«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЛЕСА»

Реферат по русскому языку и культуре речи на тему: «Служебная документация и правила ее оформления»

Работу выполнила : Котельникова Ю.Ю.,

студентка 1 курса ФЭиВС, гр.ЭД-12Б

Проверила: Майорова А.В.,

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

Основная часть: 1.Виды документов и их классификация……………….…..4

2.Составление и оформление служебной документации ....4

2.1.Требования к служебным документам............................4

2.2.Особенности стиля и оформления………………….…..6

2.3.Этапы составления документации……………………..7

Заключение……………………………………………………………………….7

Список литературы…………………………………………………………..….8

Введение

Текст — основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности.

Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что за годы существования служебной документации у неё выработался свой стиль, подчиняющийся определённым правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.

Специфическую «окраску» таким документам придаёт использование сложившихся в отечественном делопроизводстве формулировок, языковых штампов, таких как: « освободить от занимаемой должности...»; « контроль за исполнением возложить...»; « оплата гарантируется...»; « во исполнение решения...»; «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что...» и т.д. наличие таких штампов облегчает процесс составления служебных документов и обеспечивает им нужную информативность, облегчает, «стандартизирует» процесс восприятия документов. Этим же обуславливается и необходимость лаконизма, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов.

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности.

На сегодняшний день проблема правильного оформления служебной документации весьма актуальна, т. к. если учитывать определенные «каноны» и штампы при составлении бумаг, то в дальнейшем потребуется минимальное умственное напряжение и ускорится процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8–10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.