16. Копирование элементов, связь между приложениями

Самым простым способом является использование буфера обмена. Фрагмент, скопированный в буфер в одном приложении Microsoft Office, можно вставить в документ, созданный в любом другом приложении. Сделать это можно, выполнив команду меню Правка → Копировать, а затем Правка → Вставить для копирования фрагмента и соответственно Правка → Вырезать и Правка → Вставить для его перемещения. Практически тот же результат получается, если перетащить нужный фрагмент из окна одного приложения в другое. В результате в один документ будет вставлен фрагмент из другого, причем эти документы могут быть созданы в разных приложениях Microsoft Office.

НЕДОСТАТКИ:

1. Один из них состоит в том, что вставленный фрагмент будет существовать независимо от приложения, в котором он был создан. Это значит, что вставленная диаграмма Microsoft Excel фактически превратиться в картинку. Средства приложения, в котором фрагмент был создан, в данном случае будут недоступны, то есть диаграмму или таблицу после вставки нельзя будет редактировать.

2. Вторым большим недостатком является отсутствие динамической связи между вставленным фрагментом и файлом, откуда он был вставлен. При необходимости внесения изменений во вставленный фрагмент придется вновь вернуться в приложение, в котором он был создан, внести изменения и повторно вставить фрагмент в нужный файл. 

Средства связывания или внедрения объектов Microsoft Office.

Внедрение позволяет вставить скопированный в буфер фрагмент в другой документ. При этом будет поддерживаться возможность редактирования документа средствами, предлагаемыми приложением-источником, но динамическая связь между объектом-источником и вставленным фрагментом не сохранится. При связывании к возможностям редактирования добавляется возможность автоматического обновления вставленного фрагмента при изменении объекта-источника

Для связывания и внедрения объекта нужный фрагмент копируют в буфер обмена, после чего выполняют команду Правка → Специальная вставка. В результате откроется окно Специальная вставка, в котором можно выбрать способ динамической связи (связывание или внедрение) и формат вставляемого объекта. В левой части окна находится переключатель, от положения которого зависит способ связи: Вставить – внедрение фрагмента, Связать – связывание (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Окно вставки фрагмента с использованием методов динамической связи

Использование этих способов позволит вам не ограничивать себя средствами одной программы, например Word. Вы всегда сможете сформировать составной документ, фрагменты которого будут созданы в разных приложениях Microsoft Office.

17. Подготовка документа к печати

Практически любой документ на экране выглядит совсем не так, как на листе бумаги. Работая с документом, вы можете не обращать внимания на мелкий шрифт, устанавливая большой масштаб отображения. Если же распечатать такой документ, он будет плохо читаться. Подобных проблем может быть много. Например, на экране вам не нужны номера страниц и поля документа, а на бумаге эти элементы очень важны. По этой причине перед выводом документа на печать необходимо подготовить его соответствующим образом. Рассмотрим некоторые настройки.

Поля документа

Поля документа – это расстояние между краем страницы и текстом. Соответственно, чем больше поле, тем меньше текста помещается на странице, и наоборот. В любом документе есть правое, левое, верхнее и нижнее поля. Более широкие поля могут придать документу респектабельный вид, а узкие поля позволят поместить большее количество информации.

По умолчанию Microsoft Word устанавливает следующие размеры полей: левое – 3 см, правое 1 см, верхнее и нижнее – 2 см.

На полях могут располагаться колонтитулы, примечания, графические объекты. Обычно размер полей устанавливают в пределах от одного до трех сантиметров.

Нумерация страниц

Если документ состоит более чем из двух страниц, перед распечаткой желательно пронумеровать страницы. Таким образом в нем будет гораздо легче ориентироваться. Для некоторых типов документов, например научных работ, нумерация является необходимой.

Вертикальное выравнивание

Вертикальное выравнивание, в отличие от горизонтального (см. разд. 4.4), применяется не к строкам и абзацам, а к тексту целиком, поэтому относится к атрибутам, задающим компоновку страниц.

Нумерация строк

При работе с документами определенного типа (например, с юридическими договорами) иногда бывает необходимо нумеровать не только страницы, но и строки. В Microsoft Word есть возможность автоматической нумерации строк.

Выбор параметров бумаги

Когда вы приведете документ в порядок, необходимо также подумать, на какой бумаге он будет распечатан. Возможно, потребуется изменить некоторые настройки.

Ориентация бумаги

Иногда бывает удобно распечатать документ, изменив ориентацию бумаги с книжной на альбомную. Например, когда в документе есть широкие таблицы или графические элементы, которые лучше разместить в ряд. Альбомная ориентация подходит также для вывода на печать объявлений.

Размер бумаги

Чтобы задать размер страницы, перейдите на вкладку Разметка страницы, в группе Параметры страницы щелкните на кнопке Размер и выберите в появившемся списке нужный вариан

Настройка печати и вывод документа на печать

Чтобы вывести документ на печать с настройками, заданными по умолчанию, выполните команду Печать > Быстрая печать меню кнопки Office. При этом будет распечатан весь документ на принтере, выбранном по умолчанию.

Гораздо чаще перед печатью все же необходимо выполнить некоторые настройки. Они делаются с помощью окна Печать,

Кроме выбора устройства печати в диалоговом окне Печать задаются следующие параметры.

• Номера страниц, выводимых на печать

• Количество копий, которое необходимо напечатать

• Диапазон страниц, выводимых на печать.

• В области Масштаб указывается, сколько страниц документа (от 1 до 16) необходимо распечатать на одном листе

Печать части документа

Если документ достаточно большой, а распечатать необходимо только его небольшую часть, можно указать это в настройках печати.

Параметры печати

В нижней части диалогового окна Печать расположена кнопка Параметры. При ее нажатии открывается окно Параметры Word (рис. 10.24). В области Параметры печати находятся дополнительные настройки печати документа.

• Печать рисунков, созданных в Word

• Печать фоновых цветов и рисунков

• Печать свойств документа

• Обновлять связанные данные перед печатью