35. Основные критерии выбора системы и поставщика решения по автоматизации предприятия.

Критерии выбора

После того, как выбраны стратегия и класс систем, выбор системы автоматизации

обычно осуществляется по пяти основным критериям:

• - Фирма (производитель);

• - Продукт (функции, поддерживаемые системой);

• - Стоимость (лицензий, внедрения и владения);

• - Сроки внедрения;

• - Результаты внедрения.

1. Фирма

1.1.Устойчивость и финансовое положение фирмы

• Количество лет в бизнесе

• Количество лет в России

• Представительство в России

• Количество партнеров в России

• Мультинациональность (представительства во многих странах)

• Доходы за прошлый год

• Собственный капитал

• Финансовая стабильность (Альфа-интегратор в России вместо Baan)

• Вложения в разработку и исследования (IBM, MS, Oracle – 7-11 млрд в год)

1.2. Размер и внутренняя организация

• Размер и внутренняя организация фирмы/представительства

• Подразделение разработки и исследования

• Подразделение продаж

• Подразделение маркетинговых исследований

• Каналы распространения

• Подразделение внедрения продуктов

• Подразделение сопровождения продуктов

• Подразделение консультаций

• Подразделение обучения

1.3. Положение на рынке

• Положение на рынке в целом/в России

• Доля рынка

• Количество инсталляций всего

• Среднее количество пользователей на инсталляцию

• Количество полномодульных внедрений

2. Продукт

2.1. Общие требования к продукту

2.1.1. Cредства разработки архитектура. Желательна трехзвенная - сервер базы данных, сервер риложений,

клиент - клиент-серверная архитектура с возможностью использования “тупых терминалов”. Клиент может быть “толстым” или “тонким”, техническая платформа. За время жизни вашей системы сменится не одно поколение технических средств. Привязанность к определенной платформе опасна. Система должна уметь мигрировать с платформы на платформу, операционная среда. Обязательно должны быть версии на UNIX (Linux) и MS. Сейчас больше козырей у UNIX. Это надежная, отработанная, выносливая, масштабируемая система. Единственный недостаток - сложность администрирования, СУБД. Не советуем увлекаться экзотическими для России СУБД. В джентльменский набор обязательно должен входить Oracle, желателены также MS SQL Server и DB/2.

• Максимальное количество одновременно работающих пользователей

• Максимальное количество аналитических признаков на единицу учета

• Поддержка технологии "Хост-терминал"

• Поддержка технологии "Клиент - сервер"

• Поддержка технологии "Web"

• Используемые СУБД для базовой версии

• Масштабируемость (легкость расширения и сужения системы)

• Возможность использования UNIX-сервера

• Эффективность работы при одновременном обслуживании более 300 пользователей Эффективность работы при интенсивности прироста информации: 1000 документов и 100 000 аналитических операций (проводок) в день

• Многоплатформенность клиентской части (Web, Windows (раньше – DOS))

• Использование промышленных СУБД (Oracle, Informix, Sybase, Progress,...) у клиентов

2.1.2. Надежность программного продукта

Требования к безопасности информации

1. Устанавливается девять классов защищенности АС от НСД к информации.

Каждый класс характеризуется определенной минимальной совокупностью требований по защите. Классы подразделяются на три группы, отличающиеся особенностями обработки информации в АС. В пределах каждой группы соблюдается иерархия требований по защите в зависимости от ценности (конфиденциальности) информации и, следовательно, иерархия классов защищенности АС.

2. Третья группа классифицирует АС, в которых работает один пользователь, допущенный ко всей информации АС, размещенной на носителях одного уровня конфиденциальности. Группа содержит два класса 3Б и 3А. Вторая группа классифицирует АС, в которых пользователи имеют одинаковые права доступа (полномочия) ко всей информации АС, обрабатываемой и ( или ) хранимой на носителях различного уровня конфиденциальности. Группа содержит два класса 2Б и 2А. Первая группа классифицирует многопользовательские АС, в которых одновременно обрабатывается и (или) хранится информация разных уровней конфиденциальности и не все пользователи имеют право доступа ко всей информации АС.

Группа содержит пять классов 1Д, 1Г, 1В, 1Б и 1А.

