Глава 1. Технологии работы с документами в доу План

1. Типовые технологии документооборота.

2. Регистрация документов и контроль за их исполнением.

3. Номенклатура дел.

4. Формирование и текущее хранение дел.

5. Экспертиза ценности и обеспечение сохранности документов.

6. Подготовка документов к длительному хранению и порядок передачи в архив.

Задачи изучения темы:

1. дать представление о документопотоках и технологии обработки входящих, исходящих внутренних документов;

2. рассмотреть основные цели, современные формы регистрации;

3. сформировать представление о взаимосвязи регистрации документов с организацией справочно-информационной работы;

4. определить задачи, стадии контроля за исполнением документов;

5. сформировать представление о видах и сроках контроля;

6. развить навыки по подготовке номенклатуры дела, ее оформлению;

7. изучить правила формирования дел;

8. рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов в учреждении.

Текст лекции

1. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, средство коммуникации. В документооборот включается совокупность документов:

• создаваемых в организации (внутренних);

• поступивших в организацию (входящих);

• направляемых в другие организации и в органы государственной власти (исходящие).

Документооборот не сводится только к движению документов. На всех стадиях принятия управленческих решений происходит отбор и оценка необходимой информации.

Рациональная организация документооборота позволяет:

1. управлять движением документов в аппарате управления;

2. обеспечивать своевременно информацией руководителей и работников;

3. организовывать оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;

4. исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

5. единообразно организовать порядок прохождения и процесс обработки документов;

6. контролировать исполнение документов в организации, учреждении.

В настоящее время наблюдается постоянный рост объемов документации, к чему приводят многообразные причины:

• научно-технический процесс, расширение производства;

• создание новых организаций или реорганизация прежних;

• усложнение процессов управления и их документирования;

• увеличение количества проверок контролирующих органов;

• неквалифицированное управление документационными потоками, некомпетентность управленческого персонала;

• несоблюдение правил организации документооборота, предусмотренных нормативно-методическими актами;

• дублирование информации в документах, резкое увеличение объема документооборота;

• нарушение сроков исполнения документов, договорных обязательств;

• отсутствие специализированного структурного подразделения в организации, ответственного за постановку делопроизводства;

• замена централизованной обработки документов на их учет в структурных подразделениях;

• отсутствие автоматизированных технологий обработки документной информации.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая регистрации. В структурных подразделениях учитывается, как правило, специализированная документация (бухгалтерская), а в службе ДОУ – организационно-распорядительная.