12.2.1 Identifikace procesů

Máme-li řídit procesy, musíme je mít přesně zmapovány. Realizace každého procesu vyžaduje vhodné spojení a načasování různorodých činností – transformačních, informačních, řídicích, administrativních apod.

Identifikace procesů se bude lišit dle toho, má-li se procesní přístup aplikovat na nově budovaný subjekt, nebo zda jde o existující subjekt, u které má dojít k změnám v jeho řízení na základě procesního řízení.

Jde-li o existující subjekt, na který má být aplikován procesní přístup, je třeba nejdříve analyzovat současný stav řízení na bázi procesů. Východiskem identifikace procesů jsou mapy procesů. Při vymezení procesů je třeba se oprostit od existujícího organizačního uspořádání, vyjít z logiky aktivit, které by měly být zahrnuty do procesu. Tak dojde k vymezení procesů, které jdu „napříč“ existující organizační strukturou.

Při znázornění jednotlivých procesů lze využít:

- analýzy struktury procesů (usiluje o popis procesů ve formě hierarchicky navazujících map procesů podobně, jako je tomu u zeměpisných map. Procesní mapy jsou jednoduchá schémata zpracovávaná na stále vyšší úrovni podrobnosti; jimi se dále zkoumají toky dat),

- modifikované podoby vývojových diagramů (postupových grafů) (např. dělení schématu procesu do tří částí: na část vstupu, vlastního procesu a výstupu z procesu),

- kaskádové mapy procesu (základem mapy je standardní znázornění procesu v podobě na sebe navazujících činností; vychází se ze základní posloupnosti: vstup – proces – výstup; toto znázornění je doplněno o aspekt omezení a odpovědnosti),

- tabulky (spíše než k identifikace se tato forma používá k přehlednému vymezení procesu).

Při definování a analýze procesů mohou být odhaleny:

- zbytečně realizované činnosti,

- duplicitně prováděné činnosti,

- neefektivně realizované činnosti,

- chybějící činnosti,

- nedostatečná způsobilost zdrojů,

- úzká místa apod.

12.2.2 Nové formování procesů

V této souvislosti je nejdříve třeba vyhodnotit, zda existující procesy jsou vyhovující či zda je nutná jejich rekonstrukce.

V zásadě je možné postupovat 2 směry:

- redesign procesů (znamená uskutečnit zásadní změnu současné podoby procesů, tzn. nově definovat procesy. Implementace redesign znamená opustit současné organizační uspořádání a zcela nově koncipovat organizační strukturu firmy na bázi procesního přístupu. Procesy se stávají základním článkem organizační struktury. Štábní útvary jsou limitovány na nezbytně nutnou úroveň.),

- napřímení procesů (představuje směr, který usiluje o aplikace procesního přístupu v rámci existujícího organizačního uspořádání. Východiskem je odstranění zbytečných činností, které nemají žádný užitek pro zákazníka. Napřímení procesů však znamená i zvýšení efektivnosti procesů ve směru minimalizace vad, zásob, zdržení, administrativy apod.).

12.2.3 Stabilizace procesů

Nežádoucí vlivy, které působí na proměnlivost opakujících se procesů, lze rozdělit do dvou skupin:

- vlivy systematické (objevují se opakovaně, jejich příčiny spočívají již v koncipování procesu, trvalém působení vnějších faktorů apod.),

- vlivy náhodné (objevují se nepravidelně, s různou intenzitou, mají nejrůznější původ).

Pro zabezpečení stability lze doporučit následující zásady:

• směřovat k eliminaci systematických vlivů,

• formovat systém včasného varování o nežádoucím vývoji procesu (např. zavést sběr relevantních informací, jejich věcné vyhodnocování),

• nespatřovat hlavní viníky nežádoucích stavů ve výkonných pracovnících,

• přiměřeně aplikovat statistické myšlení (např. six sigma).

Výsledkem úsilí zaměřeného na stabilizaci procesů je stav, kdy jsou procesy „pod kontrolou“, tzn. že lze s jistotou předpokládat chování procesů, procesy jsou známy a umíme ovlivnit faktory, které na procesy působí.