Тема 1. Основные понятия кис (Вопрос 1 для факультетов к и д)

1. Определение кис. Предпосылки создания кис. Система управления организацией и кис.

Под КИС в дальнейшем понимается набор технических, программных, методических,

организационных средств, позволяющих автоматизировать все основные бизнес-процессы

предприятия.

Понятие "КИС" необходимо отличать от близкого понятия "ERP-система". Последнее

описывает лишь одно (впрочем, основное) средство создания КИС.

Более детально, КИС включает в себя следующие элементы:

-Подразделение, ответственное за сопровождение КИС;

-Стандарты работы;

-Модель бизнес-процессов, регламенты предприятия;

-Единые справочные данные (основные данные);

-База транзакционных данных;

-Прикладное программное обеспечение (как правило, включающее ERP-систему);

-Системное программное обеспечение:

o Системы Управления Базами Данных;

o Платформы интеграции

o Операционные системы;

-Аппаратное обеспечение:

o Клиентские места;

o Средства связи;

o Серверы.

В идеальном случае при создании КИС на всех уровнях используются единые средства.

Однако на практике данное условие выполняется только для небольших предприятий. Если

рассматривать важность единства используемых средств, то необходимо идти «сверху-вниз».

Наибольшее значение имеет наличие ответственного подразделения, единых стандартов и

регламентов работы.

Для большого предприятия очень важным элементом являются общие справочные

данные, которые являются основой единого информационного пространства.

Прикладное программное обеспечение, в идеале, является внедренной ERP – системой,

решающей все задачи предприятия. Однако на практике все чаще более эффективным способом

создания КИС признается интеграция различных систем, каждая из которых эффективно

решает свою задачу.

Еще меньшую значимость для успешного функционирования КИС играют единство

системного программного обеспечения и аппаратного обеспечения, в силу поддержки

большинства из них единых отраслевых стандартов.

Предпосылки создания КИС

Специалисты в области лингвистики установили, что появление новых терминов не

случайно. В 80-е годы на кафедре системного анализа МИФИ был проведен кластерный анализ

текстов научных статей в части близости терминов. Этот анализ неожиданно отразил известные

перспективные направления науки, выявил новые направления. Результаты тут же были

засекречены.

Сам термин КИС появился в конце ХХ века.

Основными причинами появления термина КИС послужили следующие.

1. Масштабная смена поколений компьютеров. Устаревание парка компьютеров типа

mainframe и появление персональных компьютеров нового поколения.

2. Появление программных средств нового поколения, в первую очередь промышленных

СУБД

3. Повышение уровня топ-менеджеров (появление сотрудников нового поколения)

4. Уровень развития экономики в России:

1) Переход на рыночные отношения предприятий.

2) Переход на рыночные отношения разработчиков ПО. В России именно рынок ПО был

и остается одним из самых независимых и динамичных.

3) Зависимость размера инвестиций и стоимости акций от степени управляемости

предприятием. Требования зарубежных инвестиций в российские предприятия

напрямую включали необходимость внедрения какой-либо известной на тот момент

зарубежной системы (SAP, Baan, Platinum и т.п.)

5. Новые требования к предприятиям (Стандарты ISO 9000 (система менеджмента

качества), CMM – Capability Maturity Model – Модель оценки уровня зрелости)

2. Требования к предприятию. 8 принципов управления качеством и их обеспечение использованием КИС.

8 принципов управления качеством

Концептуальные основы системы административного управления качеством определены в восьми принципах, на которых базируется все семейство стандартов ISO 9000. В ISO 9000:2000 под таким принципом понимается «всеобъемлющее и фундаментальное правило или убеждение, применяемое при руководстве и управлении организацией, направленное на непрерывное и долгосрочное улучшение ее производительности путем ориентации на потребителей одновременно с удовлетворением потребностей остальных участвующих

сторон». Вот эти восемь принципов:

• Ориентация организации на потребителя (customer-focused organization). Производители должны понимать текущие и будущие потребности своих покупателей и не только удовлетворять желания потребителей, но и стремиться превзойти их ожидания. Клиента надо «удивлять».

