Обеспечения управления План

Глава 1. Технологии работы с документами в ДОУ.

Глава 2. Конфиденциальное делопроизводство.

Глава 3. Организация работы с письменными обращениями граждан.

Цель изучения раздела – освоение порядка работы с документами.

Задачи раздела:

1. дать понятие «документооборот»;

2. охарактеризовать типовые технологии документооборота: регистрация документов, контроль за исполнением, систематизация, справочно-аналитическая работа, текущее хранение, передача в архив или уничтожение;

3. рассмотреть назначение и порядок составления номенклатуры дел;

4. изучить требования к проведению экспертизы ценности документов.

Рекомендации по самостоятельному изучению раздела:

В данном разделе рассматривается организация работы с документами. Выясняется перечень нормативно-методических документов, регламентирующих определенные технологии обработки и хранения документов. Проблемой документационной деятельности является постоянное значительное увеличение документооборота. Уделяется внимание основным принципам организации документопотоков. Выясняются в соответствии с нормативными актами технологические цепочки движения и обработки документов. Порядок работы с документами, операции по их обработке зависят от их принадлежности к определенному документопотоку:

• входящие;

• исходящие;

• внутренние.

Рассматривается понятие «объем документооборота». Студенты должны иметь представление о схемах движения документов, уметь анализировать документооборот с целью его оптимизации.

Далее изучается порядок регистрации, индексации документов с учетом информационно-поисковой системы организации. Особое значение имеет выбор регистрационной формы. Рассматриваются преимущества автоматизированной регистрации. Следует уделить внимание составу информации о документах, которая вносится в регистрационную форму.

Одним из основных вопросов темы является контроль за исполнением документов. Дается характеристика порядку постановки документа на контроль, снятию с контроля.

Далее изучается организация текущего хранения документов. Прежде всего, обсуждается порядок формирования дел в соответствии с номенклатурой дел, принципы систематизации документов внутри дела, правила его оформления для передачи на архивное хранение.

Изучается методика разработки номенклатуры дел, регламентация требований к ее составлению в современных нормативно-методических документах.

Одна из ключевых проблем в ДОУ – экспертиза ценности документов и требования к ее проведению. Изучаются работа и функции экспертных комиссий (ЭК). Экспертиза ценности – это один из завершающих этапов работы с документами. Студенты должны знать особенности документирования результатов проведенной экспертизы.

Изучаются основные требования к передаче документов в архив организации и правила составления описей.

Тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна, т. к. любая организация, являясь владельцем информационных ресурсов, заинтересована в их сохранности и защите. В условиях, когда многие организации и учреждения используют для документирования бумажные носители информации, в том числе и для конфиденциальной документации, вся эффективность ее сохранности зависит от правильной организации конфиденциального документооборота.

Ограничение доступа к документированной информации – это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести ущерб организации (учреждению): собственникам, владельцам, пользователям.

Документированная информация в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» подразделяется на:

• общедоступную информацию;

• информацию, доступ к которой ограничивается.

В данной теме рассматриваются два вида документированной информации ограниченного доступа:

• информация, отнесенная к государственной тайне;

• информация конфиденциальная.

В ходе изучения темы выясняется порядок отнесения документации к государственной тайне и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию. В частности, рассматриваются следующие технологии:

• изготовление и учет конфиденциальных документов;

• прием, регистрация конфиденциальных документов;

• тиражирование, рассылка;

• группировка исполненных документов в дела, использование дел;

• снятие с дел грифа ограничения доступа;

• порядок хранения и уничтожения документов ограниченного доступа.