Тема 2. Документирование управленческой деятельности Студент должен знать:

• состав, правила оформления и размещения реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003;

• виды бланков и требования к ним;

уметь:

• оформлять основные реквизиты документов;

• проектировать бланки для конкретной организации.

Состав реквизитов управленческих документов и правила их оформления в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 с изменениями и дополнениями. Обязательные реквизиты документа. Размещение реквизитов. Бланк и формуляр документа. Виды бланков, требования к ним. Унифицированные формы. Правила оформления документов при использовании технических средств. Требования к тексту служебного документа, унификация текста.

Методические указания

ГОСТ Р 6.30 – 97 устанавливает состав, правила оформления и размещения для 29 реквизитов, которые могут использоваться для оформления организационно-распорядительных документов. Реквизит – элемент официального документа. Совокупность реквизитов, необходимых для оформления конкретного документа с указанием их размещения образует формуляр этого документа. Стандарт определяет максимальный набор реквизитов для системы ОРД, конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Часть реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 97 является обязательными, отсутствие какого-либо из них лишает документ юридической силы.

Для оформления документов чаще всего используются форматы А4 (210x197 мм) и А5 (148x210 мм).

Размеры полей, указанные в стандарте – минимальные. Для документов долговременного и постоянного срока хранения левое поле устанавливается 35 мм., т.к. эти документы будут переплетены или подшиты.

При большом количестве документов, оформленных в организации, целесообразно заранее отпечатать в типографии или изготовить при помощи средств оперативной полиграфии бланки. Бланк – стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации – авторе. Такой бланк может быть введен в память ПЭВМ и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется документ. Текст служебного документа должен быть убедительным, логичным, максимально кратким и точным. При его составлении часто используются наборы стандартных фраз и выражений, устойчивые словосочетания. Тон служебного документа должен быть нейтральным, формулировки – безупречным в юридическом отношении.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каким образом должен быть оформлены и размещены в документе все реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 97?

2. Какие реквизиты из максимального набора являются обязательными?

3. Что такое бланк и формуляр документа?

4. Как оформляется общий бланк и бланк для писем?

5. Какие требования предъявляются к тексту служебного документа?

Тема 3. Государственные унифицированные системы документации Студент должен знать:

• виды организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению;

• порядок документирования трудовых правоотношений;

• требования к составлению и оформлению договорно-правовых и претензионно-исковых документов;

уметь:

- составлять и оформлять организационно-распорядительные, кадровые, договорно-правовые и претензионно-исковые документы.

Система ОРД, ее особенности, характеристика, состав. Организационные, распорядительные и справочно-информационные документы на предприятиях водного транспорта. Характеристика документов, входящих в систему ОРД, их особенности, правила составления и оформления.

Служебная переписка на предприятиях водного транспорта. Деловое письмо в условиях унификации. Виды писем, их составление и логическое построение, правила оформления делового письма. Основные этапы переписки. Деловое письмо международного образца.

Документирование трудовых правоотношений на предприятиях водного транспорта. Состав, характеристика документации по трудовым правоотношениям, правила составления, оформления и работы с кадровой документацией. Трудовой договор. Приказы по личному составу Личные дела. Трудовые книжки.

Договорно-правовая документация. Типовые и примерные формы договоров. Договор купли-продажи, мены товаров, возмездного оказания услуг. Оформление приложений к договорам и протоколов разногласий. Доверенность. Коммерческий акт. Рекламация, ответ на нее. Исковые заявления.

Методические указания

В систему ОРД входят три группы документов – организационные, распорядительные и справочно-информационные.

Организационные документы – это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность предприятия. Организационные документы – уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания, структура и штатная численность. В тексте утвержденных организационных документов недопустимы исправления, даже оговоренные, все изменения в их текст вносятся изданием распорядительного документа.

Распорядительные документы могут издаваться на основе единоначалия (приказы, распоряжения, указания) и на коллегиальной основе (постановления, решения, распоряжения). В основном, распорядительная деятельность предприятия документируется посредством издания руководителем приказов, по текущим и оперативным вопросам издаются распоряжения и указания.

Ход обсуждения вопросов и принятие решений коллегиальным органом документируется протоколами.

Информационно-распорядительные документы являются подтверждением какого-либо факта, события, действия либо содержат информацию, побуждающую к каким-либо действиям, принятию того или иного управленческого решения. К ним относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, телеграммы и телефонограммы.

Письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые являются связующим звеном, средством обмена информацией, общения между предприятиями, учреждениями и организациями. Служебные письма применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Объем переписки даже на небольшом предприятии относительно велик. Переписка занимает в общем объеме документооборота до 80 %. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, тем не менее, поддается сравнительно четкой классификации. Необходимость в унификации делового письма вызвана однотипностью управленческих ситуаций, требующих составления писем.

Для оформления служебных писем применяется специальный бланк с угловым или продольным расположением реквизитов – бланк для писем или внешний бланк.

По содержанию и назначению различают письма инициативные и ответные. Виды писем: письмо – просьба, письмо – запрос, письма – напоминания и извещения, сопроводительные письма, договорные письма, письма – приглашения, письма – подтверждения, рекламационные (претензионные) письма, гарантийные письма, письма – предложения и т.д.

Большинство писем в организации подписывается руководителем. В некоторых письмах (например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемых в банковские учреждения) проставляются две подписи – руководителя и главного бухгалтера. Гарантийные письма, письма, приводящие к правовым последствиям удостоверяются дополнительно оттиском печати организации.

Практическое задание № 1

Подготовка и оформление распорядительных документов.

Практическое задание № 2

Подготовка и оформление справочно-информационных документов.

Практическое задание № 3

Оформление протоколов и выписок из них.

Вопросы для самоконтроля:

1. Виды организационно-распорядительных документов.

2. Требования к составлению и оформлению приказа.

3. Требования к составлению к оформлению краткого и полного протокола.

4. Оформление выписок из приказов и протоколов.

5. Требования к составлению и оформлению акта.

6. Оформление докладных и объяснительных записок, телеграмм, телефонограмм.

7. Виды деловых писем.

8. Какие реквизиты содержит бланк для писем?

9. Требования к составлению и оформлению делового письма.