Лабораторная работа № 6. Технология осуществления контроля за исполнением документов в организации

Цель: формирование практических навыков организации контроля за исполнением документов, способности к оптимизации организации контроля исполнения документов.

УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАДАНИЙ:

1. Проанализируйте виды контроля, требования, предъявляемые к осуществлению контроля в нормативных документах.

2. Учитывая изученные на семинарском занятии №12 возможные способы и технологии осуществления контроля за исполнением документов, определите, какие способы осуществления контроля могут быть применимы в исследуемой Вами организации и почему. Разработайте форму контрольной карточки с учетом сведений, необходимых для осуществления эффективного контроля; заполните 10-15 форм.

3. Определите оптимальную организацию процесса контроля за исполнением документов в исследуемой Вами организации с учетом сведений, полученных при выполнении заданий по темам 4, 5, 6. В случае, если в качестве основы используется действующая инструкция по делопроизводству конкретной организации, оцените эффективность действующей системы организации контроля за исполнением документов, сформулируйте аргументированные предложения по ее оптимизации.

4. Дополните раздел Инструкции по делопроизводству исследуемой Вами организации, включив в него результаты, полученные при выполнении заданий 1-3.

ЛИТЕРАТУРА: 16, 28, 29, 30, 35, 41, 67, 68

Тема 10. Номенклатура дел как основной классификатор Семинарское занятие №13.

Цель: изучение понятия, назначения, регламентации номенклатуры дел организации.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Понятие и функции номенклатуры дел.

2. Значение номенклатуры дел в формировании документального фонда организации.

3. Виды номенклатур.

4. Регламентация порядка разработки номенклатуры дел.

5. Регламентация определения сроков хранения документов.

6. Этапы и порядок разработки номенклатуры дел. Взаимодействие подразделений и должностных лиц организации по вопросам разработки номенклатуры.

7. Использование номенклатуры дел как классификатора документов организации: направления и область применения.

ТЕМЫ РЕФЕРАТОВ И СООБЩЕНИЙ:

1. Требования Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти к номенклатуре дел.

2. Требования Основных правил работы архивов организаций к порядку разработки номенклатуры дел.

3. Порядок разработки номенклатуры дел структурного подразделения.

4. Порядок разработки сводной номенклатуры дел организации.

5. Перечни документов со сроками хранения: действующий состав, назначение, требования к разработке.

6. Закрепление сроков хранения документов в законодательных и нормативных актах.

ЛИТЕРАТУРА: 16, 19, 20, 26, 28, 29, 30, 48, 57, 67, 68, 70.

Лабораторная работа № 7. Технология разработки номенклатуры дел

Цель: сформировать практические навыки разработки номенклатуры дел.

УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАДАНИЙ:

1. Используя данные, представленные в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правила работы архивов организаций проанализируйте цель и порядок составления номенклатуры дел.

2. Составьте оперограммы разработки: а) номенклатуры дел структурного подразделения, б) сводной номенклатуры дел организации.

3. Используя формы, закрепленные в приложениях к Основным правилам работы архивов организаций, спроектируйте формуляр а) номенклатуры дел структурного подразделения исследуемой Вами организации, б) сводной номенклатуры дел исследуемой Вами организации.

4. Определите схему систематизации документов с учетом специфики структуры, функций, организации деятельности исследуемой Вами организации. Определите состав разделов сводной номенклатуры дел исследуемой Вами организации.

5. На основании норм, закрепленных в п.3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, используя Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, и организаций, с указанием сроков хранения, составьте один-два раздела сводной номенклатуры дел, уделяя особое внимание формулировке заголовков дел.

6. В соответствии с п. 45-46 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти при составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, а электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для документов на бумажном носителе. Определите, какие из дел в исследуемой Вами организации можно вести в электронном виде.

7. Дополните раздел Инструкции по делопроизводству исследуемой Вами организации, отразив порядок разработки номенклатуры дел.

ЛИТЕРАТУРА: 16, 19, 20, 26, 28, 29, 30, 48, 57, 67, 68, 70.