• Уникальная идентификация пользователей

• Проверка прав при входе в систему

• Проверка прав при обращении к процедурам

• Проверка прав при обращении к данным

• Регистрация и учет входа и выхода из системы

• Регистрация и учет выдачи печатных документов

• Регистрация и учет запуска и завершения процедур

• Регистрация и учет доступа процедур к данным

• Авторизация всех изменений данных в системе

• Разграничения по группам пользователей

• Кодирование данных

• Контроль целостности данных

• Программные средства контроля целостности данных

• Автоматическое обеспечение целостности данных

• Отслеживание лимита по объему данных

• Возможности автоматического архивирования данных

• Резервное копирование данных

• Восстановление данных

• Возможности репликации данных

• Возможности распределения приложений и баз данных

• Оптимизация хранения данных

• Наблюдение за использованием приложений

• Наблюдение за использованиемданных

• Неуничтожимость и авторизация всех вводимых данных

• Защита данных от несанкционированного доступа программиста

2.1.3. Гибкость работы с функциями и данными

Гибкость. Один из самых важных факторов и обычно самое уязвимое место российских систем. Система будет внедряться полтора-три года и будет работать пять - десять лет. За это время ваше предприятие изменится. Изменится продукция, оргструктура, организация управления, бизнес - процессы, роли и полномочия управленцев. Система управления должна меняться вместе с производством. И менять ее придется вам. Значит система должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять бизнес - процессы и алгоритмы путем параметрической настройки и так далее. Обычная проблема с западными системами - не поймешь, для кого (с нашей точки зрения) экраны для ввода информации. Вроде бы для технолога, но

при чем тут нормативы планирования? Вроде бы для кладовщика, но при чем тут цены и длительность цикла? Вроде бы для бухгалтера, но для какого раздела учета? Вам придется разбивать экраны, убирать лишние реквизиты, добавлять нужные, менять названия полей, менять их расположение на экране, менять значность, добавлять поля в базу данных, менять HELP. Позволит ли это делать система и какой ценой? Система должна также легко интегрироваться с другими модулями, например, с российскими программами расчета зарплаты или управления персоналом (не очевидно, что вам удастся использовать соответствующие западные аналоги) или с вашими старыми разработками, которыми вы дорожите. Системы европейского производства обычно более гибки, чем американские, - они изначально ориентированы на учет национальных особенностей разных стран Европейского сообщества.

2.1.3.1. Гибкость работы с функциями

• Добавление новых видов документов, настройка правил их обработки

• Добавление новых показателей (натуральных и стоимостных), настройка правил их вычисления, использование их для :

• Вычисления суммпроводок на основе информации из первичных документов

• Возможность изменения интерфейса для каждого пользователя: формирования собственных меню, форм, отчетов

• Настройка цепочек событий, связанных с ними оповещений и инициируемых действий

• Добавление и настройка отчетов и форм печати

• Возможность определять правила отбора, сортировки и группировки данных в отчетах и формах

• Возможность определять набор информации (столбцов), выводимой в отчетах и формах, и порядок их расположения

• Настройка правил вычисления показателей, использующихся в отчетах и формах

• Добавление новых отчетов и форм

• Наличие выделенных функциональных модулей:

• Модуль бухгалтерского учета

• Модуль учета основных средств

• Модуль управления финансами

• Модуль бюджетирования (в том числе движение денежных средств)

• Модуль управления инвестициями

• Модуль управления закупками

• Модуль управления запасами (материальный баланс)

• Модуль управления продажами

• Модуль управления затратами

• Модуль расчета заработной платы

• Модуль управления персоналом

• Модуль управления проектами

• Модуль оперативного управления производством

2.1.3.2. Гибкость работы с данными

• Ввод данных в систему

• Копирование данных из одних документов в другие

• Контроль заполнения в форме ввода всех обязательных полей

• Контроль правильности данных, введенных в поле

• Контроль правильности заполненного документа

• Добавление и настройка аналитических признаков

• Настройка типа возможных значений аналитического признака

• Ведение и использование справочников - списков возможных значений для аналитических признаков

• Настройка возможности, или обязательности заполнения определенных аналитических признаков для объектов определенного вида

• Использование аналитических признаков

• Заполнение новых аналитических признаков в новых объектах

• Добавление новых аналитических признаков к существующим объектам

• Формирование отчетов в разрезе любого аналитического признака

• Формирование отчетов в разрезе произвольного набора аналитических признаков

• Поиск или отбор информации на экране по любому аналитическому признаку

• Поиск или отбор информации на экране по произвольному набору аналитических признаков

• Классификация прикладных объектов системы

• Максимальное количество уровней

• Многомерная классификация объектов

• Добавление классификаторов

• Возможность описания структуры классификатора (количество уровней, количество разрядов на каждом уровне)

• Изменение структуры классификатора после начала работы с ним. В том числе:

