Раздел II. Практика оформления служебных документов План

Глава 1. Структура документа. Унифицированная форма документа. Требования к оформлению реквизитов служебных документов.

Глава 2. Системы документации. Требования к оформлению различных служебных документов.

Цель изучения раздела – ознакомление с требованиями к оформлению служебных документов.

Задачи раздела:

1. изучение процессов унификации и стандартизации документации;

2. анализ структуры современного управленческого документа, состава реквизитов;

3. рассмотрение назначения состава и особенностей оформления бланков служебных документов;

4. изучение требований к оформлению документов, относящихся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации и др. системам.

Рекомендации по самостоятельному изучению раздела:

Исследование данной темы следует начать с определения понятий «унификация», «стандартизация». Выяснить, для чего нужны единые требования и правила оформления управленческих документов.

В широком смысле унификация – это приведение чего-либо к единообразию, а стандартизация – юридическое закрепление проведенной унификации, хотя унификация может проводиться и самостоятельно, не с целью разработки стандарта. В результате унификации могут быть созданы унифицированные формы документов, которые объединяются в системы, комплексы, альбомы. Унифицированная форма предполагает прежде всего закрепление текста и состава других реквизитов, придающих юридическую силу документам, порядок их расположения. В тексте унификации подвергаются структура, языковые конструкции.

Важно рассмотреть стиль служебных документов, особенности лексических, морфологических норм, порядок применения языковых формул и допустимых сокращений.

Особую трудность для исполнителей представляет работа над текстом служебного документа. Типичные ошибки связаны с незнанием значений слов, неправильным употреблением стилистических сокращений, лексики, числительных, предлогов, знаков препинания. Составляя и оформляя документы, важно учитывать правописание имен собственных, географических названий и наименование учреждений, особенности лексических и графических сокращений. Также необходимо помнить правила пунктуации, актуальные для официально-делового стиля. Стандартизация деловой речи охватывает, таким образом, все уровни языка – лексика, морфология, синтаксис.

Основным нормативным актом, регламентирующим требования к реквизитам и бланкам в служебных документах является ГОСТ Р 6.30–2003. Структуру текстов и порядок оформления управленческой документации закрепляет ГСДОУ. Рассматривая формуляр современного управленческого документа, следует изучить состав реквизитов и порядок их расположения. Многие реквизиты оформляются несколькими способами, поэтому важно знать самые оптимальные из них. Формуляр документа устанавливает не только расположение постоянных и переменных реквизитов, но и поля. Далее следует перейти к понятию бланка, остановиться на назначении и видовом составе бланков.

В данной теме рассматриваются функциональные системы документации, выделяемые в сфере управления. Прежде всего следует дать классификацию систем документации, рассмотреть порядок разработки унифицированных форм документов. Важно подчеркнуть, что центральное место среди систем занимает унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Организационно-распорядительная документация (ОРД) классифицируется по трем основным группам:

• организационно-правовые документы;

• распорядительная документация;

• информационно-справочная документация.

Выясняется назначение и состав ОРД.

При изучении темы студентам необходимо понять прежде всего значение организационных документов, выяснить положения Гражданского кодекса Российской Федерации, федеральных законов, предъявляющих требования к данной системе документации в зависимости от организационно-правовой формы организации. Законодательством устанавливается состав организационных документов, являющихся обязательными при создании тех или иных организаций. Особое внимание следует уделить учредительным документам, понять их роль как правовой основы деятельности и базы создания рационального документационного обеспечения. При изучении таких документов как положение, должностная инструкция, регламент следует обратить внимание на:

• их взаимосвязь;

• регламентацию правовыми актами;

• унификацию текстов;

• порядок согласования и удостоверения;

• формуляр документов.

Следует выяснить значение распорядительных документов. Обратить внимание на то, что вид распорядительного акта выбирается не произвольно, а в соответствии с действующим законодательством, нормативными и нормативно-методическими документами и в зависимости:

• от принимаемых решений;

• от уровня органа управления;

• компетенции должностного лица;

• порядка принятия управленческого решения.

Изучаются особенности содержания и порядок государственной регистрации нормативно-правовых актов, издаваемых на федеральном уровне. Особое внимание следует уделить структуре текстов распорядительных документов и порядку их визирования.

Далее рассматривается разнообразная по видам и оформлению информационно-справочная документация, образующаяся в процессе деятельности организации. Изучаются особенности оформления переписки, этикет служебного письма. Следует обратить внимание на специфику оформления актов, протоколов и др. документов. Схематично рассматривается система плановой, отчетной, кадровой, финансовой документации.