• Лидерство (leadership). Лидеры определяют единство целей и направление движения

организации. Руководство организации обеспечивает создание и поддержание

внутренней окружающей среды, которая позволяет сотрудникам в полной мере

участвовать в достижении стратегических целей компании.

• Вовлечение персонала (involvement of people). Полная вовлеченность в деятельность

компании сотрудников всех уровней способствует использованию их способностей на

благо организации.

• Процессный подход (process approach). Желаемый результат достигается более быстро, когда связанные ресурсы и деятельность управляются как процесс. То есть исходя из общей цели, а не цели отдельной операции. Альтернатива – сдельная или повременная форма оплаты.

• Системный подход к административному управлению (system approach to management). Административное управление системой взаимосвязанных процессов в рамках достижения заданной стратегической цели повышает эффективность и результативность работы организации в целом.

• Непрерывное усовершенствование (continual improvement). Одной из обязательных

стратегических задач компании должно быть непрерывное совершенствование.

• Подход к принятию решений, основанный на фактах (factual approach to decision making).

Эффективные решения базируются на анализе данных.

• Взаимовыгодные отношения с поставщиками (mutually beneficial supplier relationship). Организация и ее поставщики зависимы друг от друга, и взаимовыгодные отношения повышают их способность производить ценности.

3. Миссия и цели предприятия. Диаграмма целей. Основные способы повышения доходов предприятия с помощью КИС.

Есть понятие, которое отличает одно предприятие от всех других. Это его миссия. Миссия предприятия – основное назначение предприятия, направленное вовне, выраженное одной фразой. То, чем предприятие отличается от других на рынке.

Примеры миссии:

1) Продажа фото и детских товаров: Приносить радость людям

2) Стратегия Oracle – предоставить клиентам обширный комплекс инновационных решений, обеспечивающих максимально полное удовлетворение их потребностей – как за счет собственных разработок, так и за счет стратегических приобретений. Но есть и цели, общие для всех предприятий любых отраслей.

Традиционно наиболее важная цель – увеличение финансовых показателей, прибыли. Данная цель является и наиболее легко измеримой целью благодаря наличию множества разработанных методик.

Однако в соответствии с методологией Balanced ScoreCard как цели предприятия

выявлены еще три направления:

-улучшение внутренних бизнес-процессов;

-улучшение отношения сотрудников, их обучение, рост организации;

-улучшение положения на рынке (маркетинговые показатели, отношение клиентов).

Для изображения целей в методологии ARIS используется диаграмма целей. В нотации ARIS цели и подцели изображаются в виде пятиугольников, связанных между собой стрелками в случае, если достижение одной цели обеспечивает достижение другой.

Увеличить доходы можно:

1) увеличивая обороты;

2) расширяя бизнес.

Увеличение оборотов может быть обеспечено ускорением выполнения операций. Для этого необходима их унификация и автоматизация. За счет организации удаленной связи, а также возможности один раз задавать, а затем использовать во всей системе такие характеристики, как сертификаты, стеллажи и лицензии, на предприятии Фармапекс (Москва) удалось на складе с теми же площадями и теми же сотрудниками вместо трех крупных заказов в день собирать пятнадцать таких же заказов.

Расширение бизнеса возможно либо за счет территориальной экспансии,, либо увеличивая номенклатуру продукции и услуг , что приводит к расширению организации.

4. Основные способы уменьшения расходов предприятия с помощью КИС. Ошибочные цели создания КИС.

Основной финансовый показатель – прибыль. Существуют два пути увеличения прибыли – уменьшение расходов и увеличение доходов.

