализа по принципу «если - то», то есть составления прогнозов при первоначально заданных условиях.

5. Есть ли возможность самостоятельной настройки системы.

6. Устойчива ли система к взлому, обладает ли она возможностями защиты всей информации, ведения журналов изменений, гибким контролем доступа к данным.

Сравнительная характеристика наиболее распространенных программных продуктов бюджетирования представлена в табл. 2.2.

Таблица 2.2

Сравнительная характеристика функциональных возможностей

программных средств бюджетирования

Функциональные возможности программных средств бюджетирования	Наименование и разработчики программных средств
	Hyperion Planning, Hyperion Solutions Corporation	Navision AXAPTA, AND Project	Adaytum e.Planning, Adaytum	Comshare MPC, Comshare	Corporate Planner, Corporate Planning	Финансовый органайзер «Красный директор», АО Бизнес-микро	Инталев:Бюджетное управление, Инталев	ИНЭК/Бюджетирование, ИНЭК	Контур Корпорация.Бюджет холдинга, Интерсофт Лаб	1С-Парус: Платежный календарь, 1Сгалактика	КИС «Галактика», модуль «Финансовое планирование», «Галактика»
Формирование финансового плана	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Учет выполнения финансового плана	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да
План-фактный анализ	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Анализ данных прошедших периодов	Да	Нет	Нет	Да	Нет	Нет	Да	Нет	Да	Нет	Нет
Моделирование типа «что будет, если…»	Да	Нет	Нет	Да	Да	Нет	Да	Нет	Нет	Нет	Нет
Контроль дебиторской и кредиторской задолженности	Да	Нет	Нет	Да	Нет	Да	Да	Да	Да	Нет	Да
Модуль работы с кредитами и займами	Да	Нет	Нет	Нет	Нет	Да	Нет	Да	Да	Нет	Нет
Прогнозирование притоков денежных средств	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет
Математические методы планирования платежей	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет

В последние годы все больше российских компаний предлагают свои автоматизированные системы бюджетирования. Они обычно отличаются более низкой ценой и лучшей интегрированностью с другими российскими пакетами.

Обновленный коммерческий аналитический обзор рынка систем бюджетирования представлен на сайте -http://marketing.rbc.ru/research/562949953505506.shtml.