Входящий документопоток

Документы, поступившие в организацию, подвергаются экспедиционной обработке:

• проверяется правильность доставки;

• вскрывается конверт, проверяется целостность вложений;

• осуществляется предварительная сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые;

• передаются документы с пометкой «лично» по назначению.

Входящий документопоток организации составляют:

1. документы вышестоящей организации (органов государственной власти и местного самоуправления и др.). Виды документов – законы, указы, постановления, решения, приказы, распоряжения, указания, директивные письма, поручения, инструкции, рекомендации;

2. документы подведомственных организаций, филиалов головных компаний и др. Виды документов – запросы, отчеты, докладные записки, письма, акты и др.;

3. документы иных организаций, не находящихся в подчинении, с целью согласования и консультации. Виды документов – запросы, отзывы, служебные письма, договоры, акты, счета, заявки, заключения и др.;

4. документы, поступающие от граждан в органы государственной власти. Виды документов – обращения, жалобы, предложения.

В организации должен быть утвержденный перечень нерегистрируемых документов (прилагается к инструкции по делопроизводству).

Регистрируемые документы делятся на три потока:

• поступившие на имя руководителя;

• поступившие в адрес структурных подразделений;

• поступившие непосредственно к специалистам.

Маршруты движения документов определяются существующей в организации системой делопроизводства.

Исходящий документопоток

Исходящие документы отправляются за пределы организации. В эту группу входят:

• инициативные документы;

• ответные документы на поступившие письменные или устные запросы;

• распорядительные документы, направляемые в подведомственные организации, филиалы, представительства;

• отчетные, договорные, справочно-аналитические документы, направляемые в вышестоящие организации и органы управления.

Проекты исходящих документов готовятся специалистами-исполнителями в структурных подразделениях в двух экземплярах (факсы и телефонограммы – в одном экземпляре) и согласовываются:

• с заинтересованными организациями и учреждениями (внешнее согласование);

• с руководителями структурных подразделений внутри организации (внутреннее визирование).

Внутреннее согласование оформляется постановлением реквизита «виза согласования», внешнее – реквизита «гриф согласования».

После удостоверения (подписания, утверждения, проставления оттиска печати при необходимости) документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов или в автоматизированной системе. Регистрационный номер необходимо зафиксировать на обоих экземплярах. Затем служба ДОУ готовит один экземпляр к отправке, а другой подшивается в соответствующее дело организации с материалами, на основании которых он составлялся. Важно иметь массив постоянных адресатов для рассылки документов. Печатается опись на почтовые отправления. Рассылка исходящих документов происходит в тот же день.