Тема 1. Государственная система документационного обеспечения управления Студент должен знать:

• нормативные документы по документационному обеспечению управления и их основные положения;

• принципы унификации и стандартизации управленческих документов;

• виды унифицированных систем управленческой документации;

уметь:

• определять уровень обязательности нормативных документов по документационному обеспечению управления в конкретной организации.

Нормативно-правовое регулирование организации документационного обеспечения управления. Понятие о стандартизации и унификации служебных документов. Цель стандартизации и унификации. Унифицированные системы документации, применение на предприятиях водного транспорта, их виды, значение. Стандарты, их виды, уровень обязательности, применение. Основные нормативные акты по документационному обеспечению управления, применяемые в организациях, учреждениях и на предприятиях водного транспорта.

Методические указания

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества подготовки, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Большую роль в деле упорядочения работы с документами и оптимизации документационных процессов в масштабе страны сыграла Единая государственная система делопроизводства, принятая в 1973 году – научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций по организации и ведению делопроизводства с момента создания или получения документа до его сдачи в архив. В рамках Единой Государственной системы делопроизводства были разработаны первые ГОСТы.

В 1991 году была внедрена Государственная система документационного обеспечения управления. Эта система базируется на ЭВМ, но учитывает и возможности традиционной, ручной обработки документов. На ее основе разрабатывались нормативные и методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления в организации.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. В настоящее время приняты и действуют ряд государственных стандартов на организационно-распорядительные документы: ГОСТ 6.10 – 88 УСД Основные положения; ГОСТ 6.10.5 – 87 УСД Требования к построению формуляра – образца; ГОСТ Р 6.30 – 97 УСД Система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов.

Унифицированная система документации (УСД) – комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требования, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В целях сокращения количества применяемых форм и документов и установления их единообразия в организации разрабатывают табель документов, необходимых и достаточных для реализации ее функций и задач. В табель, утвержденный руководителем, вносятся все документы и формы, используемые для документирования деятельности организации.

Порядок подготовки документов, организация документооборота, регистрация, контроль исполнения, формирование дел, текущее хранение документации регламентируются инструкцией по ведению делопроизводства в организации, которая разрабатывается на основе общегосударственных нормативно-методических документов по ведению делопроизводства с учетом специфики работы данной организации, ее деятельности, структуры, объема документооборота.

К общегосударственным нормативно-методическим документам, которые организация должна приобрести, относятся:

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991;

• Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах российской Федерации. - М., 2000;

• ГОСТ Р 6.30 – 97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. «Требования к оформлению документов» М.: Госстандарт России, 1997;

• Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988;

• Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или ведомственный).

Вопросы для самоконтроля:

1. В чем заключается проведение унификации служебных документов?

2. Содержание значение ЕГСД, ГСДОУ.

3. Что такое стандартизация документов?

4. Значение табеля форм документов и инструкции по ведению делопроизводства в организации.

5. Перечислите основные действующие нормативно-методические документы по ведению делопроизводства.