3. Організація і документальне оформлення приймання товарів на складах

Обов’язковою операцією технологічного процесу складу є приймання товарів за кількістю та якістю. Приймання товарів – це комплекс робіт з перевірки кількості та якості отриманих товарів, оформлення їх при­й­ман­ня відповідними документами та оприбуткування товарів на складі. Основними завданнями роботи з приймання товарів на складах торговельних підприємств є: - контроль за збереженням товарно – матеріальних цінностей; - перевірка ви­ко­нан­ня поста­чаль­никами договірних зобов’язань за кількістю, асортиментом, які­стю і комп­лект­ністю товарів; - недопущення в торговельну мережу не­добро­якіс­них то­варів і реалізації товарів, котрі не відповідають за якістю ви­мо­гам стан­дартів, технічним умовам та ін.; - пред’явлення до постачальників (ви­роб­ни­ків) майнових претензій за неналежне виконання ними умов дого­ворів.

Чітка організація приймання товарів за кількістю та якістю є однією з обов’язкових умов успішної діяльності торгівлі та її організаційних ланок по вчасному забезпеченню населення товарами належної якості в необхідних кількостях та асортименті. Приймання товарів за кількістю та якістю регулюють положення договору, угоди, контракту, а також спеціальні нормативні документи, зокрема: а/ По­ложення про постачання товарів народного споживання, затверджене постановою Ради Міністрів колишнього СРСР; б/ Інструкція (№ П-6) про порядок приймання товарів народного спожи­вання за кількістю; в/ Інструкція (№ П-7) про порядок приймання товарів народного спожи­вання за якістю. Отримані товари повинні відповідати вимогам державних стандартів або технічних умов.

Основними елементами процесу приймання всіх товарів є:

• ознайомлення з супровідними документами і перевірка правильності їх оформлення;

• перевірка відповідності найменування товарів і маркування даним супровідних документів;

• перевірка кількості місць, стану тари і упаковки;

• перевірка маси брутто;

• розкривання тари;

• перевірка якості товарів;

• документальне оформлення результатів приймання.

Супровідними документами є упаковувальні ярлики, описи, кіпні карти і т.п. Їх поділяють на основні і допоміжні. Основними супровідними документами є рахунок-фактура або накладна. В них вказують, звідки отримано товар, його найменування, артикул, сорт, кількість, ціна та інші реквізити. До допоміжних відносять упаковувальні листи, ярлики, описи, кіпні карти. Ці документи характеризують вміст окремих місць.

При відсутності супровідних документів (чи їх частини) приймання не припиняється, але додатково складається акт про фактичну наявність вантажу, в якому також перераховуються відсутні документи.

Приймання за кількістю полягає у перевірці кількості товарів, що надійшли покупцеві, і співставленні фактичної кількості з даними товаросупровідних документів та їх маркування. Перевірку кількості товарів проводять у тих одиницях вимірювання, які вказані у супровідних документах. Як правило, приймання товарів за кількістю здійснюють шляхом суцільного підрахунку кількості товарних одиниць, визначення міри або маси товарів у даній партії (окрім товарів у фабричній упаковці).

Проведення вибіркової перевірки кількості товарів з розповсюдженням її результатів на всю партію товарів допускається лише у випадках, передбачених державними стандартами, технічними умовами чи укладеними угодами.

Вибіркова або суцільна перевірка маси нетто і кількості товарних одиниць у кожному вантажному місці є правом покупця (окрім перевірки маси брутто і кількості місць) при доставці постачальником продукції в тарі на його склад.

Кількість товарів за кількістю виробів, вагою нетто, що надійшли без тари або у відкритій тарі, перевіряють на складі постачальника – при вивезенні товарів покупцем; на складі отримувача – при доставці товарів постачальником; в місцях розкриваня опломбованих або розвантажування неопломбованих транспортних засобів (вагонів, контейнерів, автофургонів) або ж на складі органу транспорту. Тут же перевіряють кількість виробів і вагу нетто товарів, що надійшли у несправній тарі, а також вагу брутто і кількість справних затарених місць. Кількість виробів і вагу нетто товару, що надійшли у справній тарі, встановлюють на складі кінцевого покупця.

