А
Институт управленческих кадров
А.И. Веруш
Ю.В. Никулина
УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ПРОЦЕССЫ И ТЕХНОЛОГИИ
курс лекций
Минск 2011
Издание предназначено для студентов Института управленческих кадров, изучающих дисциплину «Управленческие процессы и технологии» в рамках курса «Государственное управление». Курс лекций может быть также использован при изучении дисциплины «Государственно-административное управление» слушателями Института государственной службы Академии управления при Президенте Республики Беларусь.
СОДЕРЖАНИЕ
Для примера рассмотрим властные полномочия Премьер-министра Республики Беларусь. 39
Ведение
Проблема выработки, принятия и реализации управленческих решений, составляющих основу управленческого процесса, имеет фундаментальный характер, что объясняется той ролью, которую играют решения в любой сфере человеческой деятельности. Еще более актуальной данная проблема становиться в сфере государственного управления, поскольку разработка и принятие эффективных решений в этой системе является важным условием устойчивого развития государства и общества. Верные решения приводят к достижению важнейших для общества целей, содействуют разрешению социальных проблем, способствуют устойчивому развитию государства. Вместе с тем, слабо проработанные, нерациональные решения лишь создают новые проблемы для общества.
Роль управленческих решений существенно возросла в современных условиях, когда значительно расширились возможности человека в научном обосновании принимаемого решения, его оптимизации и практической эффективности.
Наличие государства как уникального субъекта принятия решений требует разработки специальных теоретических моделей и соответствующего понятийно-категориального аппарата, способных отобразить присущие ему способы разработки, принятия и реализации решений. В настоящее время наиболее актуальным становится исследование технологий разработки и принятия решений в условиях неопределенности и риска, оценки качества и эффективности управленческих решений, поиск новых подходов к совершенствованию процесса разработки и принятия управленческих решений на основе применения информационно-коммуникационных технологий.
Предлагаемый курс лекций подготовлен в соответствии с учебной программой курса «Государственное управление». В нем последовательно раскрывается сущность основных этапов процесса государственного управления, отражены как теоретико-методологические, так и прикладные аспекты процесса принятия государственно-управленческих решений, анализируется многообразие социальных технологий, в том числе и сугубо управленческих, возможности их применения в системе государственного управления.
Программа курса ориентирована на приобретение комплекса знаний, умений и навыков, а также компетенций необходимых для осуществления эффективного управления. Поэтому использование в учебном процессе данного курса лекций будет наиболее эффективно одновременного с Практикумом «Управленческие процессы и технологии» (Никулина Ю.В., Рубеж М.Г. Управленческие процессы и технологии: практикум. – Минск: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2010), предназначенного для закрепления предлагаемого теоретического материала на практических и семинарских занятиях.
Тема 1. Управленческие процессы и управленческие решения
1.1 Основные подходы к организации процесса управления
Существует четыре основных подхода к управлению:
• классический, или традиционный подход;
• системный подход;
• ситуационный подход;
• процессный подход.
Суть традиционного подхода заключается в том, что работа, администрирование, персонал, мотивация труда, лидерство, организационная культура и т.д. рассматриваются как отдельные составляющие управленческого процесса.
При системном подходе организация рассматривается как система, со своим входом (цели, задачи), выходом (результаты работы по показателям), обратными связями (между персоналом и руководством, потребителями услуг и т.д.), внешними воздействиями (налоговое законодательство, экономические факторы, конкуренты и т.д.).
Суть ситуационного подхода основывается на постулате, что методы управления могут меняться в зависимости от ситуации. На практике результаты деятельности организации анализируются в различных практических ситуациях, ищутся наиболее значимые ситуационные факторы, влияющие на показатели деятельности в динамике, прогнозируются последствия (будущий спрос, затраты, финансовые поступления и т.д.). На основании полученных данных планируется будущая деятельность организации. Часто ситуационный анализ проводят методами экспертных оценок, «мозгового штурма (атаки)» (с аргументами «за» и «против»), с использованием кейсов (от англ. «случай») – деловых ситуаций, помогающих накапливать практический опыт и принимать правильные управленческие решения.
Простоту эффективность работ сегодня лучше всего обеспечивает – процессный подход к управлению. При применении процессного подхода управление рассматривается как процесс, например: «постановка целей — планирование — организация работ — мотивация — контроль». Разработка процесса — алгоритма управления организацией, ставится на первый план.
Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а также их при их комбинации и взаимодействии. Всякая работа выполняется как процесс. Каждый процесс имеет вход. Выход является результатом процесса. Результат достигается через управление процессами.
Действительно, любая деятельность осуществляется как последовательность операций, т.е. как процесс. И это не зависит от того, назовем мы осуществляемые на практике действия процессом или не назовем. Эти процессы, существуют объективно, независимо от нас. Значит, мы не совершаем революции, внедряя процессный подход. Речь идет только о внедрении методологии процессного подхода в управление.
Процессный подход впервые появился меньше двадцати лет назад и сначала был встречен в основном с полным равнодушием. И только в связи с массовым внедрением Всеобщего качества (стандартов ISO 9000) в организациях управление процессами начало набирать обороты. Концепция процессного подхода применительно к системам качества изложена в стандарте ISO 9001:2000, представляющем управление как непрерывную серию взаимосвязанных действий или функций.
Процессный подход основывается на концепции, согласно которой управление – это непрерывная взаимосвязь действий и функций. Таким образом, процессный подход в управлении – это процесс формирования целей и способов их достижений, деятельность, ограниченная в пространстве и во времени, требующаяся для реализации комплекса управленческих ресурсов. К ресурсам, необходимым для осуществления процессов управления социально-экономическими системами, относятся информация, человеческие ресурсы, финансы, время, организационно-административные и материально-технические ресурсы. Одним словом, основная идея управления процессами такова: работа в организациях не движется вверх и вниз по функциональной иерархии, она течет сквозь организацию в виде набора процессов.
Если процессный подход применять в менеджменте, то целью реализации бизнес-процессов является получение продуктов, обладающих определенной потребительской ценностью. Иными словами, продукт – это результат процессов (работ, операций), удовлетворяющий определенную потребность клиентов. В этом состоит отличительная особенность всего процессного подхода: она заключается в выделении и придания важного значения конечной ценности (полезности) продукта. Применительно к системе государственного управления под конечным продуктом необходимо понимать услугу, которую предоставляет государство гражданину.
Основными преимуществами процессного управления являются:
повышение качества управления за счет проектирования и согласования процессов;
высокое качество принимаемых решений;
обеспечение стратегической направленности деятельности.
Отмечаются и другие преимущества, которые привносит в деятельность организации процессный подход:
преобладание горизонтальных, межфункциональных связей, что повышает гибкость и оперативность принятия и реализации решений. Отсутствие ведомственных интересов и конфликтов
«Плоская» оргструктура, минимальная глубина и сложность иерархии. (На 8 гребцов 1 рулевой, а не наоборот, как при функциональном подходе).
командная работа. Единая цель и мотивация от результата повышает ответственность и согласованность
процессный подход акцентирует внимание руководства на взаимодействии подразделений и должностных лиц, что даёт возможность устранять «ничейные поля», т.е. участки деятельности, выпадающие из-под влияния системы управления качеством;
процессный подход ведет к упрощению многоуровневых иерархических организационных структур, присущих функциональному подходу, что обеспечивает большую ориентацию организации на потребителя;
за счёт сокращения иерархических уровней организационной структуры процессный подход позволяет упростить обмен информацией между различными подразделениями (отмечено, что время взаимодействия между подразделениями при функциональном подходе распределяется следующим образом: 20% - на выполнение работы и 80% - на передачу её результатов следующим исполнителям);
переход от функционального подхода к процессному позволяет устранить часто проявляющуюся обособленность подразделений и должностных лиц.
Эти преимущества выглядят еще более очевидными, если учесть проблемы функционального подхода. Основные из них:
разные функциональные подразделения видят работу организации со своей точки зрения и не заинтересованы в том, что прямо их не касается;
конкуренция между функциональными структурами иногда разрушает общий результат. Она противоречит логике общего результата и мешает фокусировке на долгосрочных, сбалансированных целях;
коммуникации строятся на основе административной иерархической лестницы, что заставляет управленческий сигнал двигаться сначала вверх, потом вниз с искажениями и задержками;
отсутствие единого, сквозного регламента, описывающего технологию выполнения работ. В лучшем случае это фрагментарные инструкции для функциональных специалистов.
Таким образом, эффективное управление и совершенствование системы государственного управления связано с внедрением процессного подхода. Однако рассмотрим, что же собой представляет сам процесс управления.