Уменьшить расходы можно следующими способами:

1) Экономия оборотных средств;

2) Уменьшение хищений;

3) Уменьшение затрат на выполнение операций;

4) Сокращение выплачиваемых штрафов и налогов;

Экономия оборотных средств

Наиболее часто демонстрируемым эффектом от внедрения КИС является уменьшение замороженных в закупаемых материалах оборотных средств. Кроме «размораживания» оборотных средств важным результатом является также освобождение складских площадей, уменьшение расходов на их содержание и аренду. Возможность анализа операций на торговом предприятии «Экс-Лимитед» позволила, с одной стороны, четко понимать выгодность товаров, производителей, оценивать поставщиков и менеджеров, ответственных за конкретные закупки, с другой – оценивать работу менеджеров, работающих с клиентами. Менеджеры отдела закупок оценивались по срокам продажи закупленного товара. Менеджеры отдела продаж -по текущему состоянию дебиторской задолженности.

Уменьшение хищений

Иллюстрацией может служить следующий факт. На крупной московской овощной базе, после того как выяснилась способность КИС на базе Platinum увеличить прозрачность учета, начались угрозы по отношению к сотрудникам группы автоматизации со стороны недобросовестных складских работников.

Уменьшение затрат на выполнение операций

Для решения этой задачи необходимы возможности по выбору наиболее выгодных сделок, изменению структуры бизнеса. Например, правильный расчет продажных цен на основе учета затрат и анализа рынка. На одном из оборонных заводов заключили, огромный контракт. Выгодную, как казалось, сделку. И только после внедрения MRP-системы (M-2) удалось рассчитать, насколько она была убыточная.

Размер выплачиваемых штрафов и налогов

Предприятие «БЕКОР»(оптовая продажа кондитерских изделий) до внедрения КИС было вынуждено ежемесячно, на всякий случай, переплачивать НДС, поскольку не удавалось вовремя сделать налоговые расчеты. Более закрытой информацией является легальная оптимизация налоговых схем с использованием КИС. Наиболее очевидная – своевременная переоценка основных средств, выбор подходящих коэффициентов нелинейной амортизации. Отдельная тема – использование многофирменного учета, который используется, в основном, для оптимизации налоговых схем. Но, увы, далеко не любая система удовлетворит любые требования бизнеса. Можно рассмотреть хотя бы схемы ухода от налогов крупнейших предприятий России в 90-х годах. Это делало бессмысленными, например, стандартные средства финансового анализа.

Для развития рыночных целей используются возможности КИС учитывать пожелания клиентов. В качестве примеров можно привести CRM и CSRP-системы.

Неверные цели

Среди целей, неверно выбираемых в качестве основных, можно выделить:

-сокращение сотрудников;

-внедрение ERP-системы;

-уменьшение расходов на автоматизацию.

В организации Водоканал (Мегион), заместитель главного бухгалтера, вернувшись из отпуска, была поражена тем, что в результате автоматизации была фактически ликвидирована ее сфера деятельности. Угроза сокращения – один из главных врагов автоматизации. Необходимо вовремя разъяснить рядовым сотрудникам и руководству, что любое предприятие должно развиваться. Вместо сокращения сотрудников, имеющих опыт работы на предприятии, гораздо эффективнее использовать их в целях расширения бизнеса.

Внедрение ERP-системы, даже очень известной и дорогой не должно становится самоцелью, всегда необходимо помнить о целях предприятия и правильно определить место этой системы в КИС предприятия.

Что касается уменьшения расходов на автоматизацию, такой эффект действительно возможен за счет унификации программных и технических средств (например, Chevron). Однако в перспективе доля расходов на автоматизацию у предприятия должна расти вместе с предприятием, и составлять не менее 1-2% от доходов предприятия. Только развитием средств автоматизации возможно решение других, гораздо более важных целей. Большое значение имеет не только стоимость лицензий КИС, но и стоимость ее владения – затраты на сопровождение, развитие, администрирование, подключение новых пользователей.