Тема 4. Организация работы с документами

Студент должен

знать:

• принципы и формы организации работы с документами на предприятии;

• требования к организации документооборота;

• структуру и функции служб документационного обеспечения.

• требования к делам и документам, помещаемым в дело;

• правила составления, порядок согласования и утверждения номенклатуры дел организации;

• принципы обеспечения сохранности документации;

• требования к делам, передаваемым на архивное хранение;

уметь:

• обрабатывать входящие, исходящие и внутренние документы;

• осуществлять регистрацию и индексацию документов, контролировать их исполнение;

• оформлять обложки дел;

• помещать документы в дела в соответствии с номенклатурой;

• контролировать сохранность документации;

• оформлять дела, передаваемые на архивное хранение, составлять на них описи.

Организация работы с документами в учреждении. Служба документационного обеспечения управления. Организация документооборота. Регистрация и контроль исполнения документов. Текущее хранение документации. Дело. Формирование дел. Номенклатура дел предприятия водного транспорта. Текущее хранение дел, обеспечение сохранности документов. Сроки хранения документов. Экспертиза ценности и подготовка дел к архивному хранению. Архив предприятия. Особенности работы с конфиденциальной документированной информацией.

Методические указания

В зависимости от структуры учреждения, специфики его работы, функций работа с документами может осуществляться централизованно, децентрализованно или в смешанной форме.

Информационно – документационное обеспечение деятельности любого учреждения осуществляет специальное структурное подразделение (управление делами, канцелярия, секретариат, общий отдел, отдел документационного обеспечения) деятельность которого регламентируется соответствующим положением. Требования к службам ДОУ, их функции, права и обязанности указаны в ГСДОУ.

Под документооборотом понимают движение документов в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки. Документооборот – это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам для выполнения необходимых операций. Документооборот в учреждении должен быть организован таким образом, чтобы каждый документ кратчайшим путем через минимальное количество пунктов или инстанций попадал по назначению в соответствии с функциональным распределением обязанностей между руководителями и специалистами. Возвратные перемещения документа при этом должны быть исключены или сведены к минимуму.

Для массовых категорий документов разрабатываются единообразные маршруты движения и комплексы технологических операций. Документооборот в учреждении регламентируется графиком. В нем выделяют три документопотока – входящие, исходящие и внутренние документы.

Юридическим доказательством факта создания или получения документа является его регистрация. Важнейшие принципы регистрации документов – однократность и своевременность. Для регистрации в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов могут использоваться журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Обе формы регистрации – журнальная и карточная, имеют свои преимущества и недостатки.

Исполнение документов контролируется службой ДОУ. Вести контроль исполнения удобнее всего при помощи контрольной картотеки. Периодически результаты контроля исполнения обобщаются и анализируются службой ДОУ.

Текущее хранение документации в учреждении осуществляется путем формирования дел. Каждый документ учреждения должен быть отнесен к тому или иному делу. Дела могут формироваться по номинальному, авторскому, предметно-вопросному, хронологическому и т.д. признаку. Документы в деле могут располагаться в хронологическом, нумерационном, логическом порядке, по алфавиту. Порядок расположения документов в деле может быть прямым и обратным.

Каждому делу присваивается индекс, составляется заголовок, раскрывающий содержание дела. Обложки дел должны быть надлежащим образом оформлены.

Документы, помещаемые в дело, должны соответствовать своей содержательной частью его заголовку и удовлетворять установленным требованиям. Недооформленные и неисполненные документы, документы, подлежащие возврату, в дела не помещают.

Объем дела в стандартном отечественном скоросшивателе не должен превышать 250 листов (толщина дела не более 4-х см.). При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируют несколько томов этого дела. Дело может состоять и из одного документа.

Большинство дел в организации формируется в течение года. Исключение составляют переходящие дела.

Классификация документов в организации закрепляется в номенклатуре дел - систематизированном перечне дел, заводимых в организации. Этот перечень должен охватывать весь комплекс документов организации и оформляться в установленном порядке.

Индивидуальная номенклатура дел составляется для каждой отдельной структурной части учреждения на 1 год. Сводная номенклатура дел учреждения составляется на основе номенклатуры дел его структурных подразделений. Для однородных по характеру учреждений вышестоящими организациями разрабатываются примерные и типовые номенклатуры дел.

Составленная номенклатура дел должна быть согласована с экспертной комиссией учреждения, архивным органом и утверждена руководителем. Согласование и утверждение номенклатуры дел должно проводиться не реже одного раза в пять лет.

Дела в номенклатуре располагают в определенной последовательности в зависимости от их важности и взаимосвязи. Для каждого дела указывают срок хранения. В качестве наименований разделов номенклатуры дел могут быть указаны направления деятельности организации или ее структурные подразделения. В конце каждого раздела при составлении номенклатуры дел оставляют несколько резервных номеров.

По окончании года подсчитывается количество дел, заведенных в организации, по категориям и к номенклатуре дел составляется итоговая запись установленной формы.

Систематизация документов в соответствии с заводимыми в организации делами обеспечивает их учет, быстрый поиск и сохранность. Для обеспечения сохранности и своевременного возврата документов и дел их выдача сотрудникам на время для работы должна надлежащим образом оформляться.

Минимальные сроки хранения документации установлены в Перечнях документов с указанием сроков хранения, типовых или ведомственных. Ежегодно в учреждениях, организациях и на предприятиях проводится экспертиза ценности документов. Отбор документов для дальнейшего хранения и использования осуществляет экспертная комиссия (ЭК) предприятия – постоянно действующий коллегиальный орган, создаваемы приказом руководителя.

Экспертиза ценности документов проводится путем полистного просмотра дел. Дела со сроками хранения более 10 лет при подготовке их к передаче на архивное хранение подлежат полному оформлению и описанию. Уничтожение дел, не подлежащих хранению, осуществляется на основании акта. Дела включают в акт о выделении к уничтожению после того, как описи на дела со сроками хранения более 10 лет за соответствующий период будут рассмотрены ЭК.

Практическое задание № 4.

Разработка и оформление номенклатуры дел организации.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каковы функции службы ДОУ?

2. Что понимают под документооборотом? Составляющие документооборота, требования к нему.

3. Как осуществляется обработка входящих, исходящих и внутренних документов?

4. Что такое регистрация? Как регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы?

5. Что представляет собой журнальная и карточная формы регистрации? Каковы их достоинства и недостатки?

6. В чем заключается контроль исполнения документов?

7. Что такое дело?

8. Что понимают под формированием дел?

9. Перечислите признаки формирования дел и принципы систематизации документов в делах.

10. Как оформляется обложка дела?

11. Перечислите требования, предъявляемые к документам, помещаемым в дело.

12. Что представляет собой номенклатура дел организации ?Как она оформляется?

13. Что представляет собой примерная и типовая номенклатура дел?

14. Как составляется итоговая запись к номенклатуре дел?

15. Как документируется факт выдачи сотрудникам предприятия отдельных документов и дел во временное пользование?

16. Кем устанавливаются сроки хранения документов в организации?

17. Перечислите функции ЭК.

18. Что включает в себя полное оформление дел?