4.4. Условия и факторы обеспечения качества управленческих решений

Для того чтобы быть эффективным, решение должно удовлетворять ряду требований:

1.  быть реальным, т.е. исходить из достижимых целей, реально располагаемых ресурсов и времени;

2.  содержать механизм реализации, т.е. включать разделы, охватывающие организацию, мотивацию, контроль при реализации решений;

3.  быть устойчивым к возможным ошибкам в определении исходных данных;

4.  готовиться, приниматься и выполняться с учетом возможных нештатных ситуаций;

5.  быть реализуемым, т.е. не содержать положений, которые сорвут исполнение;

6.  быть гибким, т.е. изменять цель и (или) алгоритм достижения цели при изменении внешних или внутренних условий;

7.  предусматривать возможность проверки и контроля исполнения.

Факторов, влияющих на качественный уровень управленческих решений, может быть множество. Условно их можно разделить на две группы:

а) ситуационного характера, связанные с осознанием проблемы, альтернатив ее решения и их последствий. К данной группе относятся изучение ситуации, анализ и прогнозы, используемые методы, организация управления и др.;

6) поведенческого характера, связанные с мотивами, ценностными ориентациями, уровнем требований, готовностью идти на риск лиц, разрабатывающих и принимающих решения.

Факторы первой группы действуют на этапе, предшествующем принятию решений, и способствуют формулированию проблемы. Факторы второй группы проявляются в поведении руководителя, его сотрудников в ходе разработки управленческих решений. В практике принятия решений на отдельных стадиях эти группы факторов могут переплетаться.

Качество управленческого решения зависит и от таких факторов, как:

1.  качество исходной информации, определяемое ее достоверностью, достаточностью, защищенностью от помех и ошибок;

2.  оптимальный или рациональный характер принимаемого решения;

3.  своевременность принимаемых решений, определяемая скоростью их разработки, принятия, передачи и организации исполнения;

4.  соответствие принимаемых решений действующему механизму управления и базирующимся на нем методам управления;

5.  квалификация кадров, осуществляющих разработку, принятие решений и организацию их исполнения;

6.  готовность управляемой системы к исполнению принятых решений.

Причины, влияющие на качество принимаемых решений, весьма разнообразны и могут иметь организационный, экономический, психологический характер. В их числе:

• значительный объем принимаемых решений. Если в год руководитель подписывает от 300 до 1000 и более приказов, то ему лично трудно обеспечить высокую степень их обоснованности;

• рассогласованность вновь принимаемых решений с предыдущими, дублирование;

• трансформация цели решения в процессе его движения по иерархическим уровням. При прохождении по «вертикали» решение не должно расходиться с интересами отдельных иерархических уровней;

• принятие псевдорешений, т.е. решений, не имеющих конкретного содержания: расплывчатых, непроверяемых, отражающих общую установку, пожелания («обратить внимание», «повысить», «принять необходимые меры», «усилить требования» и т.п.);

• недостаточная технологизация процессов подготовки и принятия решений;

• отсутствие процедуры согласования решений;

• установление нереальных сроков для исполнения работы («мобилизующие» сроки могут быть лишь исключением и не должны превращаться в систему);

• принятие решений под влиянием эмоций и др.

Способность найти причины появления решений низкого качества ограничит возможность их возникновения на разных этапах процесса разработки и исполнения и тем самым будет способствовать повышению эффективности решений.

4.5. Информационно-аналитическая поддержка процесса разработки и принятия решений. Документальное закрепление управленческих решений

Для принятия сложных и ответственных решений требуется надлежащее информационно-аналитическое обеспечение, предполагающее сбор массивов необходимых данных и обработку собранной информации для представления ЛПР в удобном и понятном ему виде. При разработке и принятии управленческих решений предусматривается максимально широкий охват информации: баз данных, в первую очередь статистических, результатов опросов населения, материалов специальных консультаций и т.д.

В государственном управлении информационно-аналитическая деятельность − это деятельность по сбору, обработке и анализу информации о социальных, политических и экономических процессах. Она осуществляется специально созданными для этого группами из государственных служащих, привлеченных аналитиков и других специалистов, обладающих необходимыми знаниями и навыками и использующими специальные методы и средства (формальные и неформальные) для сбора, обработки и передачи управленческой информации. Можно выделить следующие компоненты информационно-аналитической деятельности: анализ, моделирование, экспертизу, прогнозирование, диагностику, мониторинг и т.д.

Существуют разные уровни аналитических и экспертных служб: высший, государственный − организации правительственного, парламентского, президентского окружения; затем следуют информационно-аналитические подразделения организаций финансовой и коммерческой сфер (аналитические службы банков, сеть аналитических служб торгово-промышленных палат и др.); аналитические и экспертные подразделения центров научно-технической информации и аналитические центры учебных заведений; аналитики негосударственного сектора и т.д. Кроме того, существует сеть специализированных аналитических и экспертных организаций, деятельность которых достаточно сильно влияет на принятие решений в разных сферах.

Следует отметить, что характер и объем управленческой информации должен соответствовать компетенции государственных органов, функциям и полномочиям государственных должностей. Для организации движения управленческой информации необходимо:

1. Использовать в информационных материалах лишь тех сведений, которые обладают информационными признаками, актуальными для управленческих решений и действий.

