44. Эффективность коммуникаций.

Эффективная коммуникация зависит от сообщений, которые должны быть выражены макси­мально четко и полно. Четкость — важная характеристика со­общения независимо от его содержания, т.е. идет ли речь об обратной связи — информации для сотрудника о показателях его работы, выводах и заключениях специальной группы — или реакции организации на новые регулирующие акты властей.

Сообщение считается четким, когда оно содержит информацию, которую легко интерпретировать или понять.

На эффективность коммуникационного про­цесса значительное влияние оказывает запас знаний персонала, уровень его инфор­мационной культуры.

Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом – около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения.

Успех коммуникационных процессов органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации.

Также особую роль в эффективности коммуникаций играет построение сообщений. Необходимо соблюдать при построении сообщения такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от них – к возражениям и вопросам, далее к заключению и призыву к действию.

45. Средства коммуникаций, телекоммуникаций

Если брать вертикальную форму коммуникаций, то это в первую очередь относится к нормативным документам, приказам, устной форме. Помимо этого информация от аппарата управления рассылается, как и в письменной форме, так и по электронной почте, на телефонные узлы. В письменной форме обычно рассылаются утверждающие формы, нормативы и документы.

В горизонтальной форме, все намного проще. Это телефон, по которому сотрудники могут общаться друг с другом, не отходя от своего рабочего места

Далее идет электронная почта.

Факс, телеконференции

Из неофициальных способов коммуникации стоит отнести локальную компьютерную сеть, в которой существует «чат». Сотрудники в свободное от работы время, да и во время работы общаются посредством чата. Это вид коммуникации тоже можно отнести к плюсу т. к. он исключает походы например, к своему другу, который находится в другом крыле здания.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента.

46. Процесс обмена информацией.

. В процессе обмена информацией можно выделить четыре ба­зовых элемента:

• отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и пере­дающее ее;

• сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов;

• канал, средство передачи информации;

• получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпрети­рует ее.

• Рисунок 6.2 – Коммуникационный процесс в организации,

Отправитель — это отдельный сотрудник, группа или орга­низация, которой необходимо или которая хочет довести ин­формацию до другого сотрудника, группы или организации, чтобы добиться исполнения одной или больше из трех функций коммуникаций, описанных выше.

Получатель — это отдельный сотрудник, группа или организация, для которых предназначена указанная информация.

Сообщение — это информация, которую отправителю необ­ходимо довести до других людей.

Эффективная коммуникация зависит от сообщений, которые должны быть выражены макси­мально четко и полно. Сообщение считается четким, когда оно содержит информацию, которую легко интерпретировать или понять. Сообщение счита­ется полным, если оно содержит всю информацию, необходи­мую для обеспечения общего понимания между отправителем и получателем

После того как отправитель решил, каким должно быть со­общение, следующим шагом коммуникационного процесса ста­новится кодирование, т.е. перевод сообщения в символы или язык, которые получатель сможет понять. Чтобы сообщение было эффективным, отпра­витель должен преобразовать его в такую форму, которую полу­чатель сможет понять. Например, когда идеи преобразуются в слова, отправитель должен выбирать те слова, которые получа­телю понятны.

После того как сообщение закодировано, оно передается по­лучателю через какую-то среду. Среда (канал передачи инфор­мации) — это пространство, через которое закодированное со­общение передается получателю. В деятельности организации к помехам и барьерам (шу­мам), нарушающим качество сигнала, относятся:

• отвлечения;

• неправильная интерпретация со стороны приемников или тех, кто послал сиг­нал;

• различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы);

• статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный раз­рыв между ними;

• приемник слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информа­цию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.