Вопрос 2. Характеристика операционных и финансовых бюджетов: формат и особенности построения.
Бюджет продаж.
Бюджет продаж является основным операционным бюджетом. Он содержит информацию о предполагаемом объеме сбыта каждого вида или группы продукции как в денежном, так и в натуральном выражении. Формирование бюджета продаж, как правило, возлагается на коммерческую службу, в частности на отдел маркетинга, поскольку в обязанности сотрудников данного отдела входит анализ текущего состояния рынка и основных тенденций его развития. При этом в зависимости от управленческих потребностей бюджет продаж может строиться по различным объектам (рис. 1).
Рис. 1. Виды бюджета продаж в зависимости от управленческих потребностей
Составление бюджета продаж начинается с прогнозов реализации продукции или услуг. Этот прогноз обычно составляется так, чтобы показать предполагаемую реализацию по месяцам, неделям и даже по дням. Предполагаемый объем сбыта также может разбиваться по отдельным продуктам или их группам с дальнейшей разбивкой ожидаемой реализации продукции по каждому району или территории, в которых реализуется продукция. При большой номенклатуре товаров необходимо их группировать. В этом случае бюджет продаж составляется по группам товаров и средним ценам для каждой группы. Если совокупная доля отдельных товаров в общем объеме продаж достаточно велика (не менее 50%), в бюджете продаж они не группируются.
Необходимые данные для составления бюджета продаж:
планируемое количество по видам продукции, регионам, клиентам;
система скидок, предлагаемых в зависимости от объема заказа, сезона, срока сотрудничества.
Типовые источники данных для построения бюджета продаж:
топ–менеджмент – целевые установки;
финансовый или планово-экономический отдел – система скидок;
отдел маркетинга и продаж:
исследования текущего состояния рынка;
анализ прошлых периодов;
предложения по цене;
разбиение по группам клиентов, регионам, видам продукции.
Порядок составления бюджета продаж:
Определить объем продаж каждого продукта на первый месяц бюджетного периода в натуральном выражении.
Определить цену каждого продукта на первый месяц бюджетного периода.
Определить месячный объем продаж каждого продукта путем умножения объема продаж каждого продукта в натуральных единицах на цену.
Определить возможную динамику изменения цен с учетом уровня инфляции и динамику изменения сбыта с учетом среденемесячного темпа роста объемов продаж на бюджетный период.
Определить динамику продаж каждого продукта по месяцам путем умножения объема продаж каждого продукта за первый месяц бюджетного периода на соответствующий темп роста.
Определить общий объем продаж по каждому продукту путем суммирования объемов продаж по каждому продукту за все месяцы бюджетного периода.
Определить общий объем продаж по всем продуктам по месяцам бюджетного периода путем суммирования по каждому продукту значения в каждом месяце.
На основе данных бюджета продаж, действующей кредитной политики (оплата готовой продукции может проводиться покупателями в несколько этапов), данных о наличии дебиторской задолженности прошлых бюджетных периодов и особенностях ее погашения формируется бюджет поступлений денежных средств.
Бюджет производства.
Основным инструментом планирования производственной деятельности является бюджет производства, который непосредственно основывается на прогнозах сбыта. Бюджет производства представляет собой производственную программу, содержащую прогнозы номенклатуры и объемов производства в плановом периоде как в натуральных, так и в стоимостных показателях.
При построении бюджета производства должен учитываться объем продаж и его распределение внутри бюджетного периода, производственные мощности и остатки готовой продукции на начало и конец каждого месяца бюджетного периода.
Условия построения бюджета производства:
запас готовой продукции на конец периода составляет N% от продаж следующего месяца.
запас готовой продукции на начало периода равен конечному запасу предыдущего периода.
Порядок составления бюджета производства:
Определить общую величину запасов на начало и конец бюджетного периода путем суммирования стоимости запасов готовой продукции по каждому изделию в стоимостном выражении в первый и последний месяцы бюджетного периода.
Определить месяцы бюджетного периода, в которых планируется изменить уровень запасов готовой продукции.
Определить ежемесячный объем производства каждого продукта на основании бюджета продаж и помесячного изменения уровня запасов:
Объем производства = Объем продаж – Остатки готовой продукции на начало периода +
+Целевой норматив остатков готовой продукции на конец периода
Бюджет прямых материальных затрат.
Бюджет прямых материальных затрат содержит информацию о затратах сырья и материалов, покупных изделий и комплектующих в расчете на единицу готовой продукции по видам продукции и в целом по предприятию в натуральных и стоимостных показателях, а также информацию о запасах основных материалов в стоимостных показателях на начало бюджетного периода.
Порядок составления бюджета прямых материальных затрат:
Определить наиболее важные виды сырья и материалов, необходимые для изготовления продукции.
Определить наиболее важные виды расходов и категории персонала, чьи издержки на оплату труда прямо пропорционально связаны с объемом продаж.
Определить нормы расхода отдельных видов прямых материальных затрат на единицу продукции и весь объем продаж.
Определить ежемесячный объем прямых материальных затрат для каждого продукта.
