Федеральное агентство морского и речного транспорта Федеральное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный университет водных коммуникаций»

Котласский филиал ФБОУ ВПО «СПГУВК»

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Методические указания и контрольные задания для студентов-заочников образовательных учреждений среднего профессионального образования по специальности 080110.51 «Экономика и бухгалтерский учет»

Котлас

2012

Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Документационное обеспечение управления» по 080110.51 «Экономика и бухгалтерский учет»

Зам. начальника Речного училища по учебной работе

_____________________Н.Н. Степаненко

«______»______________________ 2011 г.

Составитель Снежурова Е.А. - преподаватель Речного училища Котласского филиала ФБОУ ВПО «СПГУВК»

Рецензенты Пинегина А.С. – ведущий специалист МО «Котлас»

Пелевина Н.Ю. – заведующая канцелярией Речного училища Котласского филиала ФБОУ ВПО «СПГУВК»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Методические указания по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников заочного отделения по специальности 080110.51 «Экономика и бухгалтерский учет».

Назначение методических указаний – помочь студентам заочного отделения специальности 080110.51 «Экономика и бухгалтерский учет» в освоении курса «Документационное обеспечение управления», написании контрольной работы и успешной сдаче итогового экзамена по данной дисциплине.

Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной, устанавливающей базовые знания для освоения специальных дисциплин.

Цель изучения дисциплины - дать учащимся заочного отделения необходимые теоретические знания по документообеспечению и организации работы с документами и практические навыки по составлению и оформлению служебных документов, текущей работы с ними, организации документооборота и текущего хранения документов в учреждении, проведении экспертизы ценности документов и подготовке их к архивному хранению. В процессе изучения дисциплины учащиеся должны подробно ознакомиться с действующими нормативными актами, регламентирующими работу с теми или иными видами документации, овладеть навыками грамотного составления текстов служебных документов и их оформления.

При освоении дисциплины необходимо обращать внимание на ее прикладной характер, на то, где и когда изучаемые теоретические положения и практические навыки могут быть использованы в будущем.

Изложение курса должно сопровождаться показом большого количества наглядных пособий и раздаточного материала (образцов документов, бланков и унифицированных форм, схем, графиков, методических и нормативных документов).

В результате изучения дисциплины

студент должен

иметь представление:

- о взаимосвязи дисциплины «Документационное обеспечение управления» с другими общепрофессиональными и специальными дисциплинами учебного плана;

- о современном состоянии применения систем документации;

знать:

- систему документационного обеспечения управления (ДОУ);

- состав управленческих документов, требования к их подготовке и оформлению;

- принципы организации работы с документами, формы и методы ее совершенствования;

- основные направления унификации и стандартизации специальных систем документации;

уметь:

- составлять, оформлять и обрабатывать служебные документы в соответствии с требованиями ДОУ, используя электронные системы документооборота.

Согласно учебного плана предусмотрены формы контроля знаний, умений и навыков: контрольная работа и зачет

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

№ п/п	Наименование разделов и тем	Максимальная нагрузка студентов	Количество часов по заочной форме обучения			Самостоятельная работа студентов
			Всего	Теоретические занятия	Практические занятия
	Введение. Понятия «документа», «документирования», «документационного обеспечения управления»	2	1	1		1
1.	Государственная система документационного обеспечения управления	2	1	1		1
2.	Документирование управленческой деятельности	4	1	1		3
3.	Государственные унифицированные системы документации	38	8	2	6	30
4.	Организация работы с документами	14	4	2	2	10
5.	Автоматизация процессов документационного обеспечения управления	2	1	1		1
	ИТОГО:	62	16	8	8	46

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Понятия «документа», «документирования», «документационного обеспечения управления»

Студент должен

иметь представления:

о содержании учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления», ее связи с другими дисциплинами;

роли и месте знаний по дисциплине «Документационное обеспечение управления» в процессе освоения учебной программы по специальности;

- о документах, документировании и документационном обеспечении управления;

• о способах документирования с использованием различных носителей информации;

• о функциях документа и требованиях, предъявляемых к нему.

Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» и ее связь с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Понятие о документах, документировании и документационном обеспечении управления. Комплекс документов предприятия. Свойства и функции документа. Требования, предъявляемые к служебным документам, способы документирования. Первичная классификация документов. Подлинность и юридическая сила документа.

Методические указания

Документ – информация, зафиксированная на материальном носителе.

Функции документа: он является источником информации, средством

накопления и хранения информации, способом обмена информацией, юридическим доказательством какого-либо факта, события.

Требования, предъявляемые к документу – наглядность и пригодность к длительному хранению.

Классификация документов – деление их на группы по определенным признакам. Первичная классификация документов облегчает их поиск, обработку, организацию текущего хранения.

Документы делятся:

• по видам деятельности (организационно-распорядительные, финансово-расчетные, по снабжению и сбыту и пр.);

• по способам фиксации и носителям информации;

• по гласности;

• по срокам хранения;

• по срокам исполнения;

• по степени обязательности (директивные и справочно-информационные);

• и т.д.

Юридическая сила документа – это свойство, которое обеспечивается компетенцией учреждения, издавшего документ, установленным порядком оформления и действующим законодательством.

По юридической силе документы бывают подлинными и подложными, действительными и недействительными.

Подлинник – надлежащим образом оформленный и удостоверенный первый экземпляр документа.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника каким – либо способом. Копия имеет юридическую силу, если она надлежащим образом заверена и выдана в установленном законом порядке.

Выписка – копия части документа. Как и копия, должна быть надлежащим образом заверена.

Дубликат – надлежащим образом оформленный и удостоверенный второй и последующие экземпляры документа с пометкой «Дубликат». Дубликат изготовляется вместо утерянного подлинника или для обеспечения его сохранности, имеет одинаковую с подлинником юридическую силу.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что понимают под служебными документами?

2. Каковы функции документа и требования, предъявляемые к нему?

3. Что такое юридическая сила документа?

4. Как классифицируются документы по юридической силе?

5. Что такое подлинник, копия, выписка, дубликат?