2.2 Функция “организация”
Функция ОРГАНИЗАЦИЯ выполнения плана решает задачи управления и координации действий сотрудников отдела продаж, направленных на выполнение плана. В работе этой функции также можно выделить макро, микро и микроструктурный уровни.
На макроуровне такая функция управления сотрудниками отдела, реализуется нормативными документами, “по умолчанию” заложенными в оргструктуру.
На микроуровне – посредством персонального влияния руководителя на подчиненных.
На микроструктурном уровне – посредством воронки продаж на основе анализа микроструктурных показателей деятельности продавцов.
Управление продажами на макроуровне
Управление продажами на макроуровне осуществляется на основе заложенных в ОСУ нормативных документов. Например, посредством:
должностных инструкций сотрудников отдела продаж
стандартов взаимодействия между подразделениями отдела продаж
регламентов по взаимодействию с клиентами при оформлении сделок
регламентов заполнения отчетных документов при работе с клиентами
описание задач и функций подразделений, участвующих в продажах.
Организационная структура
Основа организационной структуры – иерархия, задающая отношение подчинения, власти, ответственности и контроля.
Организационная структура подобна hardware, в компьютере, она жестко программирует поведение сотрудников, регламентируя основные бизнес-процессы в компании. Следует отметить, что каждый уровень иерархической структуры управления компанией
задерживает и искажает управленческий импульс, идущий сверху вниз, а инициативы и данные, поступающие снизу, иногда отправляют в корзину
повышает вероятность возникновении так называемой бюрократической капсулы – паразитического организма внутри организации, цели которого не соответствуют или противоречат интересам компании и который съедает все больше ресурсов.
В зависимости от длительности цикла продаж, объема потенциальных сделок, особенностей каналов сбыта, широты ассортимента и ряда других факторов деятельность продавцов может быть организована :
А) по территориальному принципу (страны, регионы, округа)
Б) по товарным группам
В) по типам клиентов (ключевые, физические лица, корпоративны)
Г) по этапам бизнес процесса работы с клиентом.
Специфика организации деятельности продавцов находит отражение в организационной структуре отдела продаж, в ее нормативно-регламентирующих документах. Адаптация к внешним и внутренним изменениям должна происходить посредством изменений организационной структуры отдела продаж.
Сравнительная характеристика типов организации продаж
Тип организации продаж |
Преимущества |
Недостатки |
Территориальная |
Простая структура и близость к клиентам. Низкая стоимость продаж и небольшие административные затраты |
Теряются преимущества специализации. Ограниченный управленческий контроль над распределением усилий продавцов |
Рыночная |
Позволяет лучше учитывать интересы и потребности клиентов. Высокая степень контроля над распределением усилий продавцов. |
Большие затраты на продажи и администрирование |
Продуктовая |
Высокая эффективность планирования продаж и степень контроля над продавцами |
Дублирование усилий: один клиент - несколько продавцов. Большие административные расходы. |
Функциональная |
Высокая специализация продаж и, следовательно, высокая их эффективность |
Дублирование усилий продавцов, возможна их конкуренция, высокая степень координации работ. |
Ключевым элементам управления продавцами на этом уровне является должностная инструкция.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ
Типовые должностные инструкции должны включать в себя:
наименование должности и уровни подчиненности
описание целей, для достижения которых существует данная должность
конкретные задачи, которые должен решать сотрудник
указание права на доступ к ресурсам компании и зоны ответственности
регламенты взаимодействия с другими подразделениями
требования к квалификации и профессиональным навыкам сотрудника
Описание целей и задач должности это неотъемлемый элемент должностной инструкции. В должностную инструкцию торгового представителя персонала отдела сбыта могут быть включены следующие задачи:
осуществление продаж групп товарного ассортимента по оговоренным каналам сбыта на оговоренной территории
развитие, удержание старых и поиск новых клиентов
оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов и от руководителя отдела продаж, сбор информации о рынке
предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела
Должностная инструкция нормирует деятельность каждого сотрудника отдела продаж, в том числе и руководителя отдела продаж.
Важно отметить, что, делегируя выполнение тех или иных задач, руководитель не
снимает с себя ответственности за их выполнение. У него накапливается так называемая вторичная ответственность. И высокие зарплаты руководства, в том числе, определяются и этим.