2.4.4. Виды деятельности, главные составляющие работы в конкретной должности

Указываются главные составляющие работы в конкретной должности. В переводной литературе для обозначения видов деятельности в конкретной должности иногда используют термин «параметры подотчетности». Считается, что каждый работник должен знать параметры подотчетности для своей работы. Эти параметры формируются в результате разделения всех закрепленных за подразделением работ между конкретными работниками. В результате такого разделения за каждым работником закрепляется один или более видов деятельности (количество закрепленных за одним человеком работ или видов деятельности зависит от их трудоёмкости).

Примеры видов деятельности (параметров подотчетности): сбыт; продажа товаров; производство (выполнение работ, оказание услуг); прогнозирование; оперативное руководство; обучение.

Как уже отмечалось, должность (работа) может предполагать предполагает несколько видов деятельности.

Важно не только сформулировать виды деятельности, но и сформулировать их в терминах отчетности, ответственности!

Некоторую сложность может вызвать выделение видов деятельности (параметров подотчетности) менеджеров. Применительно к этой категории работников рекомендуется учесть, что в настоящее время специалисты оперируют четырьмя этапами менеджмента, которые в совокупности образуют цикл PDCA (цикл Деминга).

2.4.5. Функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности

По каждому виду деятельности необходимо указать детальный список фактических функций, обязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту. Особое внимание надо уделить четкости формулировок, чтобы работнику было совершенно ясно, за что он отвечает.

Возможная группировка функций, обязанностей: А. Ежедневные обязанности; Б. Периодически выполняемые обязанности (указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, и т. д.); В. Обязанности, выполняемые нерегулярно.

При определении функций, обязанностей и ответственностей должностного лица необходимо учитывать ряд следующих факторов:

- Перечисленные функции, обязанности и ответственности должны быть приоритетными. Если для какого-то вида деятельности характерно большое количество функций (обязанностей, ответственностей), то должно быть выделено 20% "критических" функций (обязанностей, ответственностей), которые обеспечивают 80% успеха (Закон Парето!);

- Эти функции, обязанности и ответственности должны поддаваться оценке;

- Определение функций, обязанностей и ответственностей должно быть кратким и начинаться с глагола в повелительном наклонении;

- Для менеджеров под обязанностями и ответственностью понимаются проблемы, связанные как с производством (работами, услугами), так и с человеческим фактором.

Если должность предполагает осуществление нескольких видов деятельности, то функции, обязанности и ответственности фиксируются по каждому из них.

В зависимости от особенностей должности в описании работы может оказаться уместным изложить лишь перечень обязанностей или же могут быть указаны требуемые результаты (см. пример). Если возможны оба подхода, то предпочтение следует отдать второму.

Также нужно учесть, что описание работы может быть облечено в одну из двух основных форм, в зависимости от того, на чем акцентируется внимание - на выполнении определенной задачи или на ответственности. Из этих двух форм более предпочтительна та, которая ориентирована на ответственность. Хотя то, чем заняты работники на своем рабочем месте, безусловно, важно, главное - рамки их ответственности и конечная цель.