3.2 Структура первичного документального потока

Структура документального потока крайне неоднородна. Прежде всего, документы подразделяются на опубликованные и неопубликован­ные.

Опубликованные документы - документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку и введенные в общественное пользование путем тиражирования.

Неопубликованные документы - документы, не прошедшие редакционно-издательскую обработку и существующие на правах рукописи.

К неопубликованным документам относятся материалы, которые создаются в процессе работы различных организаций, научно-исследовательских учреждений и остаются в рукописи, либо тиражируются в небольшом количестве экземпляров. Особая ценность неопубликованных документов обусловлена их достоверностью, точностью, полнотой содержащихся в них сведений, актуальностью и оперативностью. К ним относятся: отчеты о научно-исследовательских работах (НИР), опытно-конструкторских разработках (ОКР); отчеты о работе научных экспедиций, научно-технических советов, о командировках; диссертации; депонированные рукописи; научные переводы; описание алгоритмов и программ; проекты и сметы; чертежно-конструкторская документация; материалы выставок; протоколы экспериментов; лицензионные договоры; лабораторные журналы и др. Эти материалы существуют, как правило, в единичных экземплярах, подготовленных в виде отдельных листков, сброшюрованных материалов, а также подборок неопубликованных материалов, хранящихся в папках.

Основные виды опубликованных документов.

К ним относятся: книги, журналы, газеты, монографии, сборники статей, статьи, препринты, авторефераты диссертаций и др. документы, предназначенные для широкого распространения, и поэтому эти документы, как правило, проходят рецензирование и редактирование, что приводит к повышению их значимости. Они тиражируются в большом числе экземпляров.

Среди опубликованных документов выделяются две основные разновидности:

• первичные документы;

• вторичные документы.

Первичный документ - любой материальный носитель, непо­средственно фиксирующий любой результат познания реаль­ного мира или духовной, творческой и информационной дея­тельности (в виде описания фактов, отношений между ними, выявленных закономерностей, концепций, гипотез и т. д.). Можно сказать, что первичный документ – это документ, непосредственно содержащий результаты научной, технической, педагогической и иной деятельности. Например: журнал, статья, монография, учебник, руководство, справочник, хрестоматия и др.

Организованное мно­жество первичных документов, функционирующих в социальной сре­де, составляет первичный документальный поток. Элементами доку­ментального потока являются отдельные документы.

Опубликованный документ является изданием. Издание – это документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения. Различают печатное и электронное издание.

Печатное издание - издание, полученное печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленное.

Электронное издание – издание, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. В электронном издании может быть представлена графическая, текстовая, цифровая, речевая, музыкальная, видео, фото - и другая информация. Электронное издание может быть исполнено на любом электронном носителе – магнитном (магнитная лента, магнитный диск и др.), оптическом (CD-ROM, DVD, CD-RW, CD-I, CD+ и др.), а также опубликовано в электронной компьютерной сети.