Определение ключей

Для связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом таблицы. Можно выделить три типа ключевых полей:

• счетчик — поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания первичного ключа. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, предложение создания ключевого поля следует автоматически. При нажатии кнопки Да будет создается ключевое поле счетчика;

• простой ключ — если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое;

• составной ключ — в случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим»

Определение или изменение ключевого поля осуществляется при таблице, открытой в режиме конструктора. Выделяются одно или несколько полей, которые требуется определить как ключевые и нажимается кнопка Ключевое поле на панели инструментов.

Создание связей между таблицами

Между одноименными полями двух таблиц MS Access автоматически устанавливает связь. В общем случае допускается связь по двум, трем и более одноименным полям.

Если установлена связь между двумя таблицами (автоматически или вручную), то одна из таблиц считается главной, а другая подчиненной. Главной считается та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (его название отображается полужирным шрифтом).

Создание связи позволяет решать две задачи: 1) обеспечить целостность данных; 2) автоматизировать задачи обслуживания базы.

Механизм, который обеспечивает согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется так: поддержка целостности данных. Целостность данных означает:

1) в связанное поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы;

2) из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчиненной таблице.

При попытке нарушить эти запреты, MS Access выдает сообщение об ошибке.

Включив механизм поддержки целостности, можно потребовать, чтобы при модификации данных система запускала следующие процессы:

• каскадное обновление связанных полей — изменение значения связанного поля в главной таблице автоматически будет отражено в связанных записях подчиненной таблицы;

• каскадное удаление связанных записей — означает, что при удалении записи из главной таблицы, из подчиненной таблицы будут удалены все записи, у которых значение связанного поля совпадает с удаляемым значением.

Установление связей между таблицами выполняется следующим образом:

1. В окне базы данных откройте панель Таблицы.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку Схема данных. Если есть сложности, найдите команду строки меню: Сервис  Схема данных. Откроется окно Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы.

3. Щелчком на кнопке Добавить, выберите таблицы, между которыми устанавливается связь. В окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц. Примечание. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, можно выделить (и добавить) сразу несколько таблиц.

4. Выделите в главной таблице ключевое поле и перетащите его на одноименное поле подчиненной таблицы. Откроется диалоговое окно Изменение связей.

5. На правой панели окна Изменение связей выберите ключевое поле главной таблицы, включаемое в связь.

6. Установите переключатель Обеспечение целостности данных. После его активизации надо обязательно выбрать один из типов связи: «Один-к-Одному» или «Один-ко-Многим». Кроме этого, можно включить любой переключатель (или оба) каскадной модификации — обновления или удаления.

7. Закройте диалоговое окно Изменение связей, нажав кнопку Создать. На экране появится окно Схема данных с графическим изображением установленной связи. Линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее.

8. Закройте окно Схема данных.