До товарів у тарі прирівнюють також обандеролені або опломбовані пачки, зв’язки, кіпи у тому випадку, коли без нарушення їх цілісності неможливо вийняти товар із пачки чи зв’язки.

Приймання товарів, що надійшли без тари, у пошкодженій тарі чи у відкритій тарі, а також перевірка за вагою брутто і кількість місць товарів, що надійшли у справній тарі, здійснюється в момент отримання товарів від постачальника або зі складу органу транспорту, або ж в момент розкривання опломбованих і розвантажування неопломбованих транспортних засобів, але не пізніше термінів, встановлених для їх розвантажування.

Вага нетто товарів і кількість товарних одиниць у кожному місці перевіряються одночасно із розкриттям тари, але не пізніше 10 днів з моменту отримання продукції при доставці її постачальником чи при вивезенні її покупцем зі складу постачальника, або ж з моменту видачі вантажу органом транспорту – у всіх решта випадках.

Приймання товарів, отриманих без тари, проводиться під час отримання їх від постачальника. В цьому випадку приймання товарів проводиться в один етап. Товари, що надійшли у відкритій чи пошкодженій тарі, перераховуються і приймаються відразу, в момент надходження.

Приймання товарів у тарі на складі покупця може здійснюватися у два етапи: попереднє приймання і остаточне приймання. Основними елементами процесу приймання товарів у транспортній є відбір тарних місць для розкривання; розкривання тари; підрахунок кількості одиниць або зважування товарів; звіряння з транспортними та супровідними документами; укладання товарів на піддони.

Попереднє приймання товарів, що надходять на склад покупця у справній тарі, проводиться при розвантажуванні транспортних засобів. Після цього товар (укладений на піддони) поступає на дільницю приймання, де відбувається остаточне приймання. Попереднє приймання здійснюють шляхом зважування або звичайного підрахунку кількості місць, без відкриття тари.

Остаточне приймання пов’язане з розкриванням тари, підрахунком кількості товарних одиниць у кожному тарному місці або зважуванням маси нетто товару. Остаточне приймання товару за кількістю здійснюється в такий строк: - швидкопсувні товари - не пізніше 24 годин; - усі інші товари /як продовольчі, так і непродовольчі/ - не пізніше 10 днів.

Приймання товарів оформлюється накладенням на супроводжувальний документ штампа з вказівкою дати, номера штампа, кількості й суми прийнятого товару, підписом матеріально відповідальної особи, яка приймала товар /інколи накладення штампа замінюється складанням прихідної накладної/. Підписуючи документ, приймаюча особа повинна зробити запис, що товар прийнятий без відкриття тари й перевірки вмісту (якщо таке мало місце).

При виявленні невідповідності кількості тарних одиниць, отримувач зобов’язаний призупинити приймання, забезпечити до прибуття постачальника відокремлене зберігання товарів, здійснити заходи по недопущенню змішування даної партії з однорідним товаром, який вже зберігається на складі (для цього існують конфліктні камери). Про виявлену недостачу складається акт за підписами осіб, котрі проводили приймання товарів (т.зв. односторонній акт).

У випадку, якщо при прийманні виявлена невідповідність маси брутто окремих місць, вказаній у супровідних чи транспортних документах, або ж на трафареті, отримувач не повинен розкривати тару чи упаковку.

Якщо при прийманні встановлена правильність маси брутто, але виявлена недостача товарів при перевірці маси нетто або кількості товарних одиниць в окремих місцях, то отримувач зобов’язаний призупинити приймання решти місць і товари всередині них для пред’явлення представнику постачальника, котрого у встановленому порядку викликають для участі у перевірці масси нетто чи кількості товарних одиниць у решті місць.

Отримувач товарів зобов’язаний одночасно із призупиненням приймання товарів для участі у перевірці їх кількості і складанням двохстороннього акту телеграмою (телефонограмою) викликати представника місцевого постачальника, а якщо товари отримані в оригінальній упаковці або у ненарушеній тарі виготівника, котрий не є відправником – представника місцевого виготівника. Представник постачальника, що знаходиться у іншому населеному пункті, викликається в тих випадках, коли це передбачено договором чи іншими документами.

