Внутренний документопоток

Внутренние документы не выходят за пределы организации. В их состав входят:

• организационные документы, закрепляющие функции организации, ее структурных подразделений и должностных лиц;

• распорядительные документы;

• справочно-информационные документы;

• учетные документы;

• договорные документы;

• протокольная документация;

• финансовая документация и по личному составу.

Маршруты внутренних документов различны для отдельных видов документов. Движение распорядительных документов, как правило, более упорядочено, а для других документов маршруты обычно не регламентированы в инструкциях по делопроизводству организации, что приводит к ощутимым потерям времени. Необходимо стремиться к рациональной организации внутреннего документооборота. Эта задача выполняется службой ДОУ, ответственной за совершенствование документационных процессов.

Объем документооборота

В объем документооборота включается общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учитываются:

• регистрируемые документы;

• нерегистрируемые документы;

• копии документов (учитываются отдельно).

В результате подсчетов составляется справка об объеме документооборота. Объем документооборота выражается дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий за месяц, квартал, год.

Пример справки об объеме документооборота

Наименование организации

служба ДОУ

С П Р А В К А

____№ ______

Об объеме документооборота

за _________________ 2008 г.

^месяц

Документопотоки	Количество документов		Всего
	подлинники	копии
Входящие
Исходящие
Внутренние
Итого

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Личная подпись Инициалы, фамилия

В результате анализа документооборота выясняется:

• загруженность специалистов;

• количество документов;

• потребность организации в компьютерах, прикладных программах;

• объем необходимой и достаточной информации для функционирования аппарата управления.

Порядок обработки документов может быть представлен в виде схем и оперограмм. Типовые технологии движения и обработки документов включают операции:

• прием, первичная обработка, регистрация документов;

• направление на рассмотрение;

• оформление удостоверения или вынесение резолюции;

• тиражирование;

• ознакомление, исполнение или отправка;

• контроль за прохождением и сроками исполнения;

• оперативное хранение, передача в архив или уничтожение.

Регистрация документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или в автоматизированной системе.

Входящие документы регистрируются в день поступления. Жалобы, заявления, предложения граждан могут быть зарегистрированы в течение трех дней со дня поступления и отдельно от других документов.

Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания. Порядок регистрации должен быть предусмотрен инструкцией по делопроизводству организации, стандартом предприятия или регламентом.

При регистрации документов используются следующие материалы:

1. перечень документов, не подлежащих регистрации вообще;

2. перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях;

3. перечень структурных подразделений с их индексами (их фиксирует документ – структура и штатная численность);

4. локальные тематические классификаторы;

5. инструкция по делопроизводству.

Регистрационный номер может быть:

• простым (порядковый номер);

• сложным (к порядковому номеру добавляется индекс).

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.

Например: № 18/02-11, где:

№ 18 – индивидуальный порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации;

02 – индекс структурного подразделения (закрепляется структурной и штатной численностью);

11 – номер дела по номенклатуре дел;

02-11 – индекс дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер может быть в виде:

• цифрового обозначения;

• буквенно-цифрового обозначения.

Формы регистрации:

1. журнальная (традиционная) на бумажном носителе;

2. электронная журнальная;

3. регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе (в виде бланка на бумаге формата А5 (148х210) в любой цветовой гамме, выполненном типографским способом или методом оперативной полиграфии);

4. автоматизированная регистрационно-контрольная карточка (РКК);

5. информационно-контрольная карточка (ИКК).

Наиболее рациональной является автоматизированная система регистрации и учета документов. Основной принцип регистрации – однократность операции.

Форма журнальной регистрации

входящих документов

Входящий регистрационный номер	Дата поступ-ления	Корреспондент	Исходящий номер	Краткое содержание документа (заголовок)	Резолюция, исполнитель	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7

Форма журнальной регистрации

исходящих и внутренних документов

Регистрационный номер	Дата регист-рации	Адресат	Краткое содержание документа (заголовок)	Исполнитель	Кол-во листов	Номер дела
1	2	3	4	5		6

Форма регистрационно-контрольной карточки

лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Регистрационный номер документа	Дата отправки документа	Дата поступления документа	Регистрационный номер документа
Краткое содержание (заголовок) документа
Резолюция		Исполнитель
Срок исполнения

оборотная сторона

Исполнитель	Дата			исходящий №
Куда, кому				№  дела
кем подписан		Краткое содержание
отметка об ИСПОЛНЕНИИ
рассылка				кол-во листов
Фонд №		Опись №	Дело №

Форма журнала регистрации принятых факсограмм

Регистрационный номер	Корреспондент	ФИО, № телефона передавшего документ	Краткое содержание	Принято					Отправлено
				Дата, время	Кол-во листов		ФИО лица, принявшего документ		Наименование организации, структурного подразделения, ФИО исполнителя	Дата, время отправления	ФИО лица, отправившего документ
1	2	3	4	5		6		7	8	9	10