• Перемещение поддерева

• Изменение количества уровней, или количества разрядов на определенном уровне

• Переклассификация объектов при изменении структуры

• Создание и использование пользовательских справочников с произвольным набором

• полей без изменения структуры данных

2.1.4. Возможности интеграции

• Степень внешней интегрированности

• Интеграция по SMTP, HTTP

• Интеграция с Internet / Intranet

• Интеграция с OLAP - технологиями

• Импорт/Экспорт данных в другие системы (какие именно форматы обмена данными)

• Обмен данными в формате *.XML

• Поддержка Web-сервисов

• Степень внутренней интегрированности

• Интегрированность оперативного, управленческого и финансового учета

• Доступ к первичной информации любого модуля, любого филиала или подразделения

• Автоматизированное формирование вторичной информации и документов в одних модулях, на основе первичной информации и документов из других модулей.

• Отсутствие необходимости повторного ввода данных

• Возможность автоматического формирования вторичной информации (без вмешательства оператора)

• Возможность накапливать первичные документы из любого модуля в очередях для последующего анализа, обработки, и формирования (с участиемоператора) вторичной информации в любых других модулях, например, платежка проводится по выписке банка, )

• Установка и использование произвольных, или настраиваемых связей между объектами данных, в том числе: Между документом, или позицией документа, и другими документами

• Изменение путем настройки статуса подразделений (от статуса центра учета, до

• подразделения с самостоятельным балансом, и обратно)

2.1.5. Работа с территориально распределенными данными

• Работа в режиме ON-LINE

• Работа в режиме OFF-LINE

• Репликация баз данных на уровне СУБД

• Репликация баз данных на уровне прикладной системы

• Ручная отправка изменений

• Автоматическая отправка изменений по заранее настроенным маршрутам

• Возможность регулирования оперативности передачи данных на прикладном уровне (приоритеты передаваемой информации)

• Возможность определения маршрутов на основе прикладных понятий (предприятия, склады, виды документов, …)

• Возможность объединения всех удаленных площадок в единое информационное пространство на уровне итоговых данных

• Возможность объединения всех удаленных площадок в единое информационное пространство на уровне первичных документов

• Использование протокола, гарантирующего доставку информации без искажений

• Возможность шифрования передаваемых данных

• Возможность одновременного распределенного (на разных удаленных площадках) исправления данных того же типа (например, реквизитов организаций)

• Наличие механизма, обеспечивающего удаленное закрытие и открытие отчетных периодов из центра пользователем-бухгалтером

• Возможность работы с территориально-удаленными площадками и как именно (портал либо web-приложение)

2.2. Функциональные требования по участкам

функциональная полнота. Система должна покрывать ваши основные потребности в управлении. Практически все западные системы сильно избыточны в этом отношении, но на уровне базовых возможностей - а первые пять лет вам придется заниматься именно базовыми функциями - они все близнецы.

2.3. Легкость внедрения

2.3.1. Технология внедрения

• Наличие встроенных средствпостроения бизнес модели предприятия и автоматического формирования структур данных и экранных форм

• Наличие методологии внедрения

• Руководство по инсталляции

• Техническое руководство на русском языке (общее количество страниц)

• Руководство пользователя на русском языке (общее количество страниц)

• Сообщения об ошибках на русском языке

• Система контекстной помощи на русском языке

• Процент нерусскоязычных экранов и сообщений

• Время (в неделях) изменения базы данных фирмой-разработчиком по требованиям заказчика

• Возможность быстрой перенастройки системы во время внедрения

• Наличие метаязыковых средств описания и настройки данных и процедур системы

• Наличие средств создания электронных / печатных форм документов

• Наличие генератора отчетов

• Возможность изменения данных в подготовленных отчетах с регистрацией изменений

• Возможность изменять тип представления данных (при формировании отчетов)

• Возможность создавать и сохранять шаблоны отчетов

• Возможности групповой печати

• Возможность создавать и сохранять шаблоны последовательностей действий пользователя

• Возможность формирования запросов на SQL

• Возможность прерывания запросов

• Необходимость формирования запросов на SQL пользователю

2.3.2. Требования к аппаратным средствам

• - к каналам внешней связи

• - к локальной вычислительной сети (ЛВС)

• - к серверной части

• - к клиентской части

2.3.3. Требования к персоналу

Требования к администратору БД и системы у Заказчика:

• Количество и состав специалистов заказчика, которые одновременно будут привлечены для внедрения системы

• Квалификация и опыт работы специалистов заказчика, которые привлекаются для внедрения системы.

