25. Официально-деловой стиль. Правила оформления документов.

Рассмотрим требования к содержанию и оформлению ос-новных реквизитов документов.

Государственный герб Российской Федерации, эмблема, код организации, код документа, Наименование организации-адресанта Справочные данные об организации, Почтовый адрес отправителя, дата, адресат, Наименование организации ,адрес, Заголовок к тексту, текст.

Во второй части формулируются предлагаемые или осу-ществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может включать приветствен-ное обращение и заключительную формулу вежливости, явля-ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро-ку. Заключительная формула вежливости помещается на пра-вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра-вило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от

вступительного обращения заключительная формула вежливо-сти безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам. Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте. Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наимено-вание должности лица, подписавшего документ; личная под-пись; расшифровка подписи. Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне-го листа документа.

26. Служебно-деловое общение. Виды делового общения.

Деловое общение - вид социального общения, который представляет собой сложный и многоплановый процесс развития в служебной сфере контактов между людьми.

Виды:

деловая беседа,

деловые совещания,

деловые переговоры,

публичные выступления,

устные и письменные распоряжения,

телефонные беседы,

деловая корреспонденция,

критика,

информирование сотрудников

27.Телефонный разговор. Особенности телефонной коммуникации. Телефонный этикет.

Телефонный разговор - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников.

Особенности телефонной коммуникации

У телефона есть ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации. Главные из них:

- скорость передачи информации (выигрыш во времени);

- немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии;

- непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договоренности, не дожидаясь встречи;

- конфиденциальность контакта;

- сокращение бумагооборота;

- экономия средств на организацию контактов других видов.

Этикет:

Никогда не начинать разговор с вопроса «Кто говорит?». Это неэтично. Не забывать поздороваться и лишь после этого излагать суть дела.

Если вы не застали нужного человека и просите передать ему какое-либо сообщение, обязательно назовите себя.

Если на 5-6-й сигнал вам не отвечают, положите трубку.

Если ошиблись номером, извинитесь и уточните номер.

Если во время разговора телефон отключился, перезванивает тот, кто звонил.

Говорить по телефону нужно коротко, спокойно и вежливо.

Учитывая возможность неправильного соединения, прежде чем давать указания и распоряжения, уточните, туда ли вы попали.

Не кричите в трубку - это не улучшает слышимости, лучше говорить не торопясь, четче произнося слова.

Никогда не прерывайте собеседника: дайте закончить мысль, часто сказанное в конце помогает понять то, что вы не разобрали вначале. В телефонном разговоре одинаково недопустимы как грубый, так и снисходительный тон.

Договариваясь о встрече, не пытайтесь по телефону разрешить все вопросы, для решения которых назначается встреча.

Затягивая разговор, Вы лишаете других возможности соединиться с Вами.

Если Вам звонят на работу, снимая трубку, представьтесь.

Если к Вам обратились с просьбой позвать кого-либо к телефону, не следует интересоваться: «Кто спрашивает?»

Секретарь, прежде чем соединить кого-либо с руководством, обязательно должен уточнить, кто говорит, откуда и по какому вопросу.

Не приподнимайте трубку, тут же отпуская ее. Вам будут перезванивать. Лучше сказать: «Идет совещание, перезвоните через 15 минут».

Если Вы договорились о звонке партнеру, то обещание надо обязательно выполнить. Этикет не допускает «повисших звонков». Они оставляют неприятный осадок и могут отразиться на Вашей репутации.

Не звоните без крайней необходимости на работу Вашим знакомым по личному делу.

Если звоните не по служебному поводу, спросите, могут ли Вам уделить несколько минут.

Умение говорить по телефону, не растрачивая времени и при этом, решая все вопросы, предполагает владение определенным набором речевых формул.