Определить общий объем прямых материальных затрат по всем продуктам по месяцам бюджетного периода путем суммирования по каждому продукту значения в каждом месяце.
Типовые источники данных для построения бюджета прямых материальных затрат:
календарный план производства – дает информацию о том, что и когда должно быть сделано;
спецификация производства – определяет технологический процесс и структуру изделий;
нормативные акты, ГОСТы, ТУ и т.п.;
Бюджет закупок.
Бюджет закупок формируется как план службы материально–технического снабжения и определяет потребность в приобретении сырья, материалов, комплектующих в натуральном и стоимостном выражении в планируемом периоде.
Источником информации для построения бюджета закупок являются следующие данные:
потребность в основных материальных ресурсах, полученная при формировании плана производства;
уровень остатков материальных ресурсов на начало планируемого периода;
уровень нормативов запасов материальных ресурсов;
сводные заявки на ненормируемые материалы для осуществления производственно–хозяйственной деятельности, предложения поставщиков;
цены на все виды материальных ресурсов.
Потребность в закупке материалов определяется следующим образом:
Планируемая величина закупки материалов = Плановая потребность в материалах – Остаток материалов на начало периода + Остаток материалов, необходимый для формирования нормативного страхового запаса на складе (остаток материалов на конец периода).
Условия построения бюджета закупок:
запасы материалов на конец периода составляют N% от потребности в материалах следующего периода;
запас материалов на начало периода равен конечному запасу предыдущего периода;
X% материалов оплачивается в том же месяце, Y% – в следующем.
Бюджет прямых затрат на оплату труда.
Бюджет прямых затрат на оплату труда – количественное выражение планируемых затрат на оплату труда основного производственного персонала (специалистов, труд которых направлен на производство конкретных изделий).
Данный бюджет, как правило, состоит из переменной и условно–постоянной частей.
Основой формирования переменной части бюджета оплаты труда является потребность в трудовых ресурсах, исчисленная на основе рассчитанного плана производства продукции и установленных нормативов сдельных расценок и тарифов. Условно–постоянная часть не зависит напрямую от объема выпуска и определяется на основе окладов, тарифных ставок, планового фонда рабочего времени, стимулирующих и компенсационных выплат.
При формировании бюджета расходы на оплату труда могут группироваться:
по структурным подразделениям и выпускаемым продуктам;
по категориям (основные и вспомогательные рабочие, специалисты, служащие и руководители);
по отнесению затрат, учитываемых в целях налогообложения или финансируемых за счет прибыли предприятия;
по разновидностям оплаты труда.
В планируемый состав затрат на оплату труда включаются:
выплаты заработной платы за выполнение плановых работ;
премии и надбавки стимулирующего характера по системным положениям;
выплаты компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда;
оплата очередных и дополнительных отпусков;
оплата по договорам гражданско-правового характера и др.;
На основе рассчитанных плановых сумм выплат и предусмотренных вознаграждений сотрудникам формируются начисления, предназначенные для государственного пенсионного обеспечения, социального страхования, медицинской помощи и страховых взносов по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Условия построения бюджета затрат на оплату труда:
заработная плата основным рабочим выплачивается из расчета Х% в том же месяце, Y% – в следующем.
Бюджет общепроизводственных расходов.
Бюджет общепроизводственных расходов также может включать переменную и постоянную составляющие. Большая часть общепроизводственных расходов является постоянной: даже если предприятие бездействует (или почти бездействует), заработная плата основным служащим, многие расходы по сбыту, рекламе, стоимость вспомогательной рабочей силы, страховые взносы, налоги, амортизация и многие другие расходы продолжают производиться.
Бюджет коммерческих расходов.
Планирование деятельности предприятия невозможно без учета расходов, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг (коммерческими расходами), которые составляют существенную часть в общих расходах.
Затраты предприятия на реализацию произведенной или приобретенной продукции являются коммерческими расходами (расходами на продажу). В целом все коммерческие расходы можно подразделять на расходы по сбыту, расходы на рекламу, транспортно–экспедиционные расходы, прочие расходы. Коммерческие расходы могут также классифицироваться на:
переменные затраты, подлежащие отнесению на себестоимость соответствующих видов продукции прямым путем, зависящие от объема производства, стоимости отгруженной продукции и других показателей;
постоянные затраты, связанные с коммерческой деятельностью, которые могут распределяться между отдельными видами отгруженной продукции ежемесячно для калькулирования продукции пропорционально прибыльности отдельных наименований.
На предприятиях, осуществляющих производственную деятельность, в составе расходов на продажу планируются следующие затраты:
на затаривание и упаковку изделий на складах готовой продукции;
по доставке продукции на станцию отправления, погрузке в транспортные средства;
комиссионные отчисления, уплачиваемые сбытовым и другим посредническим организациям;
по содержанию помещений для хранения продукции в местах ее продажи;
на рекламу;
на представительские расходы;
другие аналогичные по назначению расходы.
