Тема 5. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления Студент должен иметь представление:

• о возможностях автоматизации процессов документационного обеспечения управления, применения ПК, современного программного обеспечения и средств оргтехники.

Компьютерное делопроизводство. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления.

Методические указания

Коммерческий успех предприятия во многом зависит от его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

• ввода, подготовки и редактирования документа;

• ввода и обработки сведений о документах;

• обмена документами между руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;

• осуществления контроля исполнения документов;

• приема и пересылки документов;

• систематизации и документов и формировании дел;

• подготовки к архивному хранению и архивирования.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации делопроизводства позволяет повысить исполнительскую дисциплину; более эффективно использовать рабочее время, уменьшить потери документов, централизованно отслеживать движение документа, более рационально организовать документооборот предприятия.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие требования предъявляются к системам автоматизации делопроизводства?

2. Каковы возможности автоматизации контроля исполнения документов?

3. Можно ли считать подлинником документ, полученный по электронной почте?

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Контрольная работа должна быть оформлена в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и действующими стандартами на документацию рукописным или машинописным способом (в текстовом редакторе) на стандартных листах формата А4 (210 297 мм). Текст следует располагать с одной стороны листа без рамок. При этом каждый лист должен иметь следующие размеры полей:

30 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

При оформлении контрольной работы с применением текстового редактора Word for Windows следует использовать шрифты Times New Roman размером № 12 – 14, размер межстрочного интервала в тексте – полуторный. Цвет шрифта – Авто или черный. Текст должен быть выровнен по ширине листа. При рукописном оформлении работы текст пишется четко, аккуратно, разборчиво пастой темного (черного, темно-синего, фиолетового) цвета. Высота строчных букв должна составлять не менее 2,5 мм, расстояние между строками текста основной части работы должно составлять не менее 5 мм, строки должны располагаться параллельно краям листа и друг другу. Текст не должен содержать помарок, все исправления должны выполняться аккуратно, при помощи корректора. Отдельные абзацы в контрольной работе выделяют красной строкой (отступ должен составлять примерно 5 символов) или делают между ними увеличенный интервал.

Контрольная работа должна содержать титульный лист, оформленный в соответствии с установленными на заочном отделении требованиями, содержание, основную часть и список литературы. Каждый структурный элемент работы должен иметь название и номер и начинаться с нового листа. Нумерацию осуществляют при помощи арабских цифр, после номера проставляют точку. В заголовках структурных элементов переносы слов не делают, точку в конце заголовка не ставят.

Образцы документов, приводимых в контрольной работе, следует оформлять в виде приложений к курсовой работе в самом конце. Каждое приложение должно начинаться с нового листа и иметь порядковый номер, указанный вместе со словом «Приложение» в правом верхнем углу листа. Приложения нумеруются и размещаются последовательно по мере ссылок на них в тексте работы.

Листы контрольной работы должны быть обязательно скреплены за левое поле при помощи степлера или скоросшивателя и пронумерованы. Номера листов проставляют на верхнем поле по центру при помощи арабских цифр без каких-либо знаков препинания. Титульный лист контрольной работы включают в нумерацию, но номер на нем не проставляют.

В конце работы студент должен проставить дату ее написания и личную подпись.

Вариант контрольной работы определяется по последней цифре шифра студента. Работы, выполненные по другому варианту, возвращаются без проверки. Контрольная работа должна быть выполнена своевременно и сдана для проверки в установленные сроки. Преподаватель, проверив контрольную работу, при необходимости может сделать замечания и возвратить работу студенту для внесения исправлений и доработок. Только при наличии зачтенной контрольной работы студент допускается к сдаче итогового экзамена по дисциплине.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Вариант 1

1. Справочно-информационные документы. Требования к оформлению докладных и объяснительных записок, актов.

2. Номенклатура дел организации. Порядок ее разработки, согласования, введение в действие.

Вариант 2

1. Документирование внутренних проверок и ревизий. Акты по итогам внутренних проверок, требования к ним.

2. Регистрация документов. Регистрационные формы, требования, предъявляемые к ним.

Вариант 3

1. Организационные документы. Уставы, положения, инструкции, требования, предъявляемые к ним.

2. Организация контроля исполнения документов.

Вариант 4

1. Деловая переписка. Требования к оформлению и тексту делового письма.

2. Текущее хранение документации. Дело, формирование дел.

Вариант 5

1. Распорядительные документы. Требования к оформлению и тексту приказа по основной деятельности, распоряжения, указания.

2. Обеспечение сохранности документов в процессе работы с ними. Информационно-справочная работа по документам.

Вариант 6

1. Приказы по личному составу. Требования к приказам о приеме, переводе, увольнении, поощрении, взыскании.

2. Служба документационного обеспечения управления, ее функции, структура, должностной состав, организация работы.

Вариант 7

1. Особенности оформления финансовых и бухгалтерских документов, Требования, предъявляемые к первичным документам.

2. Экспертиза ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение. Полное оформление дел.

Вариант 8

1. Личные дела и трудовые книжки работников. Оформление, ведение, учет, правила работы с ними.

2. Организация документооборота. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами.

Вариант 9

1. Требования, предъявляемые к оформлению отдельных реквизитов управленческого документа. Обязательные реквизиты документа и служебные отметки.

2. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию и коммерческую тайну.

Вариант 10

1. Документирование деятельности коллегиальных органов. Оформление протоколов.

2. Особенности работы с бухгалтерскими и финансовыми документами. Документооборот в бухгалтерском учете.

ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ К ЗАЧЕТУ

1. Понятие документа и документирования. Требования, предъявляемые к документу, его функции. Юридическая сила документа.

2. Классификация документов по виду оформления. Порядок заверения и выдачи копий документов в организации.

3. Унификация и стандартизация служебных документов.

4. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Состав и правила оформления реквизитов документа. Обязательные реквизиты документа.

5. Общие правила оформления документов. Требования к бланкам, виды бланков. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа.

6. Общая характеристика системы организационно-распорядительной документации. Группы документов, входящих в нее.

7. Организационные документы, требования, предъявляемы к ним.

8. Распорядительные документы, их оформление, требования к тексту.

9. Справочно-информационная документация.

10. Деловая переписка, оформление деловых писем.

11. Организация работы с документами. Служба ДОУ.

12. Документооборот, его организация. Работа с основными документопотоками.

13. Текущее хранение документации. Дело, формирование дел.

14. Обеспечение сохранности документов в процессе текущего хранения и работы с ними.

15. Номенклатура дел организации.

16. Экспертиза ценности и подготовка документов к архивному хранению. Полное оформление дел.

17. Документирование движения кадров и оценки результатов труда. Работа с документацией по личному составу.

18. Особенности работы с конфиденциальными документами.

19. Требования к финансовым документам. Особенности работы с бухгалтерскими документами.

20. Компьютерное делопроизводство. Организация электронного документооборота. Современные средства оргтехники.

ЛИТЕРАТУРА

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документов». - М.: Госстандарт, 1993.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.». -М.: Госстандарт, 1998.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. - М.:ВНИИДАД, 1991.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ. – М.: Росархив, 2002.

5. Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. - Москва-Новосибирск, 1998.

7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

8. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.

9. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. – М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1997.