27 Деловые совещания. Прием посетителей

В структуре затрат рабочего времени руководителей и специа­листов хозяйств, как показывают многочисленные хронографи­ческие наблюдения, участие в деловых совещаниях и прием посе­тителей составляет от 15 до 35 %. Поэтому весьма важно уметь про­водить их организованно, с пользой для дела и без лишних затрат времени.

Деловые совещания облегчают координацию действий отдель­ных руководителей, позволяют оперативно передавать и получать необходимую информацию. Они позволяют самым луч­шим и кратчайшим путем одновременно информировать заинте­ресованных работников, знакомиться с их взглядами и предложе­ниями, распределять задания, обсуждать важные проблемы, орга­низовывать эффективное сотрудничество.

Руководитель, созывающий сотрудников для коллективного решения определенных вопросов, должен помнить, что такое об­суждение не снимает с него ни обязанности самостоятельно при­нимать решения, ни ответственности за их содержание и исполне­ние.

Деловые совещания нужно созывать лишь в тех случаях, когда действительно необходимо коллективное решение вопросов, и прежде всего, когда можно ожидать, что непосредственное обще­ние руководителей и специалистов существенно облегчит, уско­рит, удешевит и улучшит качество принимаемых решений, что со­вещание действительно поможет выработать единый взгляд на важные вопросы.

Деловые совещания подразделяют на информационные, опе­ративные, дискуссионные и др.

Подготавливая очередное совещание, следует заранее плани­ровать место и время его проведения, определять тематику и пове­стку дня, его задачу, регламент, примерный состав участников, порядок подготовки участников совещания, помещения, докладов и проекта решения.,

Повестку дня следует заранее доводить до участников совеща­ния.

Совещание должно проходить в форме равноправного обмена мнениями.

На ход и результаты обсуждения существенное влияние оказы­вает количество участников совещания. Рекомендуется собирать не более 20 человек, причем наиболее квалифицированных, для обсуждения рассматриваемых вопросов.

Успех совещания зависит от профессионализма и компетент­ности председательствующего и других его участников. Нельзя подменять совещания организаторской работой на рабочих местах (в бригадах, на фермах, мастерских и в других подразделениях).

Деловое совещание необходимо завершать принятием реше­ния, которое возлагает конкретные обязательства на его участни­ков и руководимые ими коллективы.

Важный элемент управленческой работы — прием посетителей и посещение производственных участков.

Прием в кабинете лучше проводить только в установленные дни и часы, о которых должны знать все работники предприятия.

Во время приема желательно записывать, кто, что и когда должен сделать. Вторичный вызов на прием по одному и тому же вопросу недопустим; следует поручить это заместителю

На практике сложилось три метода приема посетителей, соот­ветствующие авторитарному, демократическому и либеральному стилям управления.

При авторитарном методе к руководителю не всегда просто по­пасть на прием. Он вечно занят, спешит, дни и часы приема не все­гда соблюдает. Люди, пришедшие на прием, не получают необхо-лимых разъяснений и решений, а иногда после долгого ожидания уходят, так и не встретившись с руководителем.

При демократическом (организованном) методе соблюдается график приема, внимательно выслушиваются просьбы и заявле­ния сотрудников, которые оперативно рассматриваются и разре­шаются.

Нельзя вести прием посетителей по методу «открытых дверей», когда они могут в любой час рабочего дня зайти к руководителю. Такой либерализм приводит к большим проблемам. Иногда это удобно посетителям, но вряд ли подходит для руководителя, кото­рый лишается возможности сосредоточиться, поскольку его все время отвлекают.

При приеме специалистов и руководителей подразделений сле­дует помнить слова одного известного американского менеджера: «Каждый сотрудник, входящий в кабинет руководителя, приводит с собой толпу «обезьян»

Посещение производственных участков или обход рабочих мест руководителями не может быть строго регламентировано, хотя и здесь следует придерживаться определенной системы. Ре­комендуется сочетать регулярные посещения производственных участков с нерегулярными, в том числе в нерабочее время. Это по­вышает ритмичность работы, повышает ответственность испол­нителей и укрепляет дисциплину. Однако нужно помнить, что слишком частые посещения руководства сковывают инициативу и самостоятельность работников подразделений.