Повідомлення про виклик представника постачальника (виготівника) необхідно передати не пізніше 24 годин після виявлення розбіжностей за кількістю товарів (по продтоварах з обмеженим терміном реалізації – негайно). В повідомленні про виклик представника вказується: найменування товарів, їх кількість, якість, дати і номери рахунків і транспортних документів, характер недостачі, основні виявленні недоліки, стан пломб, час, на який призначене приймання.

Виклик представника здійснюється: - місцевого постачальника – телефонограмою; - іногороднього – телеграмою. В свою чергу іногородній постачальник зобов’язаний не пізніше наступного після отримання виклику дня повідомити телеграмою або телефонограмою, чи буде скерований його представник для участі у прийманні. У разі відсутності такого повідомлення отримувач має право приступити до приймання товарів до настання терміну, встановленого для явки представника. До закінчення строків прибуття представника відправника повинні бути збережені товари, тара і всі пакувальні матеріали.

Повноваження на участь у прийманні товарів підприємство-відправник може надати не тільки своєму працівникові, але і однопрофільному підприємству, розташованому в місці отримання продукції. В такому разі дане підприємство може виділити із свого штату представника, видавши йому відповідне посвідчення, у якому вказується документ, котрим дане підприємство уповноважене відправником приймати участь у прийманні товарів. У випадку неявки представника відправника (виготівника), або коли його виклик є необов’язковим, приймання товарів за кількістю проводять з участю представника іншого підприємства або особи, затвердженої рішенням комітету профспілки підприємства – отримувача. При згоді представника приймання може здійснюватись одностороньо – підприємством-товароотримувачем.

Представник місцевого постачальника /виробника/ зобов’язаний прибути наступного дня, немісцевого - не пізніше 3 днів з мо­менту отримання виклику (не рахуючи часу на дорогу), якщо інший строк не встановлений догово­ром /по швидкопсувних товарах - на протязі 4-х годин/.

При неявці представника-постачальника за викликом отримувача, а також у випадках, коли виклик представника не є обов'язковим, запрошується представник незацікавленої організації або представник громадськості.

За результатами двостороннього приймання або приймання з участю пред­став­ни­ка незацікавленої організації чи громадськості складається “Акт про виявлення розбіжностей за кількістю товарів під час приймання”. Акт повинен підписуватись усіма особами, які брали участь у прийманні товарів за кількістю.

У випадку, коли особа, яка брала участь у прийманні товару, не згодна зі змістом акту, вона зобов’язана підписати його з вказанням своїх зауважень. Акт приймання затверджується керівником торговельного під­приємства не пізніше наступного дня після його оформлення.

Приймання товарів за якістю полягає у співставленні якості отриманого товару і його комплектності, а також тари, упаковки і маркіровки вимогам стандартів, ТУ, угод з даними супровідних документів постачальника, що посвідчують якість: технічні паспорти, сертифікати, рахунки-фактури, специфікації та ін. При відсутності таких супровідних документів складається акт про якість і комплектність товарів із вказанням відсутніх документів. Одночасно з прийманням за якістю перевіряють комплектність товару, а також відповідність тари, упаковки, маркування вимогам стандартів, ТУ, обов’язкових правил, зразкам (еталонам) та кресленням. При прийманні товарів по якості перевіряють також правильність маркування товарів. Маркування повинно містити: товарний знак підприємства (вензель, рисунок); найменування підприємства; найменування виробу; артикул; ширину, розмір, ріст, повноту, ростовку; вид обробки, фасон; дату випуску; сорт, номер стандарту чи ТУ тощо.

Перевірка товарів за якістю може бути суцільною або вибірковою. Для більшості товарів застосовують метод суцільної перевірки. Вибіркова перевірка допускається у випадках, передбачених угодами, стандартами, ТУ, і результати її розповсюджуються на всю партію товару.

Якість товарів, які прибули, встановлюється: - шляхом зовнішнього огляду та перевіркою розмірів окремих одиниць (органолептична оцінка); - лабораторним аналізом відібраних зразків (лабораторна перевірка). Зовнішньому огляду може підлягати або вся партія товару, або тільки її частина у вигляді зразків чи проб.