В организациях, осуществляющих торговую деятельность, к расходам на продажу относятся следующие затраты:
на перевозку товаров;
на оплату труда;
на аренду;
на содержание зданий, сооружений, помещений и инвентаря;
по хранению и подработке товаров;
на рекламу;
на представительские расходы;
другие аналогичные по назначению расходы.
Необходимые данные для бюджета коммерческие расходов:
информация о складских расходах;
информация о транспортных расходах;
информация о расходах на исследование рынка.
Источники данных для бюджета коммерческие расходов:
отдел маркетинга – размер прямых продаж;
финансовый отдел и отдел продаж – расходы на транспорт;
финансовый отдел, склад – складские расходы;
отдел маркетинга – стоимость маркетинговых исследований.
Бюджет управленческих расходов.
В бюджет управленческих расходов входят все затраты, не связанные с производством и сбытом продукции. Большинство управленческих затрат носит постоянный характер; переменная часть затрат, если она присутствует, планируется как процент от объема продаж.
Бюджет управленческих затрат подразумевает группировку так называемых общехозяйственных расходов, которые являются условно–постоянными затратами и напрямую не зависят от объема выпуска продукции. К затратам по управлению относят следующие статьи:
заработную плату аппарата управления предприятия: основную и дополнительную заработную плату руководства организации в соответствии с номенклатурой должностей, относящихся к аппарату управления, их служебные командировки и перемещения, а также налоговые начисления;
содержание или оплату привлеченной охраны;
содержание прочего общезаводского персонала;
амортизацию основных средств, не участвующих непосредственно в производственном процессе, и объектов нематериальных активов;
содержание и текущий ремонт зданий, сооружений и инвентаря управленческого назначения;
проведение испытаний, опытов, исследований, содержание общезаводских лабораторий, расходы на изобретательство и технические усовершенствования;
документарные затраты, которые представляют собой затраты на получение лицензий, сертификатов, необходимых для работы предприятия в целом, а также оплату консультационных, информационных и аудиторских услуг;
прочие расходы. К ним могут относиться канцелярские расходы центров управления; расходы на оплату услуг связи, расходы на содержание зданий и помещений центров управления (отопление, освещение, канализация, водоснабжение, текущий ремонт и содержание в чистоте); расходы на текущий ремонт инвентаря, легкового транспорта и зданий; расходы на служебные разъезды и содержание легкового транспорта; представительские расходы; охрана труда; подготовка кадров.
Данный перечень статей довольно обширный, и, вполне вероятно, для небольшой компании он может стать избыточным. Поэтому данные группы следует группировать исходя из их экономического содержания и степени влияния на общий размер затрат.
Для бюджета управленческих расходов необходимы данные о заработной плате и иных компенсациях сотрудникам, офисные расходы (почта, телефон, интернет и пр.), канцелярские расходы, представительские расходы, затраты на курсы повышения квалификации.
Источники данных для бюджета управленческих расходов:
рекламный отдел – реклама и продвижение;
финансовый отдел, отдел закупок – офисные расходы;
финансовый отдел – компенсация;
финансовый отдел – аренда офиса;
отдел маркетинга – рекламные расходы.
Порядок составления бюджета накладных (коммерческих и управленческих) расходов:
Определить наиболее значимые виды накладных расходов, которые должно понести предприятие для производства и реализации продукции.
Распределить эти расходы на коммерческие и управленческие.
Выделить в составе управленческих и коммерческих расходов постоянные и переменные.
Составить график распределения переменных накладных расходов в соответствии с изменением динамики продаж внутри бюджетного периода.
Составить график распределения постоянных накладных расходов внутри бюджетного периода.
Составить бюджет оплаты всех накладных расходов.
На основе бюджетов прямых расходов, связанных с производством и закупками, и косвенных расходов, связанных со сбытом и управлением, формируются бюджеты расчетов с различными контрагентами, составляется общий бюджет расчетов по кредиторской задолженности.
Бюджет доходов и расходов.
На основе операционных бюджетов разрабатываются финансовые бюджеты. Одним из них является бюджет доходов и расходов. Он обобщает результаты финансово–хозяйственной деятельности за период и показывает эффективность принятых управленческих решений.
Определение структуры бюджета доходов и расходов, принципы группировки статей, состав и степень детализации имеют особое значение в бюджетном процессе.
Формат бюджета доходов и расходов является произвольной формой, утвержденной в системе бюджетирования предприятия и показывающей соотношение доходов от реализации и расходов, необходимых для осуществления деятельности в планируемый период. Одним из вариантов формата бюджета доходов и расходов может выступать «Отчет о прибылях и убытках».
Бюджет движения денежных средств.
Бюджет движения денежных средств является вторым основным финансовым бюджетом и формируется с учетом двух составляющих: ожидаемых поступлений и выплат. Данный бюджет позволяет проследить денежные потоки, своевременно найти источники финансирования деятельности.
Прогнозный баланс.
Прогнозный баланс дает представление о финансовом состоянии, которое, как ожидает руководство, будет иметь место в результате деятельности предприятия в течение бюджетного периода.