2. Структурировать управленческую информацию, т.е. она должна иметь ту же структуру, что и организационная структура государственного управления, и обслуживать последнюю.

3. Использовать научные процедуры и правила отбора, анализа и оценки информации.

Для создания общей, единой информационной системы, что крайне актуально для современной системы государственного управления необходимо:

1. Формирование баз данных, которые должны состоять из: сведений, отражающих материальные, производственные, социальные, технические и технологические параметры управляемых объектов; данные о нормах, нормативах, стимулах, регулирующих производственную, социально-обслуживающую, духовно-культурную и иную деятельность управляемых объектов; материалы, определяющие деятельность государственных органов в сфере управления (законы, указы и т.п.)

2. Формирование технической базы.

3. Стандартизация и унификация управленческой информации.

Для эффективного и своевременного использования информации и организации управленческой деятельности в целом необходима действенная система документооборота. Документооборот в системе государственного управления – процесс перемещения документов, используемых в служебной деятельности государственных органов, начиная с момента их создания или получения до завершения использования и дальнейшего движения с последующей передачей на хранение или уничтожение. Документооборот необходим для связи госорганов при осуществлении ими властно-управленческих функций посредством официальных информационных потоков.

В основе документооборота лежит документирование, представляющее собой запись деловой информации по установленным формам. Организация документооборота строится на основе определенных требований: целесообразности, оперативности, непротиворечивости, адресности и т.п.

Государственные решения оформляются обычно в документах следующих видов: законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, предписания, указания, положения, инструкции, приговоры и др. Виды и формы государственно-управленческих решений универсальны для всех государственных органов определенного типа.

Справочно

Указ – решение верховного органа власти или главы государства, имеющее силу закона. (Например, Указ Президента Республики Беларусь 26 июля 2004 года № 354 «О работе с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций»).

Декрет Президента – нормативный правовой акт Главы государства, имеющий силу закона, издаваемый в соответствии с Конституцией стран на основании делегированных ему Парламентом законодательных полномочий либо в случаях особой необходимости (временный декрет) для регулирования наиболее важных общественных отношений.

Директива Президента – указ программного характера, издаваемый Главой государства в целях системного решения вопросов, имеющих приоритетное политическое, социальное и экономическое значение.

Указание – решение, разрабатываемое органом государственного управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления, носящее методический, технологический характер. Указание реализуется в форме наставления или разъяснения.

Закон – решение высшей государственной власти, носящее обязательный и непреложный характер.

Приказ республиканского органа государственного управления - нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления.

Решения органов местного управления и самоуправления –нормативные правовые акты, принимаемые местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами в пределах своей компетенции с целью решения вопросов местного значения и имеющие обязательную силу на соответствующей территории.

Акт – решение широкого Круга государственных и иных организаций, подтверждающее устанавливающий факт события, действия.

Приказ – решение, принимаемое руководителем органа государственного управления, действующего на основе единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В некоторых случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. (Например, Приказ Министерства строительства, архитектуры и ЖКХ области «О повышении роли государственных приемочных комиссий», Приказ Министерства строительства, архитектуры и ЖКХ области «Об утверждении Методических рекомендаций по планированию капитального ремонта объектов муниципального жилищного фонда»).

Распоряжение – решение руководителя, главным образом коллегиального органа государственного управления, принимаемое в целях разрешения оперативных вопросов. (Например, Распоряжение главы администрации города «О присуждении премии главы администрации города одаренным учащимся общеобразовательных учреждений»).

Протокол – решение, принимаемое коллегиальным органом или группой лиц, по вопросам, требующим совместного обсуждения. (Например, протокол прошедшего собрания).

Инструкция – решение, устанавливающее порядок и правила выполнения каких-либо действий в определенной сфере деятельности. (Например, инструкция по работе с обращениями граждан, инструкция по работе с персоналом).

Формы реализации управленческих решений включают: деловую беседу, предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, личный пример, обучение, совет, деловые игры, совещания, заседания, отчёт, деловое слово.

Государственно-управленческие акты подчиняются общим правилам подготовки служебных документов в соответствии с требованиями к их текстам, образцам бланков, порядку составления и оформления, их регистрации, учету, передаче, приему и хранению. Составляется номенклатура дел, проводится систематизация и унификация служебных документов. Все это определяется единой государственной системой делопроизводства, типовыми и отдельными инструкциями по делопроизводству в государственных органах.

Каждое подготавливаемое решение должно: а) быть выдержано в определенном стиле с точки зрения языка, логичности и формы изложения; б) быть удобным для восприятия специальной терминологии и ее адекватного понимания всеми, кому предназначено данное решение; в) ясно и точно передавать смысл и существо необходимых к исполнению действий; г) содержать обязательную для исполнения информацию и указывать конкретные способы исполнения; д) директивные документы (приказы, распоряжения, постановления и пр.) не должны содержать неопределенных фраз и безадресных формулировок, затрудняющих однозначное понимание поставленных задач и нарушающих порядок реализации намеченных мероприятий либо допускающих противоречивые, взаимоисключающие меры.