Для визначення якості продукції у випадках, передбачених стандартами, угодами та ін. нормативно-договірними актами, учасники приймання товарів по якості здійснюють відбір зразків (проб) у відповідності з вимогами нормативних актів. Відібрані зразки (проби) повинні бути закриті печатками чи опломбовані, забезпечені етикетками, підписані особами, що здійснюють цей відбір. Про факт такого відбору зразків обов’язково складається Акт відбору проб, який підписують особи, котрі відбирали ці проби. Зміст цих актів передбачається Інструкцією. Із відібраних зразків (проб) один залишається у отримувача, другий відправляється відправнику продукції. Додатково відбирають додаткові зразки (проби) для здавання на аналіз (випробування) в лабораторії чи науково-дослідні інститути, про що також відмічається в акті відбору зразків (проб). Відібрані зразки товарів повинні зберігатися сторонами до вирішення спору про якість товарів (продукції), а при передачі матеріалів в суд – до його кінцевого вирішення.

Приймання товару за якістю здійснюється в такий строк: 1/ при місцевому постачанні - швидкопсувні товари - 24 години; - всі інші товари /продовольчі та непродовольчі/ - не пізніше 10 днів; 2/ при іногородніх поставках - відповідно 24 години та 20 днів. У цей строк матеріально відповідальна особа повинна відкри­ти тару та перевірити вміст.

При виявленні невідповідності товарів щодо якості, комплектності, маркуванні вказаним вимогам, отримувач зобов’язаний повідомити відправника (виготівника) про необхідність участі його представника у прийманні і складанні акту: - при надходженні товарів від місцевого постачальника – явка представника обов’язкова; - при іногородній поставці – обов’язкова у випадках, передбачених угодами. Терміни прибуття представників місцевих та іногородніх виготів­ників (відправників) для участі в прийманні продукції за якістю та комплектністю аналогічні строкам приймання товарів за кількістю. Однакові також порядок призначення представника постачальника (відправника) і характер посвідчення, яке йому видається.

Якщо представник постачальника у встановлені терміни не прибув, то перевірка якості товарів здійснюється за участю експерта Торгово-промислової палати чи представника Інспекції по захисту прав споживачів(Держспоживзахист). Порядок і строки перевірки якості товарів з участю експертів визначається спеціальною Інструкцією.

Якщо по місцезнаходженню отримувача немає відповідних інспекцій чи бюро або при їх відмові у виділенні представника (при його неявці), приймання проводиться за участю компетентного представника іншого підприємства чи громадськості підприємства – отримувача. Одностороннє приймання може проводитися лише за умови згоди підприємства – відправника. При неявці представника постачальника /виробника/ запрошується представник незацікавленої орга­нізації.

За підсумками приймання товарів за якістю і комплектністю з участю осіб, які приймали участь в ньому, в день закінчення приймання складається двосторонній Акт, зміст якого регламентується Інструкцією.- Цей Акт служить основою для пред'явлення претензій постачальникам. (Інспекція Держспоживзахисту і ТПП застосовують форми актів, розробленні з врахуванням вимог окремих інструкцій. Складений акт затверджується керівником Інспекції чи ТПП).

В Акті про фактичну якість і комплектність товарів вказується:

1. номер акту, дата, місце і час початку і закінчення приймання товарів, причини і час затримки приймання, якщо такі мали місце;

2. найменування і адресу отримувача, виготівника (відправника) чи постачальника товарів, а також прізвища, ініціали учасників приймання товарів і складання акту, місце роботи, займані посади, дані документів про повноваження на участь їх у прийманні продукції по якості і комплектності з вказанням компетентності перевіряючих;

3. дата прибуття продукції в пункт призначення, час видачі вантажу транспортною організацією, час розкривання вагону (контейнера), доставки товарів на склад отримувача;

4. дати і номери: комерційного акту (якщо такий складався), договору на постачання товарів, рахунку-фактури, транспортної накладної, документу про якість продукції, телеграми про виклик представника постачальника (виготівника) у встановлених випадках;

5. дані про зовнішнє маркування тари (для уточнення її належності виготівнику чи відправнику), стан тари і упаковки, дата їх розкривання;

6. дані про наявність пломб, їх справність, відтиски на них, кому вони належать (відправнику чи транспортній організації), про транспортне і відправницьке маркування місць, наявність або відсутність упакувальних ярликів;

7. повний перелік і найменування товарів, пред’явлених до огляду, фактично перевірених, а також забракованих (з детальним описанням недоліків) і підлягаючих виправленню або повній чи частковій заміні виготівником;

8. причини і основи (згідно з нормативними документами) переведення товарів у більш низький сорт, а також дані про кількість некомплектної продукції з переліком і вартістю деталей, котрих не вистачає;

9. дані про стандарти, технічні умови, креслення і зразки, по яких перевіряють якість і комплектність продукції;

10. додаткові дані, котрі підтверджують неякісність та некомплектність товарів, а також загальний висновок про характер і причини їх виникнення.

До акту, підписаного учасниками приймання, додаються посвідчення виготівника про якість і комплектність продукції, упакувальні ярлики тарних місць, в яких виявлена неякісність і некомплектність товарів, транспортні накладні, посвідчення представника, котрий приймав участь у перевірці, акти відбору зразків (проб) і висновки за результатами випробовування та аналізу, а також інші необхідні документи і дані.

Акт приймання товарів, складений за участю представника іншого підприємства чи громадськості підприємства – отримувача затверджує керівник останнього у строк, не пізніше 3 днів після складання.

Переведена у більш низький сорт і прийнята отримувачем продукція перемаркіровується за рахунок виготівника. Якщо отримувач відмовляється від прийняття товарів через їх недобро­якісність, він зобов’язаний негайно повідомити про це постачальнику і одночасно вислати йому розписку про прийняття товарів на відповідальне зберігання. При отриманні такого повідомлення місцевий відправник зобов’язаний вивезти недоброякісні товари у 5 – денний строк, іногородній – у 10-денний строк з моменту отримання повідомлення.

Окремий порядок встановлений для випадків приймання товарів за участю експертів Торгово-промислової палати.- так, зокрема, приймання імпортних товарів (а також товарів, щодо якості яких сторони не дійшли згоди), обов’язково повинно здійснюватися експертом Торгово-про­ми­слової палати. Таку експертизу необхідно обов’язково проводити при виникненні роз­біж­нос­тей між отримувачем і постачальником (виготівником чи відправником) у визначенні якості товарів або неявки його представника для участі в прийманні товару, втраті початкової якості при транспортуванні, при лихах та аваріях тощо.

При перевірці експерти ТПП повинні визначити сортність товарів, відповідність їх якості і маркування стандартам, ТУ, описам, зразкам, наявність виробничої марки і товарного знаку на товарах, для яких вони є обов’язковими, причини зниження початкової якості товарів, масу нетто товару, тари і упакувального матеріалу у випадках, передбаченими стандартами та іншими нормативними актами.

У випадках, коли перевірку якості товарів необхідно проводити з участю експертів, ванта­жо­відправник зобов’язаний своєчасно відправити за підписом керівника підприємства замов­лення, вказавши у ній реквізити замовника експертизи (найменування, адреса, розрахунковий рахунок, банк, телефон), найменування товару, його місцезнаходження, кількість, масу товарів, мету експертизи, дату її проведення. Крім того в заявці вказується, чи викликається представник виготівника, і якими документами користувався отримувач (замовник експертизи) при складанні акту приймання товару за якістю.

Всі замовлення повинні бути зареєстрованими в журналі. Така реєстрація необхідна, зокрема, для того, щоб у випадку спору між відправником і отримувачем можна було доказати, що експерт викликаний своєчасно, але не з’явився і тому акт приймання складено з участю інших представників.

Виготівники чи отримувачі у разі своєї незгоди з висновками експерта ТПП, інспекції Держспоживзахисту, науково-дослідних інститутів та лабораторій можуть оскаржувати їх в суді чи арбітражі, внаслідок чого може бути призначена повторна експертиза.

Претензія щодо порушення умов угод з питань кількості, якості, комплектності, маркування товарів повинна бути пред’явлена постачальнику (виготівнику) в терміни, обумовлені умовами договору (як правило,- в 10 денний строк з дня складання акту). До претензії додаються Акт про встановлення розбіжностей у кількості товарів під час приймання або Акт про про фактичну якість і комплектність товарів і необхідні документи.