• Возможность обучения на территории заказчика

• Возможно ли самообучение администрированию системы

• Требуется ли для обучения конечных пользователей привлекать поставщиков средств или третьи компании

• Объем курсов обучения для администратора системы

• Объем курсов обучения для программиста поддержки

• Объем курсов обучения пользователей по модулям

2.4. Простота эксплуатации

• Терминология и качество русификации западной системы. Документация и HELP должны быть полными, ясными и понятными.

• Подсказки и предупреждения

• Возможности выдачи предупреждений / мониторинга

• Интеграция с Е - mail

Типы предупреждений:

• - определяемые пользователем

• - событийные

• - периодические

• Возможности определения данных для мониторинга

• Возможность определять различные типы мониторинга для разных пользователей

• Возможность определения выводимых данных в случаях предупреждения

• Возможность определения вида предупреждения (текст, графика, т.д.)

• Возможность углубляться в сообщение-предупреждение (drill down)

• Предоставление информации о причинах предупреждения

• Предоставление рекомендованной последовательности действий после предупреждения

• Возможность добавлять комментарии пользователей к предупреждениям

• Отсутствие перерывов в работе для обслуживания: системы (архивирование, проверка целостности)

• Простота в эксплуатации (использовании__________)

• Стандартизация клавиш и управляющих графических элементов по всем модулям

• Стандартизация стиля экранных форм

• Возможность массового ввода документов без использования "мыши"

• Быстрота заполнения полей справочной информацией

• Техническая поддержка

• Простота связи с фирмой

• Оперативность ответной реакции

• Наличие стандартной формы ответа

• Консультационные услуги

• Локальная поддержка

• Справочные услуги (по телефону)

• Справочные услуги (online)

• Информация о новостях

• Гарантия

• Сопровождение продукта

• Обеспечение новыми версиями

• Срок получения доработки системы под специфику заказчика

• Передача заказчику всех исходных текстов системы

• Передача заказчику структуры базы данных

• Передача заказчику структуры программы

3. Стоимость базовых конфигураций

Разумная цена. Покупая систему, учитывайте, что на весь цикл - покупка, внедрение, сопровождение, развитие - вам придется затратить в 3 - 10 раз больше денег, чем стоимость программных средств. Чем сложнее и дороже система, тем больше коэффициент. Если придется привлекать западных консультантов, это вам обойдется минимум в 1000 $ в день, причем заранее неясно, то ли они вас будут учить системе, то

ли вы за эти деньги будете их знакомить с волнующими особенностями российской экономики,

• Цена лицензии СУБД

• Стоимость лицензии продукта

• Стоимость консалтинговых услуг

• Стоимость обучения

• Стоимость годового сопровождения

• Ориентировочная стоимость аппаратного сервера (50 пользователей)

4. Сроки внедрения базовых конфигураций

• Ориентировочные сроки внедрения, 1 вариант

• Ориентировочные сроки внедрения, 2 вариант

• Ориентировочные сроки внедрения, 3 вариант

5. Результаты внедрения

Сколько работающих систем в России? Имеются в виду комплексные внедрения. Имеются ли внедрения на родственных предприятиях? Потребовалась ли помощь внешних консультантов? Если справились сами, значит система простая и постигаемая. Рекомендуется съездить на один - два объекта и посмотреть своими

глазами, поговорить с пользователями. Можно посмотреть также, как система представлена в странах бывшего соцлагеря - Чехии, Польше, Венгрии. По организации производства, традициям управления, менталитету управленцев они ближе к нам, чем страны Запада - все же 40 лет вместе. Если система работает там, то это хороший показатель.

5.1. Системные вопросы

• Используемые СУБД

• Максимальное количество пользователей

• Максимальное количество документов в день

• Максимальное количество номенклатуры

• Максимальное количество контрагентов

• Максимальное количество удаленных площадок

5.2. Сроки

• Сроки внедрения одного модуля

• Срок комплексного внедрения по всем модулям

5.3. Стоимость

• Стоимость лицензии на системные средства

• Стоимость лицензии на прикладные средства за рабочее место

• Стоимость аппаратуры

• Стоимость обучения

• Стоимость консультаций

• Общая стоимость проекта

• Стоимость годового сопровождения

• Количество и состав сотрудников группы сопровождения Заказчика

• За счет чего достигнута эффективность внедрения

5.4. Внедренные модули по участкам

• Аппарат управления

• Учет затрат

• Реализация (Сбыт)

• Материальные потоки

• Финансы

• Основные средства

• Авансовые отчеты

• Кадры и Зарплата